Recevoir des factures électroniques en Allemagne : obligations depuis 2025

Depuis le 1er janvier 2025, toute entreprise établie en Allemagne doit être en mesure de recevoir des factures électroniques pour les livraisons et prestations B2B domestiques — y compris les Kleinunternehmer, les bailleurs et les entreprises qui ne réalisent que des opérations exonérées. L'obligation est modeste : une boîte e-mail ordinaire suffit, aucun portail ni réseau n'est requis et l'émetteur n'a pas besoin de votre consentement. Ce qui change, c'est ce que vous faites du fichier : le XML (ou le XML contenu dans un PDF ZUGFeRD) est la facture, il doit être validé et il doit être archivé sans modification pendant huit ans.

Qu'exige exactement l'obligation de réception ?

L'obligation découle du § 14 Abs. 1 et 2 UStG tel que modifié par le Wachstumschancengesetz : depuis 2025, un émetteur peut envoyer une facture électronique au sens du § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG sans le consentement du destinataire, et le destinataire doit l'accepter. La FAQ du BMF résume clairement l'aspect technique : pour la réception, une boîte e-mail suffit déjà. La lettre du BMF ajoute dans l'UStAE 14.1 qu'aucune boîte distincte réservée aux factures électroniques n'est requise, que les parties peuvent convenir d'autres canaux (téléchargement depuis un portail, une interface, un lecteur partagé) et que l'obligation s'applique même si le destinataire est un Kleinunternehmer, un agriculteur au forfait ou ne réalise que des opérations exonérées. Il n'y a ni enregistrement, ni plateforme, ni déclaration du côté de la réception ; voir le hub Allemagne pour le calendrier complet.

Jusqu'à ce que l'obligation d'émission s'applique (1er janvier 2027 pour les émetteurs dont le chiffre d'affaires 2026 dépasse 800 000 €, 1er janvier 2028 pour tous), la plupart des factures entrantes resteront du papier ou du PDF, et vous pouvez continuer à les accepter — le consentement à un « autre » format électronique peut être donné implicitement par son traitement. L'obligation de réception signifie que vous ne pouvez pas refuser une facture électronique valable, pas que tout ce que vous recevez en sera une.

Qu'est-ce qui arrive, et comment le reconnaître ?

Trois types de fichiers parviennent aujourd'hui dans une boîte de réception allemande :

Un PDF ZUGFeRD ressemble à n'importe quel PDF. Les lecteurs comme Acrobat affichent la pièce jointe dans le panneau des pièces jointes ; les logiciels comptables la détectent grâce à la pièce jointe PDF/A-3 et aux métadonnées XMP. Ne vous fiez pas à l'étiquetage de l'expéditeur — vérifiez la présence de la pièce jointe.

Dois-je valider les factures électroniques entrantes ?

La loi ne l'impose pas, mais la lettre du BMF du 15 octobre 2025 fait de la validation la norme pratique. Elle distingue trois types de défauts (Rn. 6a, 6b, 35a) :

1. Erreurs de format — le fichier n'est pas conforme à la syntaxe autorisée ou à ses règles techniques, ou ne peut pas être extrait. Un tel fichier n'est pas du tout une facture électronique mais une « autre facture ». Lorsque l'émetteur était tenu d'envoyer une facture électronique, il n'a pas rempli cette obligation.
2. Erreurs de règles métier — le fichier est syntaxiquement correct mais viole les règles EN 16931 ou XRechnung (référence acheteur manquante, total de taxe qui ne correspond pas). Le fichier reste une facture électronique. Les violations de règles qui ne concernent pas les mentions obligatoires en matière de TVA sont sans incidence pour la TVA.
3. Erreurs de contenu — les mentions obligatoires des §§ 14 Abs. 4, 14a UStG sont erronées ou manquantes (mauvais taux de TVA, numéro de TVA manquant, mauvais destinataire). La facture est alors incorrecte, qu'un validateur le remarque ou non ; un validateur ne peut pas juger si 19 % était le bon taux.

La lettre précise qu'une entreprise observant la diligence d'un commerçant prudent peut se fier au résultat technique d'un validateur approprié en ce qui concerne le format et les règles métier, que la validation appuie mais ne remplace pas le devoir du destinataire de vérifier l'exhaustivité et l'exactitude, et qu'il est conseillé de conserver le rapport de validation comme preuve. En pratique : passez chaque XML entrant dans un validateur (le validateur KoSIT avec la configuration XRechnung pour les fichiers XRechnung, le Schematron EN 16931 pour ZUGFeRD), conservez le rapport avec la facture, et lisez malgré tout la facture.

Pour une vérification ponctuelle sans rien installer, le vérificateur de factures électroniques gratuit valide un fichier XRechnung, ZUGFeRD ou UBL téléversé selon les règles allemandes et ne le conserve pas.

Comment archiver correctement une facture électronique ?

