Een Duitse factuur is geen brief over geld. Het is een document met een bij wet voorgeschreven inhoudsopgave, en die lijst staat in § 14 Abs. 4 UStG. Tien gegevens, niet meer en niet minder, met een kortere lijst voor kleine bedragen in § 33 UStDV en extra vermeldingen voor bijzondere gevallen in § 14a UStG. De reden om die lijst serieus te nemen is niet dat het Finanzamt de opsteller beboet — dat doet het meestal niet. De reden is dat een zakelijke klant die een onvolledige factuur ontvangt daaruit zijn Vorsteuerabzug niet veilig kan uitoefenen, het document dus terugstuurt en de betaling inhoudt. Deze pagina zet elk verplicht gegeven uiteen, wat elk ervan betekent wanneer iemand het werkelijk intypt, waar de valkuilen liggen, hoe een gebrekkige factuur wordt gecorrigeerd, en wat KRONENWERK controleert voordat een factuur haar nummer krijgt. KRONENWERK is geen Steuerberater en deze pagina is informatie, geen advies; de afwegingen blijven bij u en uw Steuerberater.
Waarom die lijst in werkelijkheid de lijst van de ontvanger is
§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG zegt het in één zin: het uitoefenen van de Vorsteuerabzug vereist dat de ondernemer een overeenkomstig §§ 14, 14a opgemaakte factuur bezit. De aftrek hangt aan het document, niet aan het feit dat de prestatie is verricht en het geld is gestroomd. Wie bij een ontbrekend gegeven het meeste te verliezen heeft is dus de ontvanger, wiens voorbelasting bij de volgende controle op het spel staat, en juist daarom sturen zakelijke klanten facturen terug om dingen die pietluttig lijken: een ontbrekend Leistungszeitpunkt, een adres dat een handelsnaam is in plaats van een volledig adres, een regel waarop staat „diensten zoals overeengekomen".
Voor de opsteller ligt het risico anders en meestal kleiner. Er bestaat een plicht om binnen zes maanden een factuur op te maken voor prestaties aan een andere ondernemer en aan een niet-ondernemende rechtspersoon (§ 14 Abs. 2 UStG), en er schuilt een reëel gevaar in de andere richting: belasting die op een factuur is vermeld maar niet verschuldigd was, is niettemin verschuldigd op grond van § 14c UStG. Maar de dagelijkse prijs van een onvolledige factuur is commercieel. Het is een openstaande vordering en een telefoontje van andermans boekhouding.
De tien verplichte gegevens van § 14 Abs. 4 UStG
De onderstaande tabel geeft de wettelijke lijst in wettelijke volgorde, met de praktische betekenis van elk gegeven en de fout die werkelijk wordt gemaakt. Nr. 1 tot en met Nr. 8 gelden voor vrijwel elke factuur; Nr. 9 en Nr. 10 gelden in omschreven situaties.
| Nr. | Het verplichte gegeven | Wat het in de praktijk betekent | De valkuil |
|---|---|---|---|
| 1 | De volledige naam en het volledige adres van de presterende ondernemer en van de Leistungsempfänger | Beide partijen, elk met een volledig postadres. Aan § 31 Abs. 2 UStDV is voldaan wanneer de gebruikte aanduidingen naam en adres van beide ondubbelzinnig laten vaststellen. | De kant van de ontvanger wordt vergeten. „Firma Müller, Hamburg" is geen adres. Een handelsnaam zonder de rechtsvorm erachter, of een oud adres na een verhuizing, is het meest voorkomende gebrek in een verder perfecte factuur. |
| 2 | Het door het Finanzamt toegekende Steuernummer of het door het Bundeszentralamt für Steuern toegekende USt-IdNr. | Een van beide, niet allebei. Wat u afdrukt, drukt u op elke factuur af. | Geen van beide afdrukken omdat het briefhoofd het „ergens heeft staan". Bij intracommunautaire leveringen en verleggingsgevallen is het USt-IdNr. niet optioneel — zie § 14a hieronder. |
| 3 | Het Ausstellungsdatum, de datum van uitreiking | De dag waarop de factuur is opgemaakt. | Ontbreekt zelden. Is vaak de enige datum op het document, en dat is precies de valkuil van Nr. 6. |
| 4 | Een doorlopend factuurnummer, met een of meer reeksen, eenmalig door de opsteller toegekend om de factuur te identificeren | Uniek binnen het hele bedrijf. Meerdere reeksen zijn uitdrukkelijk toegestaan — per jaar, per vestiging, per documentsoort — zolang een nummer precies één factuur aanduidt. | Een nummer hergebruiken na het verwerpen van een concept, of zichtbare gaten laten waar een controleur naar zal vragen. Een nummer hoort pas te worden besteed wanneer een document werkelijk wordt uitgereikt. |
