E-fakturowanie B2G opiera się na jednym akcie prawa unijnego: dyrektywa 2014/55/UE zobowiązuje każdego zamawiającego publicznego w Unii do odbierania i przetwarzania e-faktur zgodnych z normą EN 16931, a kilka państw członkowskich przekształciło to w obowiązek wysyłania takich faktur przez dostawców. E-fakturowanie B2B nie ma ogólnounijnego obowiązku przed transgranicznym reżimem ViDA z 2030 r.; Niemcy, Francja, Belgia i Polska wprowadziły własne krajowe obowiązki B2B z własnymi terminami, formatami i kanałami. Faktury B2C nie są objęte żadnym z tych obowiązków, choć Polska je dopuszcza, a Francja wymaga ich raportowania.
B2G: co nakazuje dyrektywa 2014/55/UE i co dodały poszczególne kraje
Dyrektywa zobowiązuje instytucje zamawiające i podmioty zamawiające do przyjmowania faktur EN 16931 od swoich dostawców; nie zobowiązuje dostawców do ich wysyłania — ten krok został dodany na poziomie krajowym.
Dyrektywa 2014/55/UE ma zastosowanie do faktur wystawianych na podstawie umów objętych dyrektywami o zamówieniach publicznych (2014/24/UE, 2014/25/UE, 2014/23/UE, 2009/81/WE). Definicja z jej art. 2 — faktura „wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie” — jest źródłem definicji stosowanej dziś w każdej ustawie krajowej. Obowiązek odbioru zaczął obowiązywać 18 miesięcy po opublikowaniu odniesienia do normy (17 października 2017 r.), z dodatkowymi 12 miesiącami dla instytucji poniżej szczebla centralnego. Szczegóły warstwy unijnej znajdą Państwo na stronie Wymagania UE.
Dyrektywa pozostawiła otwarte wszystko, co dotyczy obowiązków dostawcy: czy w ogóle musi wysyłać elektronicznie, w której składni EN 16931 lub krajowej specyfikacji CIUS, jakim kanałem i z jakim identyfikatorem routingu. Cztery kraje odpowiedziały na te pytania różnie.
| Kraj | Zamawiający publiczni muszą odbierać od | Dostawcy muszą wysyłać | Format i kanał |
|---|---|---|---|
| Niemcy (szczebel federalny) | E-Rechnungsverordnung obowiązuje od 27 listopada 2018 r. dla organów federalnych, od 27 listopada 2019 r. dla federalnych instytucji zamawiających poniżej szczebla centralnego (§ 11 ERechV) | Tak, od 27 listopada 2020 r. (§ 3 ust. 1 ERechV), z wyjątkami takimi jak zamówienia bezpośrednie do 1 000 EUR. Kraje związkowe mają własne rozporządzenia i terminy. | XRechnung; portale ZRE i OZG-RE; Leitweg-ID do routingu; Peppol obsługiwany przez organy federalne |
| Francja | Chorus Pro, obowiązkowy dla dostawców do 2020 r. (arkusz krajowy Komisji) | Tak — wszyscy dostawcy podmiotów publicznych składają faktury przez Chorus Pro | UBL 2.1, UN/CEFACT CII, Factur-X; portal, EDI, dostęp przez Peppol |
| Belgia | Flandria 1 stycznia 2017 r., Bruksela 1 listopada 2020 r., Walonia 1 stycznia 2022 r.; szczebel federalny etapowo od 1 listopada 2022 r. (arkusz krajowy Komisji) | Tak, dla umów opublikowanych po 1 marca 2024 r., co do zasady od 3 000 EUR bez VAT; organy federalne także poniżej tej kwoty (efactuur.belgium.be) | Peppol BIS Billing 3.0 przez Peppol; Mercurius jako centralna kancelaria sektora publicznego |
| Polska | Platforma PEF od 18 kwietnia 2019 r. (umowy od 30 000 EUR) i od 1 sierpnia 2019 r. dla wszystkich zamawiających (arkusz krajowy Komisji) | Brak ogólnego obowiązku wysyłania przez PEF po stronie dostawców; zamawiający muszą przyjmować | Peppol BIS Billing 3.0 na PEF; KSeF zintegrowany z PEF od 2026 r. |
B2B: obowiązki krajowe, nie obowiązek unijny
Przed 2030 r. nie istnieje unijny obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur między przedsiębiorcami; ViDA jedynie zniosła konieczność uzyskania derogacji Rady, więc każde państwo członkowskie samo ustanawia własny krajowy obowiązek B2B.
