Faktura Kleinunternehmer wg § 19 UStG: bez Umsatzsteuer, adnotacja, E-Rechnung

Kleinunternehmer w rozumieniu § 19 UStG sprzedaje bez Umsatzsteuer, a ten jeden fakt zmienia fakturę w kilku miejscach naraz: brak stawki podatku, brak kwoty podatku, zdanie na dokumencie wyjaśniające dlaczego, krótsza lista danych niż w zwykłej niemieckiej fakturze oraz brak Vorsteuer odzyskiwanej od zakupów. Od 1 stycznia 2025 roku prawdziwe są jeszcze dwie rzeczy. Progi obrotu zostały napisane na nowo przez Jahressteuergesetz 2024, a wraz z nimi pojawił się niemiecki obowiązek E-Rechnung. Ta strona przedstawia, co ustawa mówi dzisiaj, co musi nieść faktura, co dzieje się w chwili przekroczenia progu oraz gdzie dokładnie obowiązek E-Rechnung dotyka Kleinunternehmera, a gdzie nie. KRONENWERK jest producentem oprogramowania, a nie Steuerberaterem; liczby poniżej pochodzą z ustawy, ale Państwa własna sprawa należy do Państwa Steuerberatera.

Co § 19 UStG faktycznie robi

Proszę uważnie przeczytać pierwsze zdanie § 19 ust. 1 UStG, ponieważ jego brzmienie się zmieniło, a ta zmiana ma konsekwencje. Obrót zrealizowany przez przedsiębiorcę mającego siedzibę w Niemczech „ist steuerfrei" — jest zwolniony — jeżeli Gesamtumsatz w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 25 000 euro i w bieżącym roku kalendarzowym nie przekracza 100 000 euro. Przed 2025 rokiem ustawa mówiła, że podatku „wird nicht erhoben", nie pobiera się. Przejście od „niepobierania" do „zwolnienia" nie jest kosmetyczne: zwolnienie to dokładnie ta kategoria, przy pomocy której § 15 ust. 2 zd. 1 nr 1 UStG wyłącza Vorsteuerabzug, i jest to kategoria, którą unijna procedura dla małych przedsiębiorstw stosuje w całej Unii.

To samo zdanie § 19 ust. 1 wyłącza następnie szereg zwykłych obowiązków. Przepisy o zwolnionych dostawach wewnątrzwspólnotowych, rezygnacja ze zwolnień z § 9, obowiązek podania USt-IdNr. na fakturze według § 14a oraz — ten, który zauważa większość firm — obowiązki deklaracyjne z § 18 ust. 1 do 4 UStG nie znajdują zastosowania. To jest podstawa prawna powszechnie powtarzanego stwierdzenia, że Kleinunternehmer nie składa Umsatzsteuervoranmeldung. Dwie rzeczy wyraźnie pozostają w mocy: Finanzamt nadal może zażądać deklaracji na podstawie § 149 ust. 1 zd. 2 AO, a § 18 ust. 4a zachowuje własne przypadki, na przykład gdy firma jest zobowiązana do zapłaty podatku jako nabywca przy odwrotnym obciążeniu. Zwolnienie nie jest też automatyczne w tym sensie, że byłoby nieodwracalne: zgodnie z § 19 ust. 3 przedsiębiorca może złożyć wobec Finanzamtu oświadczenie o rezygnacji, które wiąże go wówczas przez co najmniej pięć lat kalendarzowych.

Dwa progi obrotu od 1 stycznia 2025 roku

Oba warunki muszą być spełnione jednocześnie. Gesamtumsatz jest zdefiniowany w § 19 ust. 2 UStG: suma obrotów podlegających opodatkowaniu obliczona według otrzymanych zapłat, pomniejszona o określone obroty zwolnione, przy czym obroty ze składnikami majątku trwałego pozostają poza rachunkiem. Ponieważ od 2025 roku obrót sam jest zwolniony, chodzi o kwoty netto.

