Eine deutsche Rechnung ist kein Brief über Geld. Sie ist ein Dokument mit einem gesetzlich vorgeschriebenen Inhaltsverzeichnis, und dieses Verzeichnis steht in § 14 Abs. 4 UStG. Zehn Angaben, nicht mehr und nicht weniger, dazu eine kürzere Liste für kleine Beträge in § 33 UStDV und zusätzliche Angaben für besondere Fälle in § 14a UStG. Der Grund, die Liste ernst zu nehmen, ist nicht, dass das Finanzamt den Aussteller bestraft — das tut es meist nicht. Der Grund ist, dass ein geschäftlicher Kunde, der eine unvollständige Rechnung erhält, daraus seinen Vorsteuerabzug nicht sicher geltend machen kann, also das Dokument zurückschickt und die Zahlung zurückhält. Diese Seite führt jede Pflichtangabe auf, was jede einzelne bedeutet, wenn sie jemand tatsächlich eintippt, wo die Fallstricke liegen, wie eine fehlerhafte Rechnung berichtigt wird und was KRONENWERK prüft, bevor eine Rechnung ihre Nummer bekommt. KRONENWERK ist kein Steuerberater, und diese Seite ist Information, keine Beratung; die Ermessensentscheidungen gehören Ihnen und Ihrem Steuerberater.
Warum die Liste in Wahrheit die Liste des Empfängers ist
§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG bringt es in einem Satz auf den Punkt: Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Der Abzug hängt am Dokument, nicht daran, dass die Leistung erbracht wurde und das Geld geflossen ist. Wer bei einer fehlenden Angabe am meisten zu verlieren hat, ist also der Empfänger, dessen Vorsteuer in der nächsten Prüfung auf dem Spiel steht — und genau deshalb schicken geschäftliche Kunden Rechnungen wegen Dingen zurück, die kleinlich wirken: ein fehlender Leistungszeitpunkt, eine Anschrift, die ein Handelsname statt einer vollständigen Adresse ist, eine Zeile, in der „Leistungen wie vereinbart" steht.
Für den Aussteller sieht das Risiko anders und meist kleiner aus. Es gibt eine Pflicht, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn an einen anderen Unternehmer oder an eine nicht unternehmerisch tätige juristische Person geleistet wird (§ 14 Abs. 2 UStG), und es gibt eine echte Gefahr in der anderen Richtung: Eine in einer Rechnung ausgewiesene, nicht geschuldete Steuer wird gleichwohl nach § 14c UStG geschuldet. Aber die tägliche Folge einer unvollständigen Rechnung ist kaufmännisch. Sie ist eine offene Forderung und ein Anruf aus fremder Buchhaltung.
Die zehn Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG
Die folgende Tabelle ist die gesetzliche Liste in gesetzlicher Reihenfolge, mit der praktischen Bedeutung jeder Angabe und dem Fehler, der tatsächlich gemacht wird. Nr. 1 bis Nr. 8 gelten für nahezu jede Rechnung; Nr. 9 und Nr. 10 gelten in bestimmten Fällen.