| 5 | De hoeveelheid en de aard (handelsübliche Bezeichnung) van de geleverde goederen, of de omvang en de aard van de dienst | Een omschrijving die specifiek genoeg is dat een derde kan vaststellen wat er is geleverd, in de in de branche gebruikelijke handelstermen. | Veruit de grootste oorzaak van retourzendingen. „Advies", „reparatiewerkzaamheden", „verrichte diensten", „zoals overeengekomen" identificeren geen prestatie. Noem het ding, de hoeveelheid, de periode, het project of het object — en staan de details in een pakbon of urenstaat, verwijs daar dan specifiek naar, wat § 31 Abs. 1 UStDV toestaat. |
| 6 | Het Leistungszeitpunkt — het tijdstip van de levering of dienst; in vooruitbetalingsgevallen van § 14 Abs. 5 Satz 1 het tijdstip van ontvangst van de vergoeding, voor zover dat vaststaat en afwijkt van de factuurdatum | Wanneer de prestatie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. § 31 Abs. 4 UStDV staat toe de kalendermaand van uitvoering te vermelden in plaats van een dag. | Het klassieke gebrek. De software drukt de factuurdatum af en verder niets, en de lezer kan niet zien wanneer er is gepresteerd. Zelfs wanneer beide samenvallen moet het document dat zeggen — een regel als „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum" neemt de twijfel weg. Wijken ze af en staat er maar één datum, dan is de factuur onvolledig. |
| 7 | Het Entgelt, uitgesplitst naar tarief en naar afzonderlijke vrijstelling, plus elke vooraf overeengekomen vermindering van het Entgelt die daarin nog niet is verwerkt | Nettobedragen per tarief, apart. Waar een betalingskorting of rabat vooraf is afgesproken, moet dat op het document zichtbaar zijn. | Een gemengde factuur met posten van 19 % en 7 % die tot één nettobedrag zijn opgeteld. Ook: een kortingsafspraak die nergens wordt genoemd, zodat de ontvanger de overeengekomen vermindering niet kan zien. |
| 8 | Het toe te passen tarief en het op het Entgelt betrekking hebbende belastingbedrag — of, bij een vrijgestelde prestatie, een vermelding dat een vrijstelling geldt | Tarief en bedrag, per tarief. Bij een vrijgestelde prestatie een vermelding op het document dat zij vrijgesteld is. | „Plus Umsatzsteuer" vermelden zonder bedrag. Bij vrijgestelde en Kleinunternehmer-facturen: een bedrag tonen dat niet verschuldigd is — vermelde maar niet verschuldigde belasting is verschuldigd op grond van § 14c UStG. Een Kleinunternehmer-factuur toont geen Umsatzsteuer en zegt waarom — zie de pagina over de Kleinunternehmer-factuur. |
| 9 | In de gevallen van § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG een vermelding van de bewaarplicht van de ontvanger | Geldt voor werkzaamheden aan of in verband met een onroerende zaak voor een particulier, die het document moet bewaren. | Ambachtslieden en bouwbedrijven die aan particuliere huishoudens factureren laten hem weg. Hij kost de opsteller niets en het is een echte verplichting. |
| 10 | Wordt de factuur opgemaakt door de Leistungsempfänger of een door hem ingeschakelde derde (§ 14 Abs. 2 Satz 5), dan de vermelding „Gutschrift" | Vooraf overeengekomen self-billing. Het woord zelf moet er staan. | „Gutschrift" gebruiken voor een creditnota die een factuur terugdraait. In de zin van het UStG is een Gutschrift self-billing; een corrigerende creditnota heet beter Rechnungskorrektur of Stornorechnung, om verwarring te vermijden. |
De Kleinbetragsrechnung: § 33 UStDV, tot 250 euro
§ 33 UStDV kort de lijst in voor kleine documenten. Een factuur waarvan het totaalbedrag niet meer dan 250 euro bedraagt — dat is het brutototaal, inclusief belasting — heeft maar vier dingen nodig: de volledige naam en het volledige adres van de presterende ondernemer; het Ausstellungsdatum; de hoeveelheid en de aard van de goederen of de omvang en de aard van de dienst; en het Entgelt samen met de daarop betrekking hebbende belasting in één som, plus het toegepaste tarief, of bij een vrijstelling een vermelding daarvan. Geen factuurnummer, geen ontvanger, geen apart belastingbedrag, geen Leistungszeitpunkt. Dat is wat een kassabon bruikbaar maakt als bewijsstuk voor de voorbelasting.