Chwila, w której próg zostaje przekroczony

Test 100 000 euro jest tym, który zaskakuje firmy, i zachowuje się inaczej niż 50 000 euro, które zastąpił. Dawna kwota była prognozą sporządzaną na początku roku; jeśli prognoza była rzetelna, przekroczenie jej w trakcie roku nie szkodziło. Nowa nie jest prognozą. Ustawa pisze „im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet" w czasie teraźniejszym, a skutek jest natychmiastowy: właśnie ten obrót, którym suma przekracza 100 000 euro, znajduje się już poza zwolnieniem i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych, podczas gdy wszystko zafakturowane przed nim pozostaje zwolnione. Nie ma okresu karencji ani rozliczenia na koniec roku. To samo natychmiastowe przejście dotyczy kwoty 25 000 euro w pierwszym roku działalności.

W praktyce czyni to obrót bieżący liczbą, którą Kleinunternehmer musi mieć na oku, a nie obliczać w marcu. Oznacza to również, że jedno duże zlecenie może przeciąć rok na dwoje: faktury sprzed progu niosą adnotację o § 19 i żadnego podatku, faktury po nim niosą stawkę i kwotę podatku oraz wymagają pełnych danych z § 14 UStG. Przekroczenie 25 000 euro w roku ma inny kształt — nie szkodzi temu rokowi, ale kończy zwolnienie dla następnego. Gdzie w Państwa roku przebiega granica, to pytanie do Państwa Steuerberatera, a nie do oprogramowania.

Co musi zawierać faktura Kleinunternehmera

Dane nie znajdują się w § 14 ust. 4 UStG, lecz w § 34a UStDV, uproszczeniu wydanym na podstawie § 14 ust. 6 nr 3 UStG i zatytułowanym „Rechnungen von Kleinunternehmern". Faktura dotycząca obrotów zwolnionych według § 19 ust. 1 musi zawierać co najmniej sześć rzeczy: pełną nazwę i pełny adres świadczącego przedsiębiorcy oraz odbiorcy świadczenia; Steuernummer nadany przez Finanzamt albo USt-IdNr. lub Kleinunternehmer-Identifikationsnummer nadany przez Bundeszentralamt für Steuern; datę wystawienia; ilość i handlowe określenie dostarczonych towarów albo zakres i rodzaj usługi; wynagrodzenie w jednej kwocie wraz z adnotacją, że stosuje się zwolnienie dla małych przedsiębiorców z § 19 UStG; oraz, gdy dokument wystawia odbiorca świadczenia lub osoba trzecia, słowo „Gutschrift".

Warto zapamiętać dwa odczytania tej listy. Po pierwsze, czego lista nie zawiera: nie ma osobnej stawki podatku ani kwoty podatku, o co właśnie chodzi, i nie wymaga ani kolejnego numeru faktury, którego § 14 ust. 4 nr 4 żąda od zwykłej faktury, ani momentu wykonania świadczenia. To wyłącznie minimum z punktu widzenia Umsatzsteuer. Obowiązki dokumentacyjne wynikające z GoBD oraz z podatkowo-dochodowej strony działalności nie znikają dlatego, że uproszczono stronę podatku obrotowego, a niemal każdy Kleinunternehmer i tak numeruje swoje faktury — księgowość klienta biznesowego oczekuje numeru, a nieprzerwana sekwencja jest najtańszym dowodem na to, że niczego nie usunięto. Sam § 34a pozostawia §§ 33 i 34 UStDV nienaruszone i stosuje odpowiednio § 31.

