Kleinunternehmer-Rechnung nach § 19 UStG: keine Umsatzsteuer, der Hinweis, E-Rechnung

Ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG verkauft ohne Umsatzsteuer, und diese eine Tatsache verändert die Rechnung an mehreren Stellen zugleich: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, ein Satz auf dem Dokument, der erklärt warum, eine kürzere Liste von Angaben als bei einer gewöhnlichen deutschen Rechnung und keine Vorsteuer, die auf Eingekauftes zurückkommt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt zweierlei zusätzlich. Die Umsatzgrenzen wurden mit dem Jahressteuergesetz 2024 neu gefasst, und die deutsche E-Rechnungspflicht kam mit ihnen. Diese Seite stellt dar, was das Gesetz heute sagt, was die Rechnung tragen muss, was in dem Moment geschieht, in dem eine Grenze überschritten wird, und wo die E-Rechnungspflicht einen Kleinunternehmer genau trifft und wo nicht. KRONENWERK ist ein Softwarehaus und kein Steuerberater; die Zahlen unten sind die des Gesetzes, aber Ihr eigener Fall gehört zu Ihrem Steuerberater.

Was § 19 UStG tatsächlich bewirkt

Lesen Sie den ersten Satz des § 19 Abs. 1 UStG genau, denn der Wortlaut hat sich geändert, und die Änderung hat Folgen. Ein von einem im Inland ansässigen Unternehmer bewirkter Umsatz "ist steuerfrei", wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet. Vor 2025 hieß es im Gesetz, die Steuer "wird nicht erhoben". Der Wechsel von "nicht erhoben" zu "steuerfrei" ist nicht kosmetisch: Steuerfreiheit ist genau die Kategorie, mit der § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG den Vorsteuerabzug ausschließt, und es ist die Kategorie, die die EU-Kleinunternehmerregelung unionsweit verwendet.

Derselbe Satz des § 19 Abs. 1 schaltet sodann eine Reihe gewöhnlicher Pflichten ab. Die Vorschriften über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, der Verzicht auf Steuerbefreiungen nach § 9, die Pflicht zur Angabe der USt-IdNr. in einer Rechnung nach § 14a und — was den meisten Betrieben am stärksten auffällt — die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG finden keine Anwendung. Das ist die gesetzliche Grundlage für die geläufige Aussage, dass ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuervoranmeldung abgibt. Zweierlei bleibt ausdrücklich bestehen: Das Finanzamt kann eine Erklärung weiterhin nach § 149 Abs. 1 Satz 2 AO anfordern, und § 18 Abs. 4a behält seine eigenen Fälle, etwa wenn der Betrieb als Leistungsempfänger im Reverse-Charge-Verfahren die Steuer schuldet. Die Steuerbefreiung ist auch nicht in dem Sinne automatisch, dass sie unumkehrbar wäre: Nach § 19 Abs. 3 kann ein Unternehmer gegenüber dem Finanzamt einen Verzicht erklären, der ihn dann mindestens fünf Kalenderjahre bindet.

Die beiden Umsatzgrenzen seit dem 1. Januar 2025

Beide Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Der Gesamtumsatz ist in § 19 Abs. 2 UStG definiert: die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze, wobei Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens außer Ansatz bleiben. Da der Umsatz seit 2025 selbst steuerfrei ist, handelt es sich um Nettobeträge.

Der Moment, in dem eine Grenze überschritten wird

Die Prüfung der 100 000 Euro ist diejenige, die Betriebe überrascht, und sie verhält sich anders als die 50 000 Euro, die sie ersetzt hat. Die alte Zahl war eine Prognose zu Beginn des Jahres; war die Prognose ehrlich aufgestellt, war ein Überschreiten im laufenden Jahr unschädlich. Die neue Zahl ist keine Prognose. Das Gesetz sagt "im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet" im Präsens, und die Wirkung ist sofortig: Bereits der Umsatz, mit dem die Summe über 100 000 Euro hinausgeht, liegt außerhalb der Steuerbefreiung und unterliegt der Regelbesteuerung, während alles davor Abgerechnete steuerfrei bleibt. Es gibt keine Schonfrist und keine Abrechnung am Jahresende. Derselbe sofortige Wechsel gilt für die 25 000 Euro im ersten Jahr der Tätigkeit.

Praktisch macht das den laufenden Umsatz zu einer Zahl, die ein Kleinunternehmer im Blick behalten muss, statt sie im März zu berechnen. Es bedeutet auch, dass ein einziger großer Auftrag ein Jahr in zwei Teile zerlegen kann: Rechnungen vor der Schwelle tragen den Hinweis auf § 19 und keine Steuer, Rechnungen danach tragen einen Steuersatz und einen Steuerbetrag und brauchen die vollständigen Angaben nach § 14 UStG. Ein Überschreiten der 25 000 Euro in einem Jahr hat eine andere Gestalt — es schadet diesem Jahr nicht, beendet aber die Steuerbefreiung für das folgende. Wo die Grenze in Ihrem Jahr liegt, ist eine Frage für Ihren Steuerberater und nicht für eine Software.