| Nr. | Die Pflichtangabe | Was sie in der Praxis bedeutet | Der Fallstrick |
|---|---|---|---|
| 1 | Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers | Beide Beteiligten, jeweils mit vollständiger Postanschrift. § 31 Abs. 2 UStDV ist erfüllt, wenn sich aufgrund der verwendeten Bezeichnungen Name und Anschrift beider eindeutig feststellen lassen. | Vergessen wird die Seite des Empfängers. „Firma Müller, Hamburg" ist keine Anschrift. Ein Handelsname ohne die dahinterstehende Rechtsform oder eine alte Adresse nach einem Umzug ist der häufigste Mangel einer ansonsten perfekten Rechnung. |
| 2 | Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. | Eine von beiden, nicht beide. Was Sie drucken, drucken Sie auf jede Rechnung. | Keine von beiden zu drucken, weil der Briefkopf sie „irgendwo hat". Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse-Charge-Fällen ist die USt-IdNr. nicht optional — siehe § 14a unten. |
| 3 | Das Ausstellungsdatum | Der Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. | Fehlt selten. Ist häufig das einzige Datum auf dem Dokument, und das ist der Fallstrick in Nr. 6. |
| 4 | Eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die vom Aussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird | Eindeutig im ganzen Betrieb. Mehrere Reihen sind ausdrücklich erlaubt — nach Jahr, nach Standort, nach Belegart — solange eine Nummer genau eine Rechnung bezeichnet. | Eine Nummer nach dem Verwerfen eines Entwurfs erneut zu verwenden oder sichtbare Lücken zu hinterlassen, nach denen ein Prüfer fragen wird. Eine Nummer sollte erst vergeben werden, wenn ein Dokument wirklich ausgestellt wird. |
| 5 | Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung | Eine Beschreibung, die konkret genug ist, dass ein Dritter erkennen kann, was geleistet wurde, in den handelsüblichen Bezeichnungen der Branche. | Die mit Abstand häufigste Ursache für Rückläufer. „Beratung", „Reparaturarbeiten", „erbrachte Leistungen", „wie vereinbart" identifizieren keine Leistung. Benennen Sie die Sache, die Menge, den Zeitraum, das Projekt oder das Objekt — und wenn die Einzelheiten in einem Lieferschein oder einem Stundennachweis stehen, verweisen Sie konkret darauf, was § 31 Abs. 1 UStDV zulässt. |
| 6 | Der Leistungszeitpunkt — der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in Anzahlungsfällen nach § 14 Abs. 5 Satz 1 der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern dieser feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht | Wann die Leistung tatsächlich erbracht wurde. § 31 Abs. 4 UStDV erlaubt, statt eines Tages den Kalendermonat der Leistung anzugeben. | Der klassische Mangel. Die Software druckt das Rechnungsdatum und sonst nichts, und der Leser kann nicht erkennen, wann geleistet wurde. Selbst wenn beide zusammenfallen, muss das Dokument es sagen — eine Zeile wie „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum" beseitigt den Zweifel. Weichen sie voneinander ab und steht nur ein Datum da, ist die Rechnung unvollständig. |
| 7 | Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits darin berücksichtigt ist | Nettobeträge je Steuersatz, getrennt. Wo ein Skonto oder ein Rabatt vorher vereinbart wurde, muss er auf dem Dokument sichtbar sein. | Eine gemischte Rechnung mit 19-%- und 7-%-Positionen, die zu einem Nettobetrag zusammengezogen sind. Außerdem: eine Skontovereinbarung, die nirgends erwähnt wird, sodass der Empfänger die vereinbarte Minderung nicht sehen kann. |
| 8 | Der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag — oder bei einer steuerfreien Leistung ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt | Satz und Betrag, je Steuersatz. Bei einer steuerfreien Leistung ein Hinweis auf dem Dokument, dass sie steuerfrei ist. | „Zuzüglich Umsatzsteuer" ohne Betrag. Bei steuerfreien und Kleinunternehmer-Rechnungen: einen nicht geschuldeten Betrag auszuweisen — ausgewiesene, nicht geschuldete Steuer wird nach § 14c UStG geschuldet. Eine Kleinunternehmer-Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus und sagt, warum — siehe die Seite zur Kleinunternehmer-Rechnung. |
| 9 | In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers | Gilt für Arbeiten an oder im Zusammenhang mit einem Grundstück für eine Privatperson, die das Dokument aufbewahren muss. | Handwerker und Bauunternehmen, die an private Haushalte fakturieren, lassen ihn weg. Den Aussteller kostet er nichts, und es ist eine echte Pflicht. |
| 10 | Wird die Rechnung vom Leistungsempfänger oder von einem von ihm beauftragten Dritten ausgestellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5), die Angabe „Gutschrift" | Vorher vereinbarte Abrechnung durch den Empfänger. Das Wort selbst muss erscheinen. | „Gutschrift" für eine Stornierung einer Rechnung zu verwenden. Im Sinne des UStG ist eine Gutschrift die Abrechnung durch den Leistungsempfänger; eine berichtigende Gutschrift heißt besser Rechnungskorrektur oder Stornorechnung, um Verwechslungen zu vermeiden. |
Die Kleinbetragsrechnung: § 33 UStDV, bis 250 Euro
§ 33 UStDV kürzt die Liste für kleine Dokumente. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt — das ist der Bruttobetrag einschließlich Steuer —, braucht nur vier Dinge: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers; das Ausstellungsdatum; die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung; und das Entgelt zusammen mit dem darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe, dazu den anzuwendenden Steuersatz oder bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf. Keine Rechnungsnummer, kein Empfänger, kein gesonderter Steuerbetrag, kein Leistungszeitpunkt. Das ist es, was einen Kassenbon als Vorsteuerbeleg brauchbar macht.