Po drugie, adnotacja. Ustawa wymaga wskazania na zwolnienie, a nie magicznej formuły. Wiersz taki jak „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" spełnia swoje zadanie; polski odpowiednik również na dokumencie sporządzonym po polsku, pod warunkiem że niemiecki przepis zostanie nazwany. Nieopcjonalny jest natomiast brak wiersza z podatkiem. § 14c UStG jest tu bezlitosny: przedsiębiorca, który wykaże kwotę podatku, której nie jest winien, jest winien tę kwotę Finanzamtowi już na podstawie samego dokumentu, a wyjście z tego wymaga skorygowania faktury oraz, w przypadku § 14c ust. 2, pisemnego wniosku do Finanzamtu. Dla Kleinunternehmera to najdroższy możliwy błąd i zawsze jest to błąd formatowania. Ogólna lista danych faktury opodatkowanej znajduje się na stronie o obowiązkowych elementach faktury.

Brak Vorsteuer i co to kosztuje

§ 15 ust. 2 zd. 1 nr 1 UStG wyłącza Vorsteuerabzug dla towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania obrotów zwolnionych, a wyjątki z § 15 ust. 3 nie sięgają § 19. Umsatzsteuer od wszystkiego, co firma kupuje — laptopa, samochodu dostawczego, faktury podwykonawcy, abonamentu na oprogramowanie — jest więc kosztem, a nie roszczeniem. § 19 ust. 6 dodaje jeden wyjątek w drugą stronę: zwolnienie nie obejmuje wewnątrzwspólnotowych dostaw nowych pojazdów.

To, czy ta wymiana się opłaca, jest arytmetyką i zależy od tego, kim są klienci. Firma sprzedająca konsumentom zachowuje przewagę cenową, ponieważ klient płaci tyle samo, a żaden podatek nie opuszcza firmy. Firma sprzedająca innym firmom nie zyskuje na zwolnieniu nic — klient i tak odzyskałby podatek — a traci podatek naliczony od własnych zakupów. Firma stojąca przed dużymi inwestycjami traci najwięcej. To dokładnie ten rachunek, który Steuerberater wykonuje w jedno popołudnie, i właśnie dlatego istnieje § 19 ust. 3.

E-Rechnung: odbiór jest już obowiązkowy, wystawianie nie

To ta część tematu, w której odpowiedź ma naprawdę dwie strony i w której zgadywanie kosztuje. Od 1 stycznia 2025 roku § 14 ust. 1 UStG definiuje E-Rechnung jako fakturę wystawioną, przesłaną i odebraną w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym przetwarzanie elektroniczne i zgodnym z normą EN 16931. PDF wysłany pocztą elektroniczną nie jest już w tym sensie fakturą elektroniczną; jest „sonstige Rechnung".

Odbiór. Strona pytań i odpowiedzi BMF o obowiązkowej E-Rechnung odpowiada na to w stanie z marca 2026 roku bez zastrzeżeń. Od 1 stycznia 2025 roku każde krajowe przedsiębiorstwo musi być w stanie odebrać E-Rechnung i nie przewidziano żadnych wyjątków, ponieważ wyjątki tworzyłyby problemy z rozgraniczeniem. Ta sama strona wymienia Kleinunternehmerów wprost: są zwolnieni z wystawiania E-Rechnung, ale mimo to muszą być w stanie ją odebrać. Podaje też, co „móc odebrać" oznacza w minimalnym zakresie — wystarczy skrzynka poczty elektronicznej. Państwa dostawca nie potrzebuje Państwa zgody, aby ją przysłać, ponieważ § 14 ust. 1 zd. 5 UStG znosi wymóg zgody wszędzie tam, gdzie na dostawcy ciąży obowiązek wystawienia z § 14 ust. 2 zd. 2 nr 1.

Wystawianie. Ostatnie zdanie § 34a UStDV mówi to wprost: faktura według tego przepisu może, w odstępstwie od § 14 ust. 2 zd. 2 UStG, zawsze zostać przesłana jako „sonstige Rechnung". Strona BMF wymienia świadczenia wykonywane przez Kleinunternehmerów wśród przypadków, w których faktura nie musi być wystawiona jako E-Rechnung. Kleinunternehmer może więc nadal wysyłać papier lub PDF za własne obroty według § 19, a ten wyjątek nie jest rozwiązaniem przejściowym, które wygaśnie — znajduje się w rozporządzeniu, a nie w przepisie przejściowym. Wygasa natomiast ogólne przejście z § 27 ust. 38 UStG, które pozwala innym firmom wysyłać papier lub nieustrukturyzowany format elektroniczny do 31 grudnia 2026 roku, przedłuża to do 31 grudnia 2027 roku dla firmy, której Gesamtumsatz w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 800 000 euro, i dopuszcza uzgodnione procedury EDI do 31 grudnia 2027 roku.