Was eine Kleinunternehmer-Rechnung zeigen muss

Die Angaben stehen nicht in § 14 Abs. 4 UStG, sondern in § 34a UStDV, einer Vereinfachung auf Grundlage des § 14 Abs. 6 Nr. 3 UStG mit der Überschrift "Rechnungen von Kleinunternehmern". Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 steuerfrei sind, muss mindestens sechs Dinge enthalten: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers; die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer; das Ausstellungsdatum; die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung; das Entgelt in einer Summe zusammen mit einem Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt; und, wenn der Leistungsempfänger oder ein Dritter das Dokument ausstellt, die Angabe "Gutschrift".

Zwei Lesarten dieser Liste lohnen sich. Erstens, was die Liste nicht enthält: Sie kennt keinen gesonderten Steuersatz und keinen Steuerbetrag, worin ja gerade der Sinn liegt, und sie verlangt weder die fortlaufende Rechnungsnummer, die § 14 Abs. 4 Nr. 4 von einer gewöhnlichen Rechnung fordert, noch den Zeitpunkt der Leistung. Das ist allein das umsatzsteuerliche Minimum. Aufzeichnungspflichten nach den GoBD und auf der ertragsteuerlichen Seite des Betriebs verschwinden nicht, weil die Umsatzsteuerseite vereinfacht wurde, und nahezu jeder Kleinunternehmer nummeriert seine Rechnungen ohnehin — die Buchhaltung eines Geschäftskunden erwartet eine Nummer, und eine lückenlose Folge ist der billigste Nachweis dafür, dass nichts entfernt wurde. § 34a selbst lässt die §§ 33 und 34 UStDV unberührt und wendet § 31 entsprechend an.

Zweitens der Hinweis. Das Gesetz verlangt einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, keine Zauberformel. Eine Zeile wie "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" erfüllt den Zweck; ebenso die englische Entsprechung auf einem englischsprachigen Dokument, sofern die deutsche Vorschrift benannt wird. Nicht wahlfrei ist das Fehlen einer Steuerzeile. § 14c UStG ist hier unnachsichtig: Ein Unternehmer, der einen Steuerbetrag ausweist, den er nicht schuldet, schuldet diesen Betrag allein aufgrund des Dokuments gegenüber dem Finanzamt, und der Weg heraus führt über die Berichtigung der Rechnung und, im Fall des § 14c Abs. 2, über einen schriftlichen Antrag beim Finanzamt. Für einen Kleinunternehmer ist das der teuerste Fehler überhaupt, und er ist immer ein Formatierungsfehler. Die allgemeine Liste der Angaben einer steuerpflichtigen Rechnung steht auf der Seite zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

Keine Vorsteuer, und was das kostet

§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG schließt den Vorsteuerabzug für Gegenstände und Leistungen aus, die zur Ausführung steuerfreier Umsätze verwendet werden, und die Ausnahmen des § 15 Abs. 3 reichen nicht bis zu § 19. Die Umsatzsteuer auf alles, was der Betrieb einkauft — den Laptop, den Transporter, die Rechnung des Subunternehmers, das Software-Abonnement — ist damit Kosten und kein Anspruch. § 19 Abs. 6 fügt eine Ausnahme in die andere Richtung hinzu: Die Steuerbefreiung gilt nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge.

Ob sich dieser Tausch lohnt, ist Rechenarbeit, und er hängt daran, wer die Kunden sind. Ein Betrieb, der an Verbraucher verkauft, behält einen Preisvorteil, denn der Kunde zahlt dasselbe und keine Steuer verlässt den Betrieb. Ein Betrieb, der an andere Unternehmen verkauft, gewinnt durch die Befreiung nichts — der Kunde hätte die Steuer ohnehin erstattet bekommen — und verliert die Vorsteuer auf die eigenen Einkäufe. Ein Betrieb, der vor größeren Investitionen steht, verliert am meisten. Genau diese Rechnung stellt ein Steuerberater an einem Nachmittag auf, und genau deshalb gibt es § 19 Abs. 3.

E-Rechnung: Der Empfang ist bereits Pflicht, die Ausstellung nicht

Das ist der Teil des Themas, bei dem die Antwort wirklich zwei Seiten hat und bei dem Raten teuer wird. Seit dem 1. Januar 2025 definiert § 14 Abs. 1 UStG eine E-Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der Norm EN 16931 entspricht. Ein per E-Mail versandtes PDF ist in diesem Sinne keine elektronische Rechnung mehr; es ist eine "sonstige Rechnung".