Wszystkie cztery kraje obsługiwane przez KRONENWERK to zrobiły, a konstrukcje różnią się w każdym wymiarze: kto jest objęty, od kiedy, jakie formaty się liczą, czy przepisana jest sieć lub platforma i czy organ podatkowy widzi fakturę.
| Kraj | Zakres | Odbiór od | Wystawianie od | Format | Kanał | Czy organ podatkowy widzi fakturę? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Niemcy | Dostawy B2B, gdy dostawca i nabywca mają siedzibę w Niemczech (§ 14 ust. 2 UStG); B2C i większość dostaw zwolnionych wyłączone; faktury na drobne kwoty do 250 EUR wyłączone (FAQ BMF) | 1 stycznia 2025 r. — wystarczy skrzynka e-mail | 1 stycznia 2027 r.; 1 stycznia 2028 r. dla wystawców z obrotem za poprzedni rok do 800 000 EUR; formaty EDI tolerowane do końca 2027 r. (§ 27 ust. 38 UStG) | Formaty EN 16931 — XRechnung, ZUGFeRD od wersji 2.0.1 (bez profili MINIMUM / BASIC-WL) — lub uzgodniony format interoperacyjny | Żaden nie jest przepisany: e-mail, interfejsy, portale, a nawet pendrive (FAQ BMF) | Nie — obecnie brak warstwy raportowania |
| Francja | Transakcje między podatnikami VAT z siedzibą we Francji, w ramach francuskiego VAT, według francuskich zasad fakturowania (FAQ DGFiP) | 1 września 2026 r. dla wszystkich | 1 września 2026 r. dla dużych i średnich przedsiębiorstw; 1 września 2027 r. dla MŚP i mikroprzedsiębiorstw | Formaty „socle”: Factur-X, UBL, CII | Platformy zatwierdzone (plateformes agréées) po obu stronach; publiczny katalog (annuaire) kieruje fakturę | Tak — platforma wyodrębnia dane faktury i przekazuje je do DGFiP; pozostałe transakcje objęte są e-reportingiem |
| Belgia | Belgijskie przedsiębiorstwa zobowiązane do fakturowania VAT wystawiające sobie nawzajem faktury; dostawy wewnątrzwspólnotowe opodatkowane gdzie indziej wyłączone (arkusz krajowy Komisji) | 1 stycznia 2026 r. | 1 stycznia 2026 r. (tolerancja w zakresie kar przez pierwsze trzy miesiące 2026 r. dla przedsiębiorstw, które działały na czas) | Peppol BIS Billing 3.0; inny format EN 16931 wyłącznie za obopólną zgodą | Peppol domyślnie — „żaden podmiot nie może samodzielnie zdecydować o odstępstwie” | Jeszcze nie — e-reporting zapowiedziany na 2028 r. |
| Polska | Podatnicy posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce; podatnicy zagraniczni bez takiego miejsca wyłączeni; faktury B2C w KSeF dobrowolne | 1 lutego 2026 r. dla wszystkich | 1 lutego 2026 r. (sprzedaż za 2024 r. z VAT powyżej 200 mln PLN); 1 kwietnia 2026 r. (pozostali); wystawcy z miesięczną sprzedażą fakturowaną do 10 000 PLN brutto zwolnieni do końca 2026 r. | Schemat XML FA(3) — nie jest składnią EN 16931 | Centralny system KSeF wystawia fakturę i nadaje jej numer; doręczenie krajowym nabywcom odbywa się wewnątrz KSeF | Tak — faktura istnieje dopiero po przyjęciu przez KSeF |
Powtarzają się dwa wzorce. Niemcy to „obowiązek formatu”: ustawa określa, czym jest e-faktura, a transport pozostawia wolny. Belgia to „obowiązek sieci”: format jest ustalony przez specyfikację sieci, a sieć jest obowiązkowa. Francja i Polska są „zbliżone do modelu clearance”: platforma lub system państwowy znajduje się na ścieżce faktury i raportuje do organu podatkowego. Strona Peppol a sieci krajowe porównuje modele transportu; harmonogram porządkuje wszystkie terminy.