Conservez le fichier structuré sans modification, sous la forme où vous l'avez reçu, pendant huit ans (§ 14b Abs. 1 UStG ; le délai a été ramené de dix à huit ans pour les factures dont le délai de conservation n'était pas expiré au 31 décembre 2024). La lettre du BMF (Rn. 60) indique qu'au moins la partie structurée doit être conservée de manière à rester intacte dans sa forme d'origine, et ajoute que le stockage de factures électroniques en dehors d'un système conforme aux GoBD ne constitue pas en soi une infraction au § 14b UStG aux fins de la TVA. Les GoBD, telles que modifiées le 14 juillet 2025, fixent ensuite les règles comptables :

• Les documents électroniques entrants sont conservés dans le format dans lequel ils ont été reçus (Rn. 131) — le XML reste du XML.
• Pour les factures électroniques, il suffit de conserver la partie structurée ; la partie lisible d'une facture hybride ne doit être conservée en plus que si elle contient des informations fiscalement pertinentes supplémentaires ou divergentes, comme des notes d'imputation ou une signature qualifiée (Rn. 119, 131).
• Une conversion de format qui supprime la partie structurée — imprimer un PDF ZUGFeRD, le convertir en TIFF — n'est pas autorisée (Rn. 121, exemple 10).
• Pour les jeux de données structurés, l'exigence porte sur la concordance du contenu, pas de l'apparence (Rn. 118) : vous n'avez pas besoin de préserver l'« aspect » du XML.
• L'exploitabilité par machine doit être préservée : l'administration fiscale peut accéder au XML lors d'un contrôle.

La conservation de l'e-mail qui a transporté la facture n'est pas requise pour la TVA si le fichier de facture lui-même est archivé, mais l'e-mail peut constituer une lettre commerciale soumise à sa propre obligation de conservation ; savoir si cela s'applique dans un cas donné nécessite une confirmation professionnelle.

Que signifie la réception pour la TVA déductible ?

La TVA déductible (Vorsteuer) est récupérée sur la base d'une facture régulière. Deux conséquences découlent de la lettre du BMF pour le côté réception :

• Lorsque le fournisseur était tenu d'émettre une facture électronique et a envoyé une « autre facture » à la place, la lettre (UStAE 15.2a Abs. 1) indique que cette facture n'est pas une facture régulière et n'ouvre en principe pas droit à déduction pour le destinataire, sous réserve de deux issues : le fournisseur peut corriger en émettant ultérieurement une facture électronique, et, selon l'UStAE 15.2a Abs. 1a, la déduction reste possible lorsque le destinataire peut prouver par des éléments objectifs que les conditions de fond sont remplies — ce qu'une « autre facture » complète et correcte sur le fond permettra régulièrement, selon la lettre. À partir de 2027, cela devient une vraie question pour chaque PDF reçu d'un fournisseur de plus grande taille.
• Pour les factures hybrides, la TVA n'est déduite que sur la base de la partie structurée (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Si le PDF indique un montant et le XML un autre, comptabilisez à partir du XML et demandez au fournisseur de corriger le fichier.

Une procédure de réception qui fonctionne

1. Une seule boîte de réception. Désignez l'adresse que les fournisseurs doivent utiliser et communiquez-la. Une boîte partagée convient ; une boîte distincte n'est pas requise.
2. Détecter. Pour chaque pièce jointe, vérifiez s'il s'agit d'un XML ou d'un PDF avec XML intégré.
3. Valider. Passez le XML dans un validateur ; conservez le rapport.
4. Lire. Affichez le XML (visualisation XSLT ou votre logiciel) et vérifiez le contenu : est-ce votre commande, votre entité, le prix convenu, le bon traitement fiscal ?
5. Comptabiliser. Reprenez les montants, la ventilation de la taxe, les conditions de paiement et les coordonnées bancaires depuis le XML, pas depuis le PDF.
6. Archiver. Conservez le fichier d'origine sans modification, avec le rapport de validation, pendant huit ans.
7. Remonter. Si le fichier n'est pas une facture électronique ou comporte des erreurs de contenu, demandez au fournisseur une facture électronique corrigée plutôt que de corriger les données vous-même.

Comment KRONENWERK gère cela

PRIS EN CHARGE KRONENWERK importe les fichiers XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X et UBL entrants en factures fournisseurs. Le fichier est vérifié en trois étapes distinctes — s'agit-il d'une facture électronique structurée, a-t-il pu être lu, viole-t-il une règle — à l'aide des mêmes règles EN 16931 et KoSIT que KRONENWERK applique aux factures sortantes, avec contre-vérification par la bibliothèque Mustang, et le XML d'origine est conservé sans modification. La facture fournisseur porte ensuite le fournisseur, les lignes, la ventilation de la taxe, l'échéance et les informations de paiement issues des données structurées, et alimente les dépenses et le grand livre. Le vérificateur de factures électroniques gratuit utilise les mêmes validateurs sans conserver le fichier. Ce que KRONENWERK ne fait pas, c'est décider du résultat fiscal à votre place : un fichier qui n'est pas une facture électronique, ou qui enfreint une règle, est signalé avec le motif afin que vous et votre conseiller puissiez agir. Voir aussi recevoir via Peppol pour le cas belge et transfrontalier, ainsi que la page pays Allemagne.