Kleinunternehmer-factuur volgens § 19 UStG: geen Umsatzsteuer, de vermelding, E-Rechnung

Een Kleinunternehmer volgens § 19 UStG verkoopt zonder Umsatzsteuer, en dat ene feit verandert de factuur op meerdere plaatsen tegelijk: geen belastingtarief, geen belastingbedrag, een zin op het document die uitlegt waarom, een kortere lijst met vermeldingen dan bij een gewone Duitse factuur, en geen Vorsteuer die op inkopen terugkomt. Sinds 1 januari 2025 geldt nog tweeërlei. De omzetgrenzen zijn door de Jahressteuergesetz 2024 opnieuw vastgesteld, en de Duitse E-Rechnung-plicht kwam daarmee mee. Deze pagina zet uiteen wat de wet vandaag zegt, wat de factuur moet dragen, wat er gebeurt op het moment dat een grens wordt overschreden, en waar de E-Rechnung-plicht een Kleinunternehmer precies wel en niet raakt. KRONENWERK is een softwarehuis en geen Steuerberater; de cijfers hieronder zijn die van de wet, maar uw eigen geval hoort bij uw Steuerberater.

Wat § 19 UStG werkelijk doet

Lees de eerste zin van § 19 lid 1 UStG nauwkeurig, want de formulering is veranderd en die verandering heeft gevolgen. Een omzet die door een in Duitsland gevestigde ondernemer wordt behaald "ist steuerfrei" — is vrijgesteld — wanneer de Gesamtumsatz in het voorgaande kalenderjaar niet meer dan 25 000 euro bedroeg en in het lopende kalenderjaar 100 000 euro niet overschrijdt. Vóór 2025 stond in de wet dat de belasting "wird nicht erhoben", niet werd geheven. De overgang van "niet geheven" naar "vrijgesteld" is niet cosmetisch: vrijstelling is precies de categorie waarmee § 15 lid 2 zin 1 nr. 1 UStG de Vorsteuerabzug uitsluit, en het is de categorie die de EU-kleineondernemersregeling in de hele Unie gebruikt.

Dezelfde zin van § 19 lid 1 zet vervolgens een reeks gewone verplichtingen uit. De regels over vrijgestelde intracommunautaire leveringen, de optie tot belastingheffing van § 9, de plicht om het USt-IdNr. op een factuur te vermelden volgens § 14a en — die de meeste bedrijven het sterkst opvalt — de aangifteverplichtingen van § 18 lid 1 tot 4 UStG zijn niet van toepassing. Dat is de wettelijke grondslag voor de bekende stelling dat een Kleinunternehmer geen Umsatzsteuervoranmeldung indient. Twee dingen blijven uitdrukkelijk overeind: het Finanzamt kan nog steeds een aangifte verlangen op grond van § 149 lid 1 zin 2 AO, en § 18 lid 4a houdt zijn eigen gevallen in stand, bijvoorbeeld wanneer het bedrijf als afnemer bij verlegging de belasting verschuldigd is. De vrijstelling is ook niet automatisch in de zin van onomkeerbaar: volgens § 19 lid 3 kan een ondernemer tegenover het Finanzamt afstand verklaren, wat hem dan ten minste vijf kalenderjaren bindt.

De twee omzetgrenzen sinds 1 januari 2025

Aan beide voorwaarden moet tegelijk zijn voldaan. De Gesamtumsatz is gedefinieerd in § 19 lid 2 UStG: de op ontvangen vergoedingen berekende som van de belastbare omzetten, verminderd met bepaalde vrijgestelde omzetten, waarbij omzetten met bedrijfsmiddelen buiten beschouwing blijven. Omdat de omzet sinds 2025 zelf vrijgesteld is, gaat het om nettobedragen.