B2C: nieobjęte — z dwoma krajowymi niuansami
Żaden z obowiązków nie wymaga ustrukturyzowanej faktury dla konsumenta prywatnego, ale Polska dopuszcza faktury konsumenckie w KSeF, a Francja zbiera dane o sprzedaży konsumenckiej przez e-reporting.
Niemcy: FAQ BMF potwierdza, że faktury dla konsumentów pozostają poza obowiązkiem. Belgia: „Obowiązek ten nie dotyczy faktur wysyłanych do tych osób” (efactuur.belgium.be). Polska: „Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie” — dobrowolnie, według wyboru wystawcy. Francja: sprzedaż B2C nie jest transakcją objętą e-fakturowaniem, ale kwoty muszą być przekazywane administracji przez e-reporting za pośrednictwem platformy zatwierdzonej, według tego samego etapowego kalendarza co wystawianie. Sklep lub firma SaaS sprzedająca konsumentom we Francji ma więc obowiązek raportowania nawet bez obowiązku fakturowania; jego dokładna treść wymaga profesjonalnego potwierdzenia.
Gdzie granice się zacierają
Jedna firma często znajduje się po kilku stronach tych granic jednocześnie, a obowiązki się kumulują, a nie zastępują.
- Dostawca podmiotu publicznego, który sprzedaje także B2B. Niemiecka firma inżynieryjna wysyła XRechnung z Leitweg-ID do organu federalnego, a od 2027 r. faktury EN 16931 do klientów biznesowych dowolnym uzgodnionym kanałem — ten sam format, dwie konwencje routingu.
- Belgijska firma z klientami publicznymi i prywatnymi. Obie grupy obsługiwane są przez Peppol; nabywca publiczny jest osiągalny przez identyfikator Peppol Mercuriusa, prywatny przez swój numer przedsiębiorstwa. Jeden kanał, jeden format.
- Polska firma sprzedająca polskiej gminie. Od 2026 r. KSeF jest zintegrowany z PEF, więc faktura z KSeF obsługuje także przypadek B2G — zgodnie z arkuszem krajowym Komisji.
- Transakcje transgraniczne. Wszystkie cztery obowiązki B2B kończą się na granicy; strona o transakcjach transgranicznych wyjaśnia, jakie zasady mają wówczas zastosowanie.
- Podmioty zwolnione i małe firmy. Niemcy wyłączają większość dostaw zwolnionych; Polska wyłącza wystawców korzystających z procedury MŚP z art. 113a; Francja i Belgia mają własne wyłączenia. To, czy dana firma jest objęta obowiązkiem, wymaga profesjonalnego potwierdzenia.
Jak KRONENWERK to obsługuje
KRONENWERK generuje format B2G i B2B oczekiwany w danym kraju w momencie wystawienia i waliduje go przed wystawieniem faktury; transport różni się w zależności od kraju i to on jest częścią z ograniczeniami.