Drie grenzen zijn het kennen waard. Ten eerste geldt § 33 niet voor prestaties in de zin van §§ 3c, 6a en 13b UStG — afstandsverkopen, intracommunautaire leveringen en verleggingsprestaties zijn nooit Kleinbetragsrechnungen, ongeacht het bedrag. Ten tweede is het plafond een harde grens: bij 250,00 euro bruto geldt de vereenvoudiging nog; daarboven keert de volledige lijst van § 14 Abs. 4 terug. Ten derde staat § 33 Satz 4 UStDV toe dat een factuur voor een klein bedrag altijd als sonstige Rechnung wordt verzonden, waardoor het een van de gevallen is waarin een papieren of PDF-document onder de regels voor de E-Rechnung toelaatbaar blijft.
De extra vermeldingen in bijzondere gevallen: § 14a UStG
§ 14a voegt verplichtingen toe bovenop § 14 Abs. 4, en de voorgeschreven bewoording is letterlijk. Waar de bepaling geldt, horen de woorden precies zo op het document als de wet ze heeft.
| Geval | Wat er aanvullend moet staan | Toelichting |
|---|---|---|
| Verleggingsregeling, binnenlandse prestatie op grond van § 13b Abs. 2 waarbij de ontvanger de belasting verschuldigd is (§ 14a Abs. 5) | De vermelding „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" | Het voorschrift over de afzonderlijke belastingvermelding van § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 wordt uitdrukkelijk niet toegepast. Een nettobedrag en de zin — geen Duitse belastingregel. |
| In een andere lidstaat belastbare prestatie waarbij de ontvanger de belasting verschuldigd is (§ 14a Abs. 1) | Dezelfde vermelding „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"; bij diensten van § 3a Abs. 2 het USt-IdNr. van beide partijen | Bij diensten van § 3a Abs. 2 moet de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgend op de maand van de prestatie worden opgemaakt. |
| Intracommunautaire levering (§ 14a Abs. 3) | Het USt-IdNr. van de leverancier en dat van de afnemer | Factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de volgende maand. Controleer het nummer van de afnemer en bewaar de uitkomst — de gratis USt-IdNr.-controle verzorgt de bevestiging. |
| Intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel (§ 14a Abs. 4) | Daarnaast de in § 1b Abs. 2 en 3 genoemde kenmerken | Leeftijd en afgelegde afstand horen op het document, niet in een bijlage. |
| Gutschrift — self-billing (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10, § 14 Abs. 2 Satz 5) | Het woord „Gutschrift" | Moet vooraf zijn overeengekomen; zij verliest de werking van een factuur zodra de ontvanger van de Gutschrift het document betwist. |
| Differenzbesteuerung op grond van § 25a (§ 14a Abs. 6) | Een van de vermeldingen „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung", „Kunstgegenstände/Sonderregelung" of „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung" | Geen afzonderlijke belastingvermelding (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 is in de gevallen van § 25a Abs. 3 en 4 niet van toepassing). De marge wordt niet bekendgemaakt. |
| Reisdiensten op grond van § 25 — de margeregeling (§ 14a Abs. 6) | De vermelding „Sonderregelung für Reisebüros" | Ook hier geen afzonderlijke belastingvermelding in de gevallen van § 25 Abs. 3. |
| Intracommunautaire driehoekstransactie op grond van § 25b Abs. 2 (§ 14a Abs. 7) | Een verwijzing naar de driehoekstransactie en naar de belastingschuld van de laatste afnemer, plus beide USt-IdNr. | Geen afzonderlijke belastingvermelding. |
Als een gegeven ontbreekt: gevolgen en correctie
Eerst de positie van de ontvanger. Omdat § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG het bezit vereist van een overeenkomstig §§ 14 en 14a opgemaakte factuur, stelt een factuur waaraan een verplicht gegeven ontbreekt de Vorsteuerabzug daaruit ter discussie. In de praktijk trekt een zorgvuldige boekhouding er niets uit af en betaalt zij niet; de factuur gaat terug naar de leverancier. Let op de asymmetrie: de leverancier is de Umsatzsteuer over de prestatie hoe dan ook verschuldigd, er wordt dus niets bespaard door gegevens weg te laten.