Het moment waarop een grens wordt overschreden

De toets van 100 000 euro is degene die bedrijven verrast, en hij gedraagt zich anders dan de 50 000 euro die hij vervangt. Het oude bedrag was een prognose aan het begin van het jaar; was de prognose eerlijk opgesteld, dan was overschrijding tijdens het jaar onschadelijk. Het nieuwe is geen prognose. De wet schrijft "im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet" in de tegenwoordige tijd, en het effect is onmiddellijk: juist de omzet waarmee het totaal boven 100 000 euro uitkomt, valt al buiten de vrijstelling en onder de normale heffing, terwijl alles wat daarvóór is gefactureerd vrijgesteld blijft. Er is geen respijttermijn en geen afrekening aan het einde van het jaar. Dezelfde onmiddellijke omslag geldt voor de 25 000 euro in een eerste jaar van de activiteit.

Praktisch maakt dit de lopende omzet tot een getal dat een Kleinunternehmer in de gaten moet houden in plaats van in maart te berekenen. Het betekent ook dat één grote opdracht een jaar in tweeën kan snijden: facturen vóór de drempel dragen de vermelding van § 19 en geen belasting, facturen daarna dragen een tarief en een belastingbedrag en hebben de volledige vermeldingen van § 14 UStG nodig. De 25 000 euro in een jaar overschrijden heeft een andere vorm — het schaadt dat jaar niet, maar beëindigt de vrijstelling voor het volgende. Waar de grens in uw jaar valt, is een vraag voor uw Steuerberater en niet voor software.

Wat een Kleinunternehmer-factuur moet tonen

De vermeldingen staan niet in § 14 lid 4 UStG maar in § 34a UStDV, een vereenvoudiging op grond van § 14 lid 6 nr. 3 UStG met als opschrift "Rechnungen von Kleinunternehmern". Een factuur over omzetten die volgens § 19 lid 1 vrijgesteld zijn, moet ten minste zes dingen bevatten: de volledige naam en het volledige adres van de presterende ondernemer en van de afnemer; het door het Finanzamt afgegeven Steuernummer, of het door het Bundeszentralamt für Steuern afgegeven USt-IdNr. of Kleinunternehmer-Identifikationsnummer; de datum van afgifte; de hoeveelheid en de handelsgebruikelijke benaming van de geleverde goederen of de omvang en aard van de dienst; de vergoeding in één bedrag samen met een vermelding dat de kleineondernemersvrijstelling van § 19 UStG geldt; en, wanneer de afnemer of een derde het document opstelt, het woord "Gutschrift".

Twee lezingen van die lijst zijn de moeite waard. Ten eerste, wat de lijst niet bevat: geen afzonderlijk belastingtarief en geen belastingbedrag, wat juist de hele bedoeling is, en zij verlangt noch het doorlopende factuurnummer dat § 14 lid 4 nr. 4 van een gewone factuur eist, noch het tijdstip van de prestatie. Dat is uitsluitend het minimum vanuit de Umsatzsteuer bezien. Administratieverplichtingen uit de GoBD en aan de inkomstenbelastingkant van het bedrijf verdwijnen niet doordat de btw-kant is vereenvoudigd, en vrijwel elke Kleinunternehmer nummert zijn facturen toch al — de boekhouding van een zakelijke klant verwacht een nummer, en een ononderbroken reeks is het goedkoopste bewijs dat er niets is verwijderd. § 34a zelf laat §§ 33 en 34 UStDV onaangetast en past § 31 overeenkomstig toe.

Ten tweede de vermelding. De wet vraagt om een vermelding van de vrijstelling, niet om een toverformule. Een regel als "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" doet het werk; het Nederlandse equivalent ook op een in het Nederlands opgesteld document, mits de Duitse bepaling wordt genoemd. Wat niet optioneel is, is het ontbreken van een belastingregel. § 14c UStG is hier onverbiddelijk: een ondernemer die een belastingbedrag vermeldt dat hij niet verschuldigd is, is dat bedrag alleen al op grond van het document aan het Finanzamt verschuldigd, en eruit komen betekent de factuur corrigeren en, in het geval van § 14c lid 2, een schriftelijk verzoek bij het Finanzamt indienen. Voor een Kleinunternehmer is dit de duurste fout die er is, en het is altijd een opmaakfout. De algemene lijst met vermeldingen van een belaste factuur staat op de pagina over verplichte factuurvermeldingen.