Trzy obszary graniczne wymagają ostrożności zamiast pewności. Sama strona BMF zauważa, że Kleinunternehmer przechodzący na Regelbesteuerung staje się od tego momentu zobowiązany do wystawiania E-Rechnungen, z zastrzeżeniem pozostałych warunków — wyjątek idzie więc za statusem, a status może zmienić się w środku roku zgodnie z opisaną wyżej regułą 100 000 euro. Szczegółowe stanowisko administracji znajduje się w BMF-Schreiben z 15 października 2024 roku i 15 października 2025 roku, a nie w FAQ, zaś organizacje zawodowe publicznie poprosiły o dalsze wyjaśnienie, jak zazębiają się przepisy o Kleinunternehmerach i przepisy o E-Rechnung. A planowany system raportowania transakcji jest w tym samym materiale BMF zapowiadany jako coś, co zostanie uregulowane ustawowo później, przy czym obecne przepisy mają wtedy zostać ponownie rozpatrzone. Proszę traktować dwa powyższe twierdzenia — odbierać tak, wystawiać nie — jako ustalone, a wszystko na obrzeżach jako pytanie do Państwa Steuerberatera z Państwa własnym stanem faktycznym przed oczami. Nasza strona o niemieckiej E-Rechnung śledzi terminy, a XRechnung vs ZUGFeRD wyjaśnia dwa formaty, które prawdopodobnie Państwo otrzymają.

Jeszcze jedna praktyczna uwaga o odbiorze. W formacie hybrydowym takim jak ZUGFeRD ustrukturyzowana część XML jest teraz częścią wiodącą: gdy XML i widoczny obraz się różnią, rozstrzyga XML. Czytanie pliku zamiast obrazu nie jest zatem wygodą, lecz miejscem, w którym znajdują się prawnie miarodajne liczby. Każdy przysłany Państwu plik mogą Państwo sprawdzić bezpłatnym narzędziem do kontroli E-Rechnung bez zakładania konta.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI KRONENWERK wystawia faktury Kleinunternehmera bez Umsatzsteuer i z wymaganą adnotacją o § 19 UStG oraz sprawdza dane z § 14 UStG, zanim faktura otrzyma swój numer. Wystawia i waliduje XRechnung oraz ZUGFeRD względem EN 16931 i niemieckiego CIUS przed nadaniem numeru, a przychodzące pliki ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X i UBL wczytuje do faktur zakupowych z załączonym plikiem oryginalnym — co po stronie odbioru jest dokładnie tym, czego Kleinunternehmer potrzebuje. Wystawione dokumenty są zamrożone, z numeracją bez luk; korekty są notami kredytowymi. Aplikacja i baza danych są hostowane we Frankfurcie, z publicznym Auftragsverarbeitungsvertrag. Czego nie ma: nie ma interfejsu DATEV ani SKR03 czy SKR04, nie ma żadnego przesyłania przez ELSTER — stąd nie jest więc składana żadna Umsatzsteuervoranmeldung, przy czym Kleinunternehmer i tak zasadniczo żadnej nie składa, ponieważ § 19 ust. 1 zd. 2 UStG wyłącza obowiązki deklaracyjne z § 18 ust. 1 do 4 — nie ma kadr i płac ani doradztwa podatkowego. Cztery plany od 29 € miesięcznie na stronie cennika; nie ma planu darmowego ani okresu próbnego. Zobacz także faktury oraz stronę o Niemczech.