Buchhaltungssoftware für Deutschland: E-Rechnung, GoBD, USt und der Steuerberater

Buchhaltungssoftware für ein deutsches Unternehmen muss 2026 drei Dinge tun, die Software von anderswo oft nicht tut: strukturierte E-Rechnungen erzeugen und empfangen — XRechnung oder ZUGFeRD, kein PDF — weil die E-Rechnungspflicht die strukturierte Datei zur Rechnung gemacht hat; Aufzeichnungen so führen, wie die GoBD es erwarten, unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig; und dem Steuerberater ohne zweites System geben, was der Steuerberater braucht. Sie muss auch ehrlich darüber sein, was sie nicht tut: Sie übermittelt nichts an das Finanzamt, sie liefert die DATEV-Kontenrahmen nicht mit, und sie ersetzt den Steuerberater nicht. Diese Seite legt dar, was KRONENWERK für eine deutsche Firma tut, mit den Grenzen so klar benannt wie die Fähigkeiten.

Die Rechnung ist jetzt eine Datei

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung in einem Format empfangen können, das EN 16931 entspricht — eine XRechnung-XML oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML — und die Pflicht, sie für inländische B2B-Umsätze auszustellen, kommt stufenweise bis 2027 und 2028, mit Übergangsregeln für kleinere Unternehmen. KRONENWERK stellt beides aus: eine XRechnung für einen öffentlichen Auftraggeber oder Konzernkunden, der reines XML verlangt, eine ZUGFeRD-Datei für alle anderen, weil ein ZUGFeRD ein PDF ist, das ein Mensch liest, mit denselben Daten als XML darin. Jedes ausgestellte Dokument wird gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 und die deutsche CIUS geprüft, bevor es eine Nummer erhält; ein Verstoß ist eine Ablehnung mit der benannten Regel, keine Warnung im Nachhinein. Die Seiten zur E-Rechnung in Deutschland erklären die Pflicht, die Formate und die Wahl zwischen ihnen im Einzelnen.

Der Empfang ist die Hälfte, die vergessen wird. Die ZUGFeRD- oder XRechnung eines Lieferanten kommt per E-Mail an; KRONENWERK liest das XML, zeigt die Beträge, wie der Lieferant sie geschrieben hat, und erfasst die Eingangsrechnung mit der angehängten Datei, wartend auf Ihre Bestätigung. Der kostenlose E-Rechnungs-Prüfer prüft jede Datei, bei der Sie unsicher sind, ohne Konto.

GoBD-gerechte Aufzeichnungen

Die GoBD verlangen Aufzeichnungen, die vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind, mit einem Verfahren, das einen Prüfer jede Zahl bis zu ihrem Beleg zurückverfolgen lässt. Das Design von KRONENWERK antwortet auf jede Anforderung: Eine ausgestellte Rechnung wird in dem Moment eingefroren, in dem sie ihre Nummer erhält, und als Momentaufnahme mit PDF und XML aufbewahrt; eine Korrektur ist eine Gutschrift und eine neue Rechnung, nie eine Bearbeitung; das Hauptbuch ist nur anfügend, und jeder Eintrag nennt das Dokument, aus dem er stammt; jede Aktion trägt wer und wann; und Anhänge — Belege, Eingangsrechnungen, Verträge — liegen an dem Datensatz, zu dem sie gehören, mit dem ursprünglichen Dateinamen neben dem Anzeigenamen. Was es nicht tut, ist, dafür eine Bescheinigung zu beanspruchen: Kein Produkt kann Ihre Buchführung als GoBD-konform bescheinigen, weil die Konformität eine Eigenschaft Ihres Prozesses ist und die Verantwortung bei Ihnen und Ihrem Berater bleibt.

Umsatzsteuer, und die Nummern auf dem Dokument

Regel- und ermäßigter Steuersatz, steuerfreie und Reverse-Charge-Umsätze, innergemeinschaftliche Lieferungen mit der USt-IdNr. des Kunden, die auf dem Dokument formal und mit dem kostenlosen Prüfer gegen VIES geprüft wird, Kleinunternehmer-Rechnungen ohne Umsatzsteuer und mit dem vorgeschriebenen Satz: Jedes ist eine Kategorie auf der Position, und die Pflichtangaben nach § 14 UStG — Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers, eine fortlaufende Nummer, das Leistungsdatum, Steuersatz und -betrag pro Satz — werden vor dem Ausstellen geprüft. Die Sätze gibt die Firma an; KRONENWERK liefert keine Steuersatztabelle mit und entscheidet nicht, welcher Satz auf Ihre Leistung anzuwenden ist.