- Niemcy — XRechnung (z Leitweg-ID dla nabywców publicznych) i ZUGFeRD, walidowane regułami Schematron KoSIT i sprawdzane krzyżowo biblioteką Mustang; doręczenie e-mailem lub przez pobranie, co FAQ BMF akceptuje dla B2B. OBSŁUGIWANE
- Belgia — Peppol BIS Billing 3.0 UBL dla B2B i B2G; KRONENWERK wysyła i odbiera przez Peppol za pośrednictwem akredytowanego dostawcy punktu dostępowego (Storecove) po podłączeniu firmy w Ustawienia → Doręczanie. OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI
- Francja — generowanie Factur-X OBSŁUGIWANE; przesyłanie przez platformę zatwierdzoną (B2B) lub do Chorus Pro (B2G) JESZCZE NIEGOTOWE. KRONENWERK nie jest plateforme agréée.
- Polska — generowanie FA(3) OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI; wysyłka do KSeF JESZCZE NIEGOTOWE — moduł nie był używany z produkcyjnym KSeF.
- B2C — faktury PDF z rozstrzygnięciem podatkowym; na fakturę konsumencką nie jest narzucany żaden plik ustrukturyzowany. KRONENWERK nie wykonuje francuskiego e-reportingu. WYMAGA PROFESJONALNEGO POTWIERDZENIA
Strony krajowe: Niemcy, Belgia, Francja, Polska; produkt: e-fakturowanie; powrót do centrum wiedzy o Europie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy e-fakturowanie B2B jest obowiązkowe w UE?
Nie na mocy prawa unijnego przed 2030 r. Niemcy, Francja, Belgia i Polska mają krajowe obowiązki B2B z różnymi terminami; ViDA dodaje unijny reżim dla transgranicznych transakcji B2B od 1 lipca 2030 r.
Czy dyrektywa 2014/55/UE zobowiązuje mnie do wysyłania e-faktur podmiotom publicznym?
Dyrektywa zobowiązuje zamawiających publicznych do odbioru. Niemcy (szczebel federalny, od 27 listopada 2020 r.), Francja (Chorus Pro) i Belgia (umowy opublikowane po 1 marca 2024 r.) dodały obowiązek wysyłania na poziomie krajowym; Polska tego nie zrobiła.
Czy muszę wysyłać ustrukturyzowane faktury konsumentom?
Żaden obowiązek tego nie wymaga. Polska pozwala dobrowolnie wystawiać faktury konsumenckie w KSeF; Francja wymaga e-reportingu danych o sprzedaży B2C przez platformę zatwierdzoną.
Czym różni się obowiązek formatu od obowiązku sieci?
Niemcy przepisują format (EN 16931) i pozostawiają transport wolny; Belgia przepisuje sieć (Peppol), której specyfikacja ustala format. Francja i Polska umieszczają na ścieżce faktury platformę lub system państwowy.
Które niemieckie firmy muszą wystawiać e-faktury od 2027 r.?
Wystawcy z siedzibą w Niemczech fakturujący inne przedsiębiorstwa z siedzibą w Niemczech, chyba że obrót za poprzedni rok nie przekroczył 800 000 EUR — wówczas obowiązek zaczyna się 1 stycznia 2028 r. (§ 27 ust. 38 UStG).
Źródła
- Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement — odczytano
- European Commission — eInvoicing in Germany — odczytano
- E-Rechnungsverordnung (ERechV) — odczytano
- § 14 UStG — odczytano
- § 27 UStG (Absatz 38, Übergangsregelungen) — odczytano
- Bundesfinanzministerium — Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung — odczytano
- European Commission — eInvoicing in France — odczytano
- DGFiP — Foire aux questions: je découvre la facturation électronique — odczytano
- European Commission — eInvoicing in Belgium — odczytano
- FPS BOSA / efactuur.belgium.be — E-invoicing to the government — odczytano
- FPS BOSA / efactuur.belgium.be — Structured electronic invoices between companies are compulsory since 2026 — odczytano
- European Commission — eInvoicing in Poland — odczytano
- Ministerstwo Finansów — Zakres obowiązkowego KSeF — odczytano