Das Werkzeug oben sendet eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an VIES, das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission, und zeigt, ob der ausgebende Mitgliedstaat sie derzeit bestätigt. Eine Bestätigung sagt Ihnen, dass die Nummer existiert und aktiv ist; sie berechtigt Sie für sich genommen nicht dazu, ohne Umsatzsteuer abzurechnen. Die Prüfung erfolgt live und hängt daher davon ab, dass die Datenbank des Mitgliedstaats in diesem Moment erreichbar ist.
Was VIES ist
VIES ist keine europäische Datenbank umsatzsteuerlich registrierter Unternehmen. Die FAQ der Kommission nennen es „ein elektronisches Mittel zur Übermittlung von Informationen über die Umsatzsteuerregistrierung“ und stellen fest, dass „es keine europäische Datenbank mit umsatzsteuerlich registrierten Personen gibt“. Jede Anfrage wird an den Mitgliedstaat weitergeleitet, der die Nummer ausgegeben hat, und das Register dieses Staates antwortet; nur nationale Steuerverwaltungen können das Ergebnis ändern. Der Dienst beruht auf Artikel 31 der Verordnung (EU) Nr. 904/2010.
Was eine gültige Antwort bedeutet, und was nicht
„Gültig“ bedeutet, dass das Register des Mitgliedstaats bestätigt, dass die Nummer derzeit einem Steuerpflichtigen zugeteilt ist. Manche Staaten liefern auch den registrierten Namen und die Anschrift zurück; andere erlauben das nicht, und die Felder kommen leer zurück. „Ungültig“ bedeutet, dass das Register die Nummer derzeit nicht kennt, was auch bedeuten kann, dass sie erst kürzlich ausgegeben wurde oder dass das Unternehmen in einem Staat, der dies getrennt führt, nicht für innergemeinschaftliche Umsätze registriert ist.
Die Konsultationsnummer
Wenn Sie Ihre eigene USt-IdNr. als Anfragender angeben, liefert VIES eine eindeutige Konsultationsnummer für diese Abfrage zurück. Bewahren Sie sie auf: Die Kommission weist darauf hin, dass Sie damit „gegenüber einer Steuerverwaltung eines Mitgliedstaats nachweisen können, dass Sie eine bestimmte USt-IdNr. zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft und eine bestimmte Bestätigungsantwort erhalten haben“. Eine Abfrage ohne Nummer des Anfragenden erhält ein Ergebnis, aber keine Konsultationsnummer.
Nummernformate je Land
Die Tabelle folgt der von der Kommission veröffentlichten Struktur. Eine Nummer, die nicht zum Muster ihres Landes passt, wird abgewiesen, bevor VIES gefragt wird.
| Land | Format | Hinweis |
|---|---|---|
| Deutschland | DE999999999 | 9 Ziffern |
| Frankreich | FRXX999999999 | 2 Zeichen (Buchstaben oder Ziffern), dann 9 Ziffern (SIREN) |
| Belgien | BE0999999999 oder BE1999999999 | 10 Ziffern; die alte 9-stellige Form erhält eine führende Null |
| Polen | PL9999999999 | 10 Ziffern (NIP) |
| Niederlande | NL999999999B99 | 12 Zeichen; Position 10 ist immer „B“ |
| Österreich | ATU99999999 | 9 Zeichen; das erste nach dem Präfix ist immer „U“ |
| Italien | IT99999999999 | 11 Ziffern |
| Spanien | ESX9999999X | 9 Zeichen; erstes und letztes können Buchstaben sein, nicht beide Ziffern |
| Nordirland | XI999999999 | Wird in VIES nach dem Protokoll geprüft; GB-Nummern nicht |
Leerzeichen, Punkte und Bindestriche werden vor der Prüfung entfernt, und Kleinschreibung wird akzeptiert.
Wenn VIES nicht antwortet
Die Verfügbarkeit ist extern. Die FAQ der Kommission räumen ein, dass „einige Teile des Systems zu bestimmten Zeiten nicht verfügbar sein können“, während Mitgliedstaaten ihre Datenbanken sichern, und der Dienst liefert Zustände wie MS_UNAVAILABLE, SERVICE_UNAVAILABLE, TIMEOUT und MS_MAX_CONCURRENT_REQ zurück. Das Werkzeug zeigt diese als „nicht erreichbar“, nie als gültig oder ungültig; eine fehlgeschlagene Abfrage sagt nichts über die Nummer aus. Die Kommission veröffentlicht einen Verfügbarkeitsstatus je Land.
So geht KRONENWERK damit um
MIT EINSCHRÄNKUNGEN UNTERSTÜTZT Wenn Sie eine Rechnung an einen Geschäftskunden in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausstellen, prüft KRONENWERK die USt-IdNr. des Kunden zuerst auf die Form und dann gegen VIES und speichert das Ergebnis (gültig, ungültig, nicht erreichbar oder nicht prüfbar für Nicht-EU-Länder) mit der Rechnung zusammen mit Name und Anschrift, die VIES zurückgeliefert hat, und dem Zeitpunkt der Abfrage. Das Steuerurteil auf der Rechnung nutzt diesen Fakt: Eine Reverse-Charge- oder steuerfreie Rechnung kann nicht auf eine Nummer ausgestellt werden, die das Register als ungültig meldet, und ein Ergebnis „nicht erreichbar“ wird auf der Rechnung als unbestätigte Nummer vermerkt und nicht stillschweigend als gültig behandelt. Ein bestätigtes Ergebnis wird 24 Stunden lang gemerkt. Die Einschränkung ist VIES selbst: Wenn ein Mitgliedstaat nicht erreichbar ist, kann KRONENWERK die Nummer nicht bestätigen und tut auch nicht so. KRONENWERK fragt VIES ohne Nummer des Anfragenden ab, sodass keine Konsultationsnummer gespeichert wird; wenn Ihre Steuerverwaltung eine erwartet, führen Sie die Prüfung auf der Seite der Kommission mit Ihrer eigenen Nummer als Anfragender durch und legen Sie das Ergebnis ab. Siehe auch grenzüberschreitende E-Rechnung und EU-Anforderungen.
Häufig gestellte Fragen
Die Nummer meines Kunden wird als ungültig angezeigt, aber er besteht darauf, dass sie richtig ist. Was nun?
Prüfen Sie zuerst Präfix und Länge. Wenn sie weiterhin durchfällt, muss der Kunde seine eigene Steuerverwaltung bitten, das nationale Register zu aktualisieren; niemand sonst kann das.
Kann ich hier eine britische USt-Nummer prüfen?
Nein. Seit dem 1. Januar 2021 deckt VIES nur noch nordirische Nummern mit dem Präfix XI ab. GB-Nummern werden bei der britischen Behörde geprüft.
Reicht ein gültiges VIES-Ergebnis, um ohne Umsatzsteuer abzurechnen?
Nein. Es ist ein Beweismittel. Der Status des Kunden, die Warenbewegung und Ihre Rechnungs- und Meldepflichten zählen ebenfalls; dies erfordert eine fachliche Bestätigung.