Peppol-facturen verzenden en ontvangen: een stapsgewijze gids

Om facturen via Peppol te verzenden of te ontvangen hebt u een account bij een geaccrediteerd toegangspunt nodig, een deelnemersidentificatie die in de SMP van die aanbieder is geregistreerd, en software die Peppol BIS Billing 3.0-documenten aanmaakt en leest. Verzenden is: de factuur valideren, de ontvanger opzoeken, het document aan uw toegangspunt overdragen en wachten op het transportontvangstbewijs en een eventuele zakelijke respons. Ontvangen is hetzelfde in omgekeerde richting, met de verplichting om ten minste BIS Billing 3.0-facturen en -creditnota's te aanvaarden. Prijzen worden door elke aanbieder bepaald, niet door het netwerk.

Wat u nodig hebt vóór de eerste factuur

Drie dingen, en geen ervan is rechtstreeks bij OpenPeppol te verkrijgen: een dienstverlener, een identificatie en een conform document.

Een toegangspunt

Een dienstverlener die door een Peppol-autoriteit is geaccrediteerd. Hij ondertekent de Service Provider Agreement, slaagt voor de conformiteitstests en beschikt over het PKI-certificaat dat het netwerk vereist. De meeste ondernemingen sluiten er zelf geen contract mee; ze gebruiken facturatie- of boekhoudsoftware die op een toegangspunt is aangesloten. De Belgische FOD publiceert een lijst van conforme softwareoplossingen.

Een deelnemersidentificatie

Uw adres op het netwerk — in België het ondernemingsnummer onder schema 0208, in Duitsland een Leitweg-ID voor overheidsinstanties of het btw-nummer (9930) voor ondernemingen, in Nederland het KvK-nummer (0106). De regels en een schematabel staan op de pagina Peppol-identificatiecodes.

Een conform document

Een factuur of creditnota in Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1) die de Schematron-regels van EN 16931 en Peppol doorstaat. Verzendende toegangspunten valideren uitgaande documenten; een bestand dat niet slaagt, komt nooit in het netwerk terecht.

Een factuur verzenden: stap voor stap

De onderstaande volgorde is wat er gebeurt tussen uw software en die van de ontvanger, welke aanbieder er ook tussen zit.

1. Registreren bij het toegangspunt. Maak de juridische entiteit (bedrijfsnaam, adres, land, identificaties) aan bij de aanbieder. Aanbieders keuren de entiteit doorgaans goed voordat ze mag verzenden, en registreren de identificaties die u opgeeft in hun SMP — ze worden op het netwerk bekendgemaakt zodat anderen u kunnen adresseren.
2. De factuur opbouwen. Maak een BIS Billing 3.0 UBL-document aan met de customisation- en profielidentificaties van de specificatie, de EndpointID van verkoper en koper met schemeID, en elke bijlage ingesloten (base64) of gelinkt binnen het document. Bijlagen die per afzonderlijke e-mail worden verzonden, maken geen deel uit van de factuur; in België stelt de FOD dat ze juridisch deel uitmaken van de factuur en ermee moeten meereizen.
3. Valideren. Voer de Schematron-regelsets van EN 16931 en Peppol uit. Fatale regels (bijvoorbeeld een ontbrekend koper-endpoint of een btw-totaal dat niet klopt) blokkeren het verzenden; waarschuwingen niet.
4. De ontvanger opzoeken. Het toegangspunt lost de identificatie van de koper via de SML op naar de SMP van de koper en leest welke documenttypes deze aanvaardt. Als de identificatie onbekend is, of de SMP BIS Billing 3.0 niet vermeldt, kan de factuur niet via Peppol worden verzonden — spreek dan een ander veilig kanaal af met de klant.
5. Verzenden. Het toegangspunt verpakt het document in de Peppol-envelop (SBDH), ondertekent het en verzendt het via AS4 naar het ontvangende toegangspunt. Het ontvangende toegangspunt stuurt een ondertekend AS4-ontvangstbewijs terug. Dat ontvangstbewijs is het bewijs dat het ontvangende toegangspunt het bericht heeft aangenomen — niet dat de klant het heeft gelezen.
6. Het resultaat vastleggen. Aanbieders rapporteren het resultaat asynchroon, meestal via webhook, samen met het bewijs (het exacte verzonden document en het ontvangstbewijs). Bewaar het bewijs bij de factuur.
7. Wachten op zakelijke responsen. Optioneel stuurt de zijde van de koper een Message Level Response en, in het profiel "Billing with Response", een Invoice Response met de verwerkingsstatus (zie hieronder).

Opnieuw verzenden is waar de meeste dubbele facturen vandaan komen. Een verzending waarvan het resultaat onbekend is — een time-out, een incident bij de aanbieder — kan al afgeleverd zijn. Het juiste gedrag is de aanbieder om de status te vragen met een idempotente referentie, niet opnieuw verzenden.

