Boekhouding voor meerdere vennootschappen en valuta's: intercompany en koersen

Elke rechtspersoon houdt zijn eigen volledige grootboek bij, volgens de regels van zijn eigen land en in zijn eigen functionele valuta; één boekhouding voor een hele groep bestaat niet. Geld en diensten die tussen uw vennootschappen bewegen, worden gefactureerd zoals elke andere verkoop, met een btw-oordeel alsof de tegenpartij een vreemde was. Facturen in vreemde valuta worden één keer omgerekend, op de factuurdatum, en het verschil met de koers waartegen het geld werkelijk binnenkomt, is een wisselkoerswinst of -verlies dat afzonderlijk wordt geboekt. Die drie regels dekken het meeste van wat een oprichter met twee vennootschappen of drie valuta's nodig heeft; consolidatie en verrekenprijzen zijn het terrein waar een professional het overneemt.

Eén rechtspersoon, één grootboek — altijd

Een Duitse GmbH en haar Franse SAS zijn twee belastingplichtigen met twee balansen, twee btw-nummers en twee sets nationale regels. Hun boeken moeten op elk moment te scheiden zijn, want elk zal afzonderlijk worden gecontroleerd, belast en misschien verkocht. Eén grootboek delen met een kolom "vennootschap" oogt handig en faalt de eerste keer dat een auditor de proefbalans van één entiteit vraagt.

Afzonderlijke grootboeken betekenen: een afzonderlijk rekeningstelsel (of ten minste een afzonderlijke instantie ervan), afzonderlijke factuurnummering — een reeks die binnen de entiteit aaneensluitend is —, afzonderlijke bankrekeningen en afzonderlijke afsluitdata. De mensen mogen overlappen; de administraties niet. Een holding zonder activiteiten is nog altijd een entiteit met een grootboek, ook al heeft ze tien transacties per jaar.

Wat gedeeld kan worden, zit boven de grootboeken: één login, één klantenbestand dat naar elke entiteit wordt gekopieerd, één rapportageweergave die ze allemaal leest. De rapportageweergave is een gemak voor de eigenaar; het is geen consolidatie en het is niet wat wordt ingediend.

Intercompany-transacties zijn echte transacties

Wanneer de holding de softwarefactuur van de dochter betaalt, of de Duitse vennootschap ingenieurs uitleent aan de Belgische, is er iets belastbaars gebeurd tussen twee belastingplichtigen. Het wordt twee keer vastgelegd: als inkoopfactuur in het ene grootboek en als verkoopfactuur in het andere, met overeenstemmende bedragen en data, en de twee saldi moeten bij elke afsluiting overeenstemmen.

De btw volgt de gewone regels over de plaats van de dienst. Voor B2B-diensten "is de plaats van heffing de plaats waar de afnemer is gevestigd", dus een dienst van de Duitse entiteit aan de Belgische entiteit is een grensoverschrijdende B2B-dienst: geen Duitse btw, de Belgische entiteit voldoet zelf de btw via de verleggingsregeling, en beide btw-nummers staan op de factuur. Omdat de tegenpartij uw eigen vennootschap is, is het verleidelijk de VIES-controle over te slaan; doe dat niet. VIES "stelt ondernemingen in staat snel bevestiging te krijgen van de btw-nummers van hun handelspartners", en een opgeslagen controleresultaat is het bewijs dat een auditor vraagt, verbonden partij of niet.

Intercompany-factuur

Een gewone factuur van de ene entiteit aan de andere, tegen een prijs die ook tussen onafhankelijke partijen zou standhouden. De prijsvraag — verrekenprijzen — is een fiscale kwestie en vereist boven triviale bedragen professionele bevestiging.

Intercompany-lening

Een vordering in het ene grootboek, een schuld in het andere, met rente tegen een verdedigbaar tarief. Renteloze leningen tussen verbonden vennootschappen worden door belastingdiensten vaak geherkwalificeerd.

Doorbelasting / kostenverdeling

Een gedeelde kost die door één entiteit wordt betaald en gedeeltelijk aan een andere wordt doorgefactureerd. Nog altijd een factuur, nog altijd btw-relevant, nog altijd af te stemmen.

Kapitaalinbreng / dividend

Eigenvermogensbewegingen, geen verkopen. Ze passeren de resultatenrekening niet, maar hebben in beide grootboeken hun eigen documentatie nodig (aandeelhoudersbesluiten).

Op het einde van de maand moet de intercompany-vordering in entiteit A gelijk zijn aan de intercompany-schuld in entiteit B. Een verschil betekent een gemiste factuur, een valutaverschil of een timingkloof — en het is veel goedkoper om dat te vinden in de maand waarin het zich voordoet dan bij de jaarafsluiting.

Valutaomrekening: de koers van de dag, één keer

Elke entiteit heeft één functionele valuta — volgens IAS 21 "de valuta van de primaire economische omgeving waarin de entiteit actief is" — en elke transactie in vreemde valuta wordt daarin omgerekend tegen de wisselkoers op de transactiedatum. Een USD-factuur uitgereikt door een EUR-vennootschap wordt dus in EUR geboekt, tegen de koers van de factuurdatum, en blijft als verkoop voor altijd op dat bedrag staan.