Was die Software nicht tut: Sie bereitet die Umsatzsteuervoranmeldung nicht vor und übermittelt sie nicht über ELSTER. Die Zahlen pro Satz und pro Kategorie stehen in den Berichten; die Einreichung erfolgt über ELSTER oder bei Ihrem Berater.

Der Steuerberater

Die meisten kleinen deutschen Unternehmen geben den Jahresabschluss, und oft die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung, an einen Steuerberater, der in DATEV arbeitet. Zwei Dinge sind hier wichtig. Erstens kann der Berater in die Firma eingeladen werden: Mit dem Kanzleitarif sieht er jeden Mandanten auf einem Bildschirm und öffnet Ihren mit den Rechten, die Sie gegeben haben, wobei das Mandat von Ihnen erteilt und beendet wird. Zweitens liefert KRONENWERK weder SKR03 noch SKR04 mit und hat keine DATEV-Schnittstelle. Sein eigener deutscher Start-Kontenrahmen ist ausdrücklich kein SKR03; ein lizenzierter DATEV-Kontenrahmen kann als Kontenrahmen eingegeben oder importiert werden, aber der DATEV-Export, den der Berater erwarten mag, existiert heute nicht. Wenn Ihr Berater auf DATEV besteht, klären Sie das vor dem Umstieg — es ist der eine Satz auf dieser Seite, den zweimal zu lesen sich am meisten lohnt.

Wo eine deutsche Firma die Zeit zurückbekommt

• Belege. Belege und Eingangsrechnungen fotografieren oder weiterleiten; sie warten in einem Posteingang mit den Beträgen gelesen, wie sie gedruckt sind. Mit einem verbundenen KI-Assistenten ist „buche diese Rechnung auf Vorgang V2026-0142" die ganze Aufgabe.
• Vorgänge. Ein Auftrag mit seinem Angebot, seiner Auftragsbestätigung, seinem Lieferschein, seinen Eingangsrechnungen, Fotos und seiner Rechnung in einem Ordner — eine Nummer, innerhalb der Buchhaltung. Siehe Vorgänge.
• Mahnwesen. Forderungen nach Verzugsdauer, Erinnerungen nach einem Zeitplan, den die Firma bestimmt (ab dem Business-Tarif), und eine Zahlungsseite für Kunden, die per Karte zahlen, sobald aktiviert.
• Mehrere Firmen. Eine GmbH und eine Holding, jede mit eigenen Büchern und eigenem Abonnement, auf einem Bildschirm umschaltbar (Scale-Tarif und höher).

Was KRONENWERK in Deutschland nicht tut

• Keine Übermittlung an ein Behördenportal oder Netzwerk: Die XRechnung wird hier erzeugt; Sie reichen sie dort ein, wo Ihr Kunde Rechnungen empfängt.
• Kein SKR03, kein SKR04, keine DATEV-Anbindung.
• Keine Umsatzsteuervoranmeldung, kein ELSTER, keine Steuerberatung und keine Zusicherung, dass Ihre Buchführung an jedem Punkt dem deutschen Recht genügt.
• Keine abgenommene Bankanbindung. Kontoauszüge werden zum Abgleich importiert statt automatisch abgerufen.
• Keine Lohnabrechnung.

Umstieg von lexoffice, sevDesk oder einer Tabelle

Kunden, Lieferanten, Rechnungen, Eingangsrechnungen und eine Summen- und Saldenliste zu einem Stichtag exportieren; hochladen; die Spalten einmal zuordnen; die Summen vergleichen; freigeben. Es gibt noch keinen eigenen lexoffice- oder sevDesk-Adapter, sodass die Exporte durch die generische CSV-Zuordnung gehen — der Umstiegsleitfaden zeigt die Schritte und was mit alten Rechnungsnummern geschieht, die erhalten bleiben.

Wie KRONENWERK das handhabt

SUPPORTED WITH LIMITATIONS XRechnung und ZUGFeRD ausgestellt und geprüft; eingehende E-Rechnungen gelesen; Pflichtangaben nach § 14 UStG vor dem Ausstellen geprüft und USt-IdNrn. gegen VIES prüfbar; eingefrorene Dokumente, nur anfügendes Hauptbuch, vollständiger Prüfpfad; Ausgaben, Eingangsrechnungen, Anhänge, Vorgänge, Forderungen, Verbindlichkeiten und Berichte; der Zugang eines Beraters über den Kanzleitarif; ein KI-Assistent über den Enterprise-Tarif. Nicht getan: DATEV, SKR03/04, ELSTER-Einreichung, Bankabruf, Lohnabrechnung. Die Länderseite Deutschland führt dieselben Grenzen auf; Preise in Euro stehen auf der Preisseite.