Empfang. Die Fragen-und-Antworten-Seite des BMF zur obligatorischen E-Rechnung beantwortet dies im Stand März 2026 ohne Einschränkung. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können, und Ausnahmen sind nicht vorgesehen, weil Ausnahmen Abgrenzungsprobleme schaffen würden. Dieselbe Seite nennt Kleinunternehmer ausdrücklich: Sie sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, eine zu empfangen. Sie sagt auch, was "empfangen können" mindestens bedeutet — ein E-Mail-Postfach genügt. Ihr Lieferant braucht Ihre Zustimmung nicht, um Ihnen eine zu senden, denn § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG lässt das Zustimmungserfordernis überall dort entfallen, wo den Lieferanten die Ausstellungspflicht des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 trifft.

Ausstellung. Der letzte Satz des § 34a UStDV sagt es klar: Eine Rechnung nach dieser Vorschrift kann abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als "sonstige Rechnung" übermittelt werden. Die BMF-Seite führt Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden, unter den Fällen auf, in denen eine Rechnung nicht als E-Rechnung ausgestellt werden muss. Ein Kleinunternehmer darf für seine eigenen Umsätze nach § 19 also weiterhin Papier oder PDF versenden, und diese Ausnahme ist keine Übergangsregelung, die ausläuft — sie steht in der Verordnung und nicht in der Übergangsvorschrift. Was ausläuft, ist die allgemeine Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG, die anderen Unternehmen erlaubt, bis zum 31. Dezember 2026 Papier oder ein unstrukturiertes elektronisches Format zu senden, dies bis zum 31. Dezember 2027 verlängert, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat, und vereinbarte EDI-Verfahren bis zum 31. Dezember 2027 zulässt.

Drei Randbereiche verlangen Vorsicht statt Zuversicht. Die BMF-Seite selbst weist darauf hin, dass ein Kleinunternehmer, der zur Regelbesteuerung wechselt, ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist — die Ausnahme folgt also dem Status, und der Status kann sich nach der oben beschriebenen 100 000-Euro-Regel mitten im Jahr ändern. Die ausführliche Verwaltungsauffassung steht in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 und nicht in den FAQ, und Berufsverbände haben öffentlich um weitere Klarstellung gebeten, wie die Kleinunternehmerregeln und die E-Rechnungsregeln ineinandergreifen. Und ein geplantes transaktionsbezogenes Meldesystem wird in demselben BMF-Material als etwas angekündigt, das später gesetzlich geregelt wird, wobei die heutigen Regelungen dann erneut betrachtet werden sollen. Behandeln Sie die beiden Aussagen oben — empfangen ja, ausstellen nein — als gesichert und alles an den Rändern als Frage, die Sie Ihrem Steuerberater mit Ihrem eigenen Sachverhalt vorlegen. Unsere Seite zur deutschen E-Rechnung verfolgt die Fristen, und XRechnung vs ZUGFeRD erklärt die beiden Formate, die Ihnen wahrscheinlich geschickt werden.

Noch ein praktischer Punkt zum Empfang. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Teil nunmehr der führende Teil: Weichen XML und sichtbares Bild voneinander ab, ist das XML maßgebend. Die Datei zu lesen statt das Bild ist deshalb keine Bequemlichkeit, sondern der Ort, an dem die rechtlich maßgeblichen Zahlen stehen. Jede Datei, die Ihnen geschickt wurde, können Sie mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Prüfer ohne Konto prüfen.

Wie KRONENWERK damit umgeht

UNTERSTÜTZT MIT EINSCHRÄNKUNGEN KRONENWERK stellt Kleinunternehmer-Rechnungen ohne Umsatzsteuer und mit dem erforderlichen Hinweis auf § 19 UStG aus und prüft die Angaben nach § 14 UStG, bevor eine Rechnung ihre Nummer erhält. Es erzeugt und validiert XRechnung und ZUGFeRD gegen EN 16931 und die deutsche CIUS vor der Nummernvergabe und liest eingehende ZUGFeRD-, XRechnung-, Factur-X- und UBL-Dateien mit der angehängten Originaldatei in Eingangsrechnungen ein — was auf der Empfangsseite genau das ist, was ein Kleinunternehmer braucht. Ausgestellte Dokumente sind eingefroren und lückenlos nummeriert; Korrekturen sind Gutschriften. Anwendung und Datenbank stehen in Frankfurt, mit einem öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag. Nicht vorhanden: Es gibt keine DATEV-Schnittstelle und keinen SKR03 oder SKR04, keine ELSTER-Übermittlung irgendeiner Art — also wird von hier aus keine Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt, wobei ein Kleinunternehmer ohnehin regelmäßig keine abgibt, da § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 ausschließt — keine Lohnabrechnung und keine Steuerberatung. Vier Tarife ab 29 € im Monat auf der Preisseite; es gibt keinen kostenlosen Tarif und keine Testphase. Siehe auch Rechnungen und die Deutschland-Seite.