Drei Grenzen sollte man kennen. Erstens gilt § 33 nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG — Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Leistungen sind niemals Kleinbetragsrechnungen, unabhängig vom Betrag. Zweitens ist die Grenze eine harte Kante: Bei 250,00 Euro brutto gilt die Erleichterung noch; darüber kehrt die vollständige Liste des § 14 Abs. 4 zurück. Drittens erlaubt § 33 Satz 4 UStDV, eine Kleinbetragsrechnung immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, sodass sie einer der Fälle ist, in denen ein Papier- oder PDF-Dokument nach den Regeln zur E-Rechnung zulässig bleibt.
Die zusätzlichen Angaben in besonderen Fällen: § 14a UStG
§ 14a fügt Pflichten über § 14 Abs. 4 hinaus hinzu, und der vorgeschriebene Wortlaut ist wörtlich zu nehmen. Wo die Vorschrift gilt, gehören die Worte genau so auf das Dokument, wie das Gesetz sie hat.
| Fall | Was zusätzlich erscheinen muss | Hinweis |
|---|---|---|
| Reverse Charge, Inlandsleistung nach § 13b Abs. 2, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 14a Abs. 5) | Die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" | Die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 wird ausdrücklich nicht angewendet. Nettobetrag und der Satz — keine deutsche Steuerzeile. |
| In einem anderen Mitgliedstaat steuerbare Leistung, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 14a Abs. 1) | Dieselbe Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"; bei sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 die USt-IdNr. beider Beteiligten | Bei sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 ist die Rechnung bis zum fünfzehnten Tag des Monats auszustellen, der auf den Monat der Leistung folgt. |
| Innergemeinschaftliche Lieferung (§ 14a Abs. 3) | Die USt-IdNr. des Lieferers und die des Abnehmers | Rechnung bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats. Prüfen Sie die Nummer des Abnehmers und bewahren Sie das Ergebnis auf — die kostenlose USt-IdNr.-Prüfung übernimmt die Bestätigung. |
| Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs (§ 14a Abs. 4) | Zusätzlich die in § 1b Abs. 2 und 3 bezeichneten Merkmale | Alter und zurückgelegte Strecke gehören auf das Dokument, nicht in eine Anlage. |
| Gutschrift — Abrechnung durch den Leistungsempfänger (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10, § 14 Abs. 2 Satz 5) | Das Wort „Gutschrift" | Muss vorher vereinbart sein; sie verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem Dokument widerspricht. |
| Differenzbesteuerung nach § 25a (§ 14a Abs. 6) | Eine der Angaben „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung", „Kunstgegenstände/Sonderregelung" oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung" | Kein gesonderter Steuerausweis (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 findet in den Fällen des § 25a Abs. 3 und 4 keine Anwendung). Die Marge wird nicht offengelegt. |
| Reiseleistungen nach § 25 — die Margenbesteuerung (§ 14a Abs. 6) | Die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros" | Ebenfalls kein gesonderter Steuerausweis in den Fällen des § 25 Abs. 3. |
| Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft nach § 25b Abs. 2 (§ 14a Abs. 7) | Ein Hinweis auf das Dreiecksgeschäft und auf die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers sowie beide USt-IdNr. | Kein gesonderter Steuerausweis. |
Wenn eine Angabe fehlt: Folgen und Berichtigung
Zuerst die Lage des Empfängers. Weil § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG den Besitz einer nach §§ 14 und 14a ausgestellten Rechnung verlangt, stellt eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt, den Vorsteuerabzug daraus in Frage. In der Praxis zieht eine sorgfältige Buchhaltung daraus nicht ab und zahlt sie nicht; sie geht an den Lieferanten zurück. Beachten Sie die Asymmetrie: Der Lieferant schuldet die Umsatzsteuer auf die Leistung ohnehin, es wird also nichts gespart, wenn Angaben weggelassen werden.