De correctie is qua vorm eenvoudig. § 31 Abs. 5 UStDV staat toe een factuur te corrigeren wanneer zij niet alle gegevens van § 14 Abs. 4 of § 14a bevat, of wanneer gegevens daarin onjuist zijn. Alleen de ontbrekende of onjuiste gegevens hoeven te worden verzonden, door een document dat specifiek en ondubbelzinnig op de oorspronkelijke factuur betrekking heeft, en dat document moet aan dezelfde eisen van vorm en inhoud voldoen als § 14. Een kort correctiedocument dat het factuurnummer noemt en bijvoorbeeld het Leistungszeitpunkt aanvult, volstaat dus — de hele factuur hoeft niet opnieuw te worden uitgereikt. Is het bedrag zelf fout, dan is de zuivere route een creditnota die het origineel terugdraait en een nieuwe factuur.
Dan de nuance, en het is een echte. Of een correctie terugwerkende kracht heeft, zodat de Vorsteuerabzug in het oorspronkelijke tijdvak staat in plaats van in het tijdvak van de correctie, is onderwerp van uitgebreide rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie en de Bundesfinanzhof, en het hangt ervan af of het oorspronkelijke document al een voor correctie vatbare factuur was — grofweg: of het een opsteller, een ontvanger, een omschrijving van de prestatie, een vergoeding en een afzonderlijk vermeld belastingbedrag noemde — dan wel zo gebrekkig was dat er niets te corrigeren viel. § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG bepaalt daarvan los dat de correctie van een factuur wegens ontbrekende of onjuiste gegevens geen gebeurtenis met terugwerkende kracht is in de zin van § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 en § 233a Abs. 2a AO, wat de procedurele behandeling en de rentegevolgen regelt. Deze twee dingen worden gemakkelijk verward, en de uitkomst in een concreet geval bepaalt in welk jaar de aftrek valt en of er rente loopt. Deze pagina lost dat niet voor u op: waar het tijdvak van uw aftrek daarvan afhangt, laat het door uw Steuerberater bevestigen. KRONENWERK geeft die bevestiging niet.
Dezelfde gegevens, nu in een gestructureerd bestand
Niets hiervan is met de E-Rechnung veranderd; het is verhuisd. Sinds 1 januari 2025 moet elke in Duitsland gevestigde onderneming een e-factuur volgens EN 16931 kunnen ontvangen, en de plicht om er voor binnenlandse B2B-prestaties een te versturen komt gefaseerd tot stand via overgangstermijnen tot eind 2027 — met de door het BMF beschreven verlichtingen voor kleinere omzetten en voor EDI — en geldt algemeen vanaf 2028. De verplichte gegevens zijn ongewijzigd; ze zijn alleen nu velden in een XML-document dat een machine leest. Een ontbrekend Leistungszeitpunkt dat een menselijk oog over het hoofd had kunnen zien, is in XRechnung en in ZUGFeRD een validatiefout, wat een als ergernis vermomde verbetering is. Kleinbetragsrechnungen tot 250 euro, vervoerbewijzen en veel op grond van § 4 Nr. 8 tot 29 UStG vrijgestelde prestaties blijven buiten de uitreikplicht. De pagina over de E-Rechnung in Duitsland noemt de data, en XRechnung vs ZUGFeRD vergelijkt beide formaten; de gratis e-factuurcontrole valideert een bestand zonder account.