Geen Vorsteuer, en wat dat kost

§ 15 lid 2 zin 1 nr. 1 UStG sluit de Vorsteuerabzug uit voor goederen en diensten die worden gebruikt voor het verrichten van vrijgestelde omzetten, en de uitzonderingen van § 15 lid 3 reiken niet tot § 19. De Umsatzsteuer op alles wat het bedrijf inkoopt — de laptop, de bestelbus, de factuur van de onderaannemer, het softwareabonnement — is dus een kostenpost en geen vordering. § 19 lid 6 voegt één uitzondering in de andere richting toe: de vrijstelling geldt niet voor intracommunautaire leveringen van nieuwe vervoermiddelen.

Of die ruil de moeite waard is, is rekenwerk, en het hangt af van wie de klanten zijn. Een bedrijf dat aan consumenten verkoopt, houdt een prijsvoordeel, want de klant betaalt hetzelfde en er verlaat geen belasting het bedrijf. Een bedrijf dat aan andere bedrijven verkoopt, wint niets met de vrijstelling — de klant had de belasting toch teruggekregen — en verliest de voorbelasting op de eigen inkopen. Een bedrijf dat op het punt staat zwaar te investeren, verliest het meest. Dit is precies de rekensom die een Steuerberater op één middag maakt, en het is de reden dat § 19 lid 3 bestaat.

E-Rechnung: ontvangen is al verplicht, uitreiken niet

Dit is het deel van het onderwerp waar het antwoord werkelijk twee kanten heeft en waar gokken duur uitpakt. Sinds 1 januari 2025 definieert § 14 lid 1 UStG een E-Rechnung als een factuur die in een gestructureerd elektronisch formaat wordt opgesteld, verzonden en ontvangen, die elektronische verwerking mogelijk maakt en die voldoet aan EN 16931. Een per e-mail verzonden PDF is in die zin geen elektronische factuur meer; het is een "sonstige Rechnung".

Ontvangen. De vragen-en-antwoordenpagina van het BMF over de verplichte E-Rechnung beantwoordt dit in de stand van maart 2026 zonder voorbehoud. Sinds 1 januari 2025 moet elk binnenlands bedrijf een E-Rechnung kunnen ontvangen, en uitzonderingen zijn niet voorzien, omdat uitzonderingen afbakeningsproblemen zouden scheppen. Dezelfde pagina noemt Kleinunternehmer uitdrukkelijk: zij zijn vrijgesteld van het uitreiken van een E-Rechnung maar moeten er niettemin een kunnen ontvangen. Zij zegt ook wat "kunnen ontvangen" ten minste betekent — een e-mailpostbus volstaat. Uw leverancier heeft uw instemming niet nodig om u er een te sturen, want § 14 lid 1 zin 5 UStG laat het instemmingsvereiste vervallen overal waar op de leverancier de uitreikplicht van § 14 lid 2 zin 2 nr. 1 rust.

Uitreiken. De laatste zin van § 34a UStDV zegt het duidelijk: een factuur volgens die bepaling mag, in afwijking van § 14 lid 2 zin 2 UStG, altijd als "sonstige Rechnung" worden verzonden. De BMF-pagina noemt prestaties die door Kleinunternehmer worden verricht onder de gevallen waarin een factuur niet als E-Rechnung hoeft te worden uitgereikt. Een Kleinunternehmer mag voor zijn eigen omzetten volgens § 19 dus papier of PDF blijven versturen, en deze uitzondering is geen overgangsregeling die afloopt — zij staat in de verordening en niet in de overgangsbepaling. Wat wel afloopt is de algemene overgangsregeling van § 27 lid 38 UStG, die andere bedrijven toestaat tot 31 december 2026 papier of een ongestructureerd elektronisch formaat te versturen, dit verlengt tot 31 december 2027 voor een bedrijf waarvan de Gesamtumsatz in het voorgaande kalenderjaar niet meer dan 800 000 euro bedroeg, en overeengekomen EDI-procedures toelaat tot 31 december 2027.