Facturen ontvangen

Ontvangen is wat de Belgische verplichting van elke btw-geregistreerde onderneming vereist, ook van wie alleen aan consumenten verkoopt. De stappen:

1. Registreer u als ontvanger bij uw toegangspunt en laat uw identificatie in zijn SMP publiceren met ten minste de documenttypes factuur en creditnota van BIS Billing 3.0. Belgische dienstverleners moeten het ondernemingsnummer registreren; de FAQ van de FOD merkt op dat publicatie op het netwerk geldt als instemming met het ontvangen van gestructureerde facturen.
2. Beslis hoe documenten uw software bereiken: een webhook van de aanbieder, polling van de API van de aanbieder, of een integratie die uw softwareleverancier onderhoudt.
3. Valideer het inkomende document tegen dezelfde regelsets die de verzender heeft gebruikt. Een structureel ongeldige factuur kan op berichtniveau worden afgewezen.
4. Lees de factuur in uw inkoopboek: koppel de leverancier via zijn identificatie, controleer de totalen, boek ze als inkoopfactuur.
5. Reageer waar uw proces dat ondersteunt — een Invoice Response met "rejected" is de Peppol-manier om een factuur te weigeren die niet voor u bestemd was, en de Belgische FOD verwijst precies naar dat mechanisme.

Self-billing is een afzonderlijk documenttype: de leverancier, niet de klant, moet zich registreren om self-billingfacturen en -creditnota's te ontvangen. Creditnota's en debetnota's die een gestructureerde factuur corrigeren, worden in hetzelfde formaat en via hetzelfde kanaal verzonden als het origineel.

Ontvangstbewijzen en responsen: AS4-ontvangstbewijs, MLR en Invoice Response

Peppol onderscheidt drie niveaus van bevestiging, en ze door elkaar halen is het meest voorkomende misverstand rond "is mijn factuur afgeleverd".

Een AS4-ontvangstbewijs bewijst dus het transport, een MLR bewijst dat het bestand kon worden verwerkt, en een Invoice Response meldt wat de koper heeft beslist. Veel ontvangers sturen geen van de laatste twee. Software hoort elk niveau te tonen voor wat het is en mag een transportontvangstbewijs nooit omzetten in "betaald" of "aanvaard".

Veelvoorkomende fouten en wat ze betekenen

Wat het kost

OpenPeppol rekent eindgebruikers niets aan; kosten ontstaan bij de dienstverlener. Modellen die op de markt voorkomen, zijn onder meer tarieven per document, maandelijkse abonnementen met inbegrepen volume en enterprisecontracten op offerte; sommige boekhoudproducten nemen de verbinding op in hun abonnement. Prijzen verschillen genoeg tussen aanbieders en volumes dat geen enkel cijfer hier betrouwbaar zou zijn — vraag het de aanbieder of uw softwareleverancier. Voor België heeft de FOD Financiën gewezen op fiscale maatregelen voor de overgang (een verhoogde investeringsaftrek en, voor 2024–2027, een verhoogde aftrek voor facturatiesoftware op abonnement); of ze op een bepaalde onderneming van toepassing zijn, vereist professionele bevestiging.

Hoe KRONENWERK via Peppol verzendt en ontvangt

KRONENWERK genereert een Peppol BIS Billing 3.0 UBL-factuur voor elke factuur die een Belgische onderneming uitreikt, valideert ze vóór uitreiking tegen de Schematron-regels van Peppol en EN 16931 en legt het fiscale oordeel en de VIES-controle van het btw-nummer van de koper bij de factuur vast. Dat deel is ONDERSTEUND.

Transport is ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN. KRONENWERK is geen Peppol-toegangspunt. Het verzendt en ontvangt via Peppol door middel van een geaccrediteerde toegangspuntaanbieder (Storecove) zodra de onderneming is verbonden in Instellingen → Verzending; productieverzending hangt af van dat account en de configuratie ervan. Wat de verbinding doet zodra ze er is:

• De onderneming wordt als juridische entiteit bij de aanbieder geregistreerd en haar identificatie (schema 0208 voor een Belgische onderneming) wordt gepubliceerd; een onderneming zonder verbinding krijgt een duidelijke foutmelding, nooit een verzending in haar naam.
• Elke verzending is idempotent: de eigen referentie van de factuur wordt de idempotentiesleutel van de aanbieder, zodat een nieuwe poging geen tweede factuur kan aanmaken. Een resultaat dat de aanbieder niet heeft gerapporteerd, wordt als onbekend getoond, niet als mislukt.
• De afleverstatus wordt afgeleid uit de webhook-gebeurtenissen van de aanbieder en het transportbewijs — het document zoals verzonden en het ontvangstbewijs van het ontvangende toegangspunt. De factuur toont "transport aanvaard" of "afgeleverd" alleen wanneer het kanaal dat meldt; een gegenereerd of gevalideerd bestand wordt nooit als verzonden getoond.
• Ontvangen documenten die de aanbieder meldt, worden opgehaald en ingelezen als inkoopfacturen, net als geüploade XRechnung-, ZUGFeRD- of UBL-bestanden.

Totdat de verbinding tot stand is gebracht, toont een Belgische factuur "gestructureerde factuur gereed · Peppol-verbinding vereist", en vermeldt het e-mailpaneel dat een e-mail ze niet vervangt. Productdetails staan op e-facturatie in KRONENWERK; het Belgische wettelijke kader op de België-hub; het netwerk zelf op wat Peppol is. Ontwikkelaars die de API-kant willen — concepten, webhooks zoals invoice.issued — lezen best Peppol-integratie. Een ontvangen bestand kan zonder account worden gecontroleerd met de e-factuurcontrole.