Welke koers? Voor vennootschappen in de eurozone zijn de eurorefertekoersen van de ECB de gebruikelijke bron; ze worden "gewoonlijk rond 16:00 uur CET op elke werkdag bijgewerkt" en worden, zo benadrukt de ECB, "uitsluitend ter informatie gepubliceerd". Nationale belastingdiensten publiceren ook koersen voor btw-doeleinden, en sommige landen schrijven voor welke koers voor het btw-bedrag op een factuur moet worden gebruikt — een nationaal detail dat professionele bevestiging vereist. Welke bron u ook gebruikt, gebruik ze consequent en leg op elk document vast welke koers is toegepast.

Twee dingen die mensen verkeerd doen: de factuur omrekenen tegen de koers van de betaaldatum (dat verbergt het wisselkoersverschil in de omzet), en een betaalde factuur opnieuw omrekenen wanneer de koers later beweegt (een betaalde factuur is afgesloten; de koers doet er voor haar niet meer toe).

Gerealiseerde en ongerealiseerde wisselkoersverschillen

Een gerealiseerd verschil is de kloof tussen het bedrag dat u op de factuurdatum hebt geboekt en het bedrag dat u werkelijk hebt ontvangen of betaald, in uw functionele valuta. Een ongerealiseerd verschil is dezelfde kloof, berekend op een openstaande post op de afsluitdatum, voordat er geld is bewogen. Beide gaan onder de meeste stelsels naar de resultatenrekening, maar ze worden afzonderlijk geboekt en het ongerealiseerde verschil wordt bij de volgende afsluiting teruggeboekt of opnieuw gewaardeerd.

Alleen monetaire posten — vorderingen, schulden, liquide middelen, leningen — worden tegen de slotkoers geherwaardeerd. Omzet, kosten en vaste activa behouden hun historische koers. Of ongerealiseerde winsten überhaupt mogen worden opgenomen, of alleen verliezen, verschilt tussen nationale GAAP en IFRS en tussen landen; het Duitse HGB is bijvoorbeeld restrictiever dan IFRS wat ongerealiseerde winsten betreft. Welke regel op uw entiteit van toepassing is, vereist professionele bevestiging.

Bankkoppelingen in meerdere valuta's

Een bankrekening in vreemde valuta is een monetaire post in die valuta: haar saldo wordt bij elke afsluiting geherwaardeerd, en elke beweging wordt omgerekend tegen de koers van de dag. Een EUR-rekening die een USD-betaling ontvangt, toont alleen de EUR die de bank heeft gecrediteerd — de omrekening van de bank is de gerealiseerde koers, en de wisselkost van de bank is een kost.

Praktische regels die voorkomen dat dit een puinhoop wordt:

1. Geef elke entiteit haar eigen bankrekeningen. Een leverancier van de ene vennootschap betalen vanaf de rekening van een andere creëert een intercompany-lening die u nu moet documenteren.
2. Koppel elke rekening via een bankkoppeling aan het grootboek van haar entiteit, zodat de omrekening die de bank werkelijk heeft toegepast wordt geboekt, en niet een later opgezochte koers.
3. Koppel betalingen aan facturen op referentie en bedrag in de factuurvaluta; laat het grootboek het verschil in de functionele valuta berekenen.
4. Herwaardeer saldi in vreemde valuta tegen de slotkoers als één journaalpost per valuta per afsluiting, en boek ze terug bij het begin van de volgende periode als uw stelsel zo werkt.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

KRONENWERK is opgebouwd rond de entiteit: elke vennootschap heeft haar eigen grootboek, haar eigen instellingen en haar eigen landenregels, en één login kan meerdere vennootschappen bevatten in Duitsland, Frankrijk, België, Polen (beperkt), Canada en de Verenigde Staten. Ondersteund met beperkingen

• Meerdere vennootschappen. Afzonderlijke grootboeken, factuurreeksen, bankkoppelingen en e-factuurformaten per vennootschap; wisselen tussen vennootschappen binnen hetzelfde account. Zie meerdere vennootschappen.
• Meerdere valuta's. Verkoop- en inkoopfacturen in vreemde valuta, omgerekend naar de grootboekvaluta van de vennootschap en vastgelegd met de toegepaste koers; betalingen gekoppeld in de factuurvaluta, met het verschil geboekt als wisselkoersverschil. Zie het grootboek.
• Intercompany-facturen zijn gewone facturen van de ene vennootschap aan de andere, met het fiscale oordeel bepaald op basis van de twee landen en beide btw-nummers bij het uitreiken gecontroleerd via VIES — de verlegging wordt op de factuur vastgelegd, niet verondersteld.
• Bankkoppelingen via Enable Banking voor Europese banken en Plaid voor Canadese en Amerikaanse banken, per vennootschap.
• Eén vennootschap per API-sleutel. Een sleutel die in de ene vennootschap is uitgegeven, kan alleen die vennootschap lezen en schrijven; een groep met drie entiteiten gebruikt drie sleutels, en GET /me vertelt u tot welke vennootschap een sleutel behoort. Groepsrapportage over entiteiten heen gebeurt door uw eigen code die de rapporten van elke vennootschap leest (GET /reports/outstanding, of de MCP-tools get_profit_and_loss en get_balance_sheet) met de bijbehorende sleutel.

Voor de facturatiekant van een grensoverschrijdende groep, zie grensoverschrijdende e-facturatie; voor de vragen in de oprichtingsfase, boekhouding voor start-ups in Europa.