Die Berichtigung ist der Form nach unkompliziert. § 31 Abs. 5 UStDV erlaubt, eine Rechnung zu berichtigen, wenn sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a enthält oder wenn Angaben darin unzutreffend sind. Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument übermittelt werden, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist, und dieses Dokument muss dieselben Anforderungen an Form und Inhalt erfüllen wie § 14. Ein kurzes Berichtigungsdokument, das die Rechnungsnummer nennt und etwa den Leistungszeitpunkt ergänzt, genügt also — die ganze Rechnung muss nicht neu ausgestellt werden. Ist der Betrag selbst falsch, ist der saubere Weg eine Gutschrift, die das Original storniert, und eine neue Rechnung.
Nun die Feinheit, und sie ist eine echte. Ob eine Berichtigung rückwirkend wirkt, sodass der Vorsteuerabzug im ursprünglichen Zeitraum statt im Zeitraum der Berichtigung steht, ist Gegenstand einer umfangreichen Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union und des Bundesfinanzhofs, und es hängt davon ab, ob das ursprüngliche Dokument bereits eine berichtigungsfähige Rechnung war — grob: ob es einen Aussteller, einen Empfänger, eine Leistungsbeschreibung, ein Entgelt und eine gesondert ausgewiesene Steuer nannte — oder ob es so mangelhaft war, dass es nichts zu berichtigen gab. § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG bestimmt davon getrennt, dass die Berichtigung einer Rechnung um fehlende oder unzutreffende Angaben kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und § 233a Abs. 2a AO ist, was die verfahrensrechtliche Behandlung und die Zinsfolgen regelt. Diese beiden Dinge werden leicht verwechselt, und das Ergebnis im Einzelfall entscheidet, in welchem Jahr der Abzug steht und ob Zinsen laufen. Diese Seite löst das nicht für Sie: Wo der Zeitraum Ihres Abzugs davon abhängt, lassen Sie es sich von Ihrem Steuerberater bestätigen. KRONENWERK gibt diese Bestätigung nicht.
Dieselben Angaben, jetzt in einer strukturierten Datei
Nichts davon hat sich mit der E-Rechnung geändert; es ist umgezogen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung nach EN 16931 empfangen können, und die Pflicht, für inländische B2B-Leistungen eine auszustellen, greift über Übergangsfristen bis Ende 2027 — mit den vom BMF beschriebenen Erleichterungen für kleinere Umsätze und EDI — und gilt ab 2028 allgemein. Die Pflichtangaben sind unverändert; sie sind nur jetzt Felder in einem XML-Dokument, das eine Maschine liest. Ein fehlender Leistungszeitpunkt, den ein menschliches Auge überlesen hätte, ist in XRechnung und in ZUGFeRD ein Validierungsfehler, was eine als Ärgernis verkleidete Verbesserung ist. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und viele nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen bleiben außerhalb der Ausstellungspflicht. Die Seite zur E-Rechnung in Deutschland nennt die Fristen, und XRechnung vs ZUGFeRD vergleicht die beiden Formate; die kostenlose E-Rechnungs-Prüfung validiert eine Datei ohne Konto.