Drie randgevallen vragen om voorzichtigheid in plaats van stelligheid. De BMF-pagina merkt zelf op dat een Kleinunternehmer die overgaat naar de Regelbesteuerung vanaf dat moment, onder de overige voorwaarden, verplicht is E-Rechnungen uit te reiken — de uitzondering volgt dus de status, en de status kan volgens de hierboven beschreven 100 000-euroregel midden in het jaar veranderen. Het uitgewerkte standpunt van de administratie staat in de BMF-Schreiben van 15 oktober 2024 en 15 oktober 2025 en niet in de FAQ, en beroepsorganisaties hebben publiekelijk om nadere verduidelijking gevraagd over hoe de Kleinunternehmer-regels en de E-Rechnung-regels in elkaar grijpen. En een gepland transactiegebonden meldsysteem wordt in hetzelfde BMF-materiaal aangekondigd als iets dat later wettelijk wordt geregeld, waarbij de huidige regels dan opnieuw worden bezien. Beschouw de twee stellingen hierboven — ontvangen ja, uitreiken nee — als vaststaand, en alles aan de randen als een vraag die u met uw eigen feiten aan uw Steuerberater voorlegt. Onze pagina over de Duitse E-Rechnung volgt de termijnen, en XRechnung vs ZUGFeRD legt de twee formaten uit die u waarschijnlijk krijgt toegestuurd.

Nog een praktisch punt over het ontvangen. Bij een hybride formaat zoals ZUGFeRD is het gestructureerde XML-deel nu het leidende deel: wijken het XML en het zichtbare beeld van elkaar af, dan is het XML doorslaggevend. Het bestand lezen in plaats van het beeld is daarom geen gemak, maar de plaats waar de juridisch doorslaggevende cijfers staan. Elk bestand dat u is toegestuurd, kunt u met de gratis E-Rechnung-controle zonder account toetsen.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN KRONENWERK stelt Kleinunternehmer-facturen op zonder Umsatzsteuer en met de vereiste vermelding van § 19 UStG, en het controleert de vermeldingen van § 14 UStG voordat een factuur haar nummer krijgt. Het stelt XRechnung en ZUGFeRD op en valideert ze tegen EN 16931 en de Duitse CIUS vóór de nummering, en leest binnenkomende ZUGFeRD-, XRechnung-, Factur-X- en UBL-bestanden in inkoopfacturen in met het originele bestand als bijlage — wat aan de ontvangstkant precies is wat een Kleinunternehmer nodig heeft. Uitgereikte documenten zijn bevroren met een sluitende nummering; correcties zijn creditnota's. Applicatie en database staan in Frankfurt, met een openbaar Auftragsverarbeitungsvertrag. Niet gedaan: er is geen DATEV-koppeling en geen SKR03 of SKR04, geen ELSTER-indiening van welke aard dan ook — er wordt hiervandaan dus geen Umsatzsteuervoranmeldung ingediend, waarbij een Kleinunternehmer er doorgaans toch al geen indient, aangezien § 19 lid 1 zin 2 UStG de aangifteverplichtingen van § 18 lid 1 tot 4 uitsluit — geen salarisadministratie, en geen belastingadvies. Vier abonnementen vanaf 29 € per maand op de prijzenpagina; er is geen gratis abonnement en geen proefperiode. Zie ook facturen en de Duitsland-pagina.