Hoe KRONENWERK hiermee omgaat
ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN KRONENWERK controleert de verplichte gegevens van § 14 UStG voordat een factuur haar nummer krijgt en weigert, onder vermelding van de regel, wanneer er een ontbreekt — aan een onvolledig document wordt geen nummer besteed. Het draagt de gevallen normaal tarief, verlaagd tarief, vrijgesteld, verlegging, intracommunautair en Kleinunternehmer met de vermeldingen die § 14a voor elk voorschrijft. Het maakt en valideert XRechnung en ZUGFeRD tegen EN 16931 en de Duitse CIUS vóór de nummertoekenning, en leest inkomende E-Rechnungen in als inkoopfacturen met het originele bestand erbij. Uitgereikte documenten zijn bevroren, correcties zijn creditnota's, en de nummering heeft geen gaten. De hosting staat in Frankfurt met een openbaar Auftragsverarbeitungsvertrag. Niet aanwezig: er is geen DATEV-koppeling en geen SKR03 of SKR04, geen ELSTER-aangifte, geen salarisadministratie en geen belastingadvies; de tarieven geeft u op, de software raadt ze nooit. Vier abonnementen vanaf 29 € per maand, op de prijspagina — geen gratis abonnement en geen proefperiode. Zie facturen en de Duitsland-pagina.
Veelgestelde vragen
Moet het Leistungszeitpunkt ook worden vermeld als het gelijk is aan de factuurdatum?
Ja — Nr. 6 is een zelfstandig verplicht gegeven en het document moet het noemen. Een regel die zegt dat het Leistungsdatum gelijk is aan het Rechnungsdatum voldoet daaraan. § 31 Abs. 4 UStDV staat bovendien de kalendermaand van uitvoering toe in plaats van een exacte dag.
Hoe hoog is de grens van de Kleinbetragsrechnung precies, en is die bruto of netto?
§ 33 UStDV geldt voor een factuur waarvan het totaalbedrag niet meer dan 250 euro bedraagt. Dat totaal is het brutobedrag inclusief Umsatzsteuer. Voor prestaties op grond van §§ 3c, 6a of 13b UStG geldt het nooit.
Op de factuur van mijn leverancier staat alleen „adviesdiensten". Kan ik de Vorsteuer aftrekken?
Een omschrijving waarmee de prestatie niet is te identificeren voldoet niet aan Nr. 5, en aftrekken op die basis is een risico dat u meeneemt naar de volgende controle. Vraag om een gecorrigeerd document op grond van § 31 Abs. 5 UStDV — dat kan een korte aanvulling zijn die specifiek naar de factuur verwijst, geen volledig nieuwe.
Als de leverancier de factuur corrigeert, krijg ik de aftrek dan terug in het oorspronkelijke jaar?
Mogelijk, en dit is het werkelijk onbesliste terrein. Het hangt ervan af of het oorspronkelijke document al een voor correctie vatbare factuur was, en § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG behandelt de correctie als geen gebeurtenis met terugwerkende kracht voor § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 en § 233a Abs. 2a AO. Laat het tijdvak door uw Steuerberater bevestigen voordat u ernaar handelt. KRONENWERK beslist dat niet.
Is een „Gutschrift" hetzelfde als een creditnota?
Nee, en de overlap veroorzaakt echte problemen. In § 14 UStG is een Gutschrift een door de ontvanger op grond van een voorafgaande afspraak opgemaakte factuur, en het woord moet erop staan. Een document dat een eerdere factuur terugdraait is een correctie; noem het Rechnungskorrektur of Stornorechnung, zodat de twee niet worden verward.
Houdt KRONENWERK mij tegen als ik een factuur zonder een verplicht gegeven wil uitreiken?
Ja. De controle loopt vóór de toekenning van het nummer en de weigering noemt de regel die niet is gehaald, zodat het document wordt hersteld in plaats van gestorneerd. Wat het niet doet: uw tarief kiezen, beslissen of de verleggingsregeling geldt, of belastingadvies geven — dat blijft bij u en uw Steuerberater.
Bronnen
- § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen, gesetze-im-internet.de — geraadpleegd op
- § 14a UStG — Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen, gesetze-im-internet.de — geraadpleegd op
- § 15 UStG — Vorsteuerabzug, gesetze-im-internet.de — geraadpleegd op
- § 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge, gesetze-im-internet.de — geraadpleegd op
- § 31 UStDV — Angaben in der Rechnung, gesetze-im-internet.de — geraadpleegd op
- Bundesministerium der Finanzen — FAQ zur obligatorischen E-Rechnung — geraadpleegd op