Wie KRONENWERK damit umgeht
UNTERSTÜTZT MIT EINSCHRÄNKUNGEN KRONENWERK prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG, bevor eine Rechnung ihre Nummer bekommt, und verweigert sie unter Nennung der Regel, wenn eine fehlt — für ein unvollständiges Dokument wird keine Nummer vergeben. Es trägt die Fälle Regelsatz, ermäßigt, steuerfrei, Reverse Charge, innergemeinschaftlich und Kleinunternehmer mit den Angaben, die § 14a für jeden vorschreibt. Es erstellt und validiert XRechnung und ZUGFeRD gegen EN 16931 und die deutsche CIUS vor der Nummernvergabe und liest eingehende E-Rechnungen in Eingangsrechnungen ein, mit angehängter Originaldatei. Ausgestellte Dokumente sind eingefroren, Korrekturen sind Gutschriften, und die Nummerierung hat keine Lücken. Das Hosting liegt in Frankfurt mit einem öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag. Nicht vorhanden: Es gibt keine DATEV-Schnittstelle und keinen SKR03 oder SKR04, keine ELSTER-Übermittlung, keine Lohnabrechnung und keine Steuerberatung; die Steuersätze geben Sie an, die Software rät sie nie. Vier Tarife ab 29 € im Monat, auf der Preisseite — kein kostenloser Tarif und keine Testphase. Siehe Rechnungen und die Deutschland-Seite.
Häufige Fragen
Muss der Leistungszeitpunkt auch dann angegeben werden, wenn er dem Rechnungsdatum entspricht?
Ja — Nr. 6 ist eine eigene Pflichtangabe, und das Dokument muss sie nennen. Eine Zeile, die sagt, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht, erfüllt sie. § 31 Abs. 4 UStDV erlaubt außerdem den Kalendermonat der Leistung statt eines genauen Tages.
Wie hoch ist die Grenze der Kleinbetragsrechnung genau, und ist sie brutto oder netto?
§ 33 UStDV gilt für eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Dieser Gesamtbetrag ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Für Leistungen nach §§ 3c, 6a oder 13b UStG gilt er nie.
Auf der Rechnung meines Lieferanten steht nur „Beratungsleistungen". Kann ich die Vorsteuer abziehen?
Eine Beschreibung, die die Leistung nicht identifizierbar macht, erfüllt Nr. 5 nicht, und der Abzug daraus ist ein Risiko, das Sie in die nächste Prüfung mitnehmen. Verlangen Sie ein berichtigtes Dokument nach § 31 Abs. 5 UStDV — es kann eine kurze Ergänzung sein, die sich konkret auf die Rechnung bezieht, keine ganz neue.
Wenn der Lieferant die Rechnung berichtigt, bekomme ich den Abzug im ursprünglichen Jahr zurück?
Möglicherweise, und das ist der wirklich ungeklärte Bereich. Es hängt davon ab, ob das ursprüngliche Dokument bereits eine berichtigungsfähige Rechnung war, und § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG behandelt die Berichtigung als kein rückwirkendes Ereignis für § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und § 233a Abs. 2a AO. Lassen Sie sich den Zeitraum von Ihrem Steuerberater bestätigen, bevor Sie danach handeln. KRONENWERK entscheidet das nicht.
Ist eine „Gutschrift" dasselbe wie eine Stornorechnung?
Nein, und die Überschneidung macht echten Ärger. In § 14 UStG ist eine Gutschrift eine vom Leistungsempfänger aufgrund vorheriger Vereinbarung ausgestellte Rechnung, und das Wort muss darauf stehen. Ein Dokument, das eine frühere Rechnung storniert, ist eine Berichtigung; nennen Sie es Rechnungskorrektur oder Stornorechnung, damit die beiden nicht verwechselt werden.
Hindert mich KRONENWERK daran, eine Rechnung ohne eine Pflichtangabe auszustellen?
Ja. Die Prüfung läuft vor der Vergabe der Nummer, und die Verweigerung nennt die Regel, die verletzt wurde, sodass das Dokument korrigiert statt storniert wird. Was es nicht tut: Ihren Steuersatz wählen, entscheiden, ob Reverse Charge gilt, oder Steuerberatung geben — das bleibt bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.
Quellen
- § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen, gesetze-im-internet.de — gelesen am
- § 14a UStG — Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen, gesetze-im-internet.de — gelesen am
- § 15 UStG — Vorsteuerabzug, gesetze-im-internet.de — gelesen am
- § 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge, gesetze-im-internet.de — gelesen am
- § 31 UStDV — Angaben in der Rechnung, gesetze-im-internet.de — gelesen am
- Bundesministerium der Finanzen — FAQ zur obligatorischen E-Rechnung — gelesen am