De tool hierboven stuurt een btw-identificatienummer naar VIES, het VAT Information Exchange System van de Europese Commissie, en toont of de lidstaat die het nummer heeft toegekend het op dit moment bevestigt. Een bevestiging zegt u dat het nummer bestaat en actief is; ze geeft u op zichzelf niet het recht om zonder btw te factureren. De controle gebeurt live en hangt dus af van de bereikbaarheid van de databank van de lidstaat op dat moment.
Wat VIES is
VIES is geen Europese databank van btw-geregistreerde ondernemingen. De FAQ van de Commissie noemt het "een elektronisch middel voor het doorgeven van informatie over btw-registratie" en stelt dat "er geen Europese databank van btw-geregistreerde personen bestaat". Elke aanvraag wordt doorgestuurd naar de lidstaat die het nummer heeft toegekend, en het register van die staat antwoordt; alleen de nationale belastingadministraties kunnen het resultaat wijzigen. De dienst berust op artikel 31 van Verordening (EU) nr. 904/2010.
Wat een geldig antwoord betekent, en wat niet
"Geldig" betekent dat het register van de lidstaat bevestigt dat het nummer op dit moment aan een belastingplichtige is toegekend. Sommige staten geven ook de geregistreerde naam en het adres terug; andere staan dat niet toe, en die velden komen leeg terug. "Ongeldig" betekent dat het register het nummer op dit moment niet herkent, wat ook kan betekenen dat het pas onlangs is toegekend, of dat de onderneming niet is geregistreerd voor intracommunautaire transacties in een staat die deze registraties afzonderlijk bijhoudt.
Het raadplegingsnummer
Als u uw eigen btw-nummer opgeeft als aanvrager, geeft VIES een uniek raadplegingsnummer voor die opzoeking terug. Bewaar het: de Commissie adviseert dat u er "tegenover een belastingadministratie van een lidstaat mee kunt aantonen dat u een bepaald btw-nummer op een bepaald tijdstip hebt gecontroleerd en een bepaald validatieantwoord hebt ontvangen". Een opzoeking zonder aanvragersnummer krijgt een uitspraak, maar geen raadplegingsnummer.
Nummerformaten per land
De tabel volgt de structuur die de Commissie publiceert. Een nummer dat niet in het patroon van zijn land past, wordt afgewezen voordat VIES wordt bevraagd.
| Land | Formaat | Opmerking |
|---|---|---|
| Duitsland | DE999999999 | 9 cijfers |
| Frankrijk | FRXX999999999 | 2 tekens (letters of cijfers) gevolgd door 9 cijfers (SIREN) |
| België | BE0999999999 of BE1999999999 | 10 cijfers; de oude 9-cijferige vorm krijgt een voorloopnul |
| Polen | PL9999999999 | 10 cijfers (NIP) |
| Nederland | NL999999999B99 | 12 tekens; positie 10 is altijd "B" |
| Oostenrijk | ATU99999999 | 9 tekens; het eerste teken na het voorvoegsel is altijd "U" |
| Italië | IT99999999999 | 11 cijfers |
| Spanje | ESX9999999X | 9 tekens; het eerste en het laatste kunnen letters zijn, niet beide cijfers |
| Noord-Ierland | XI999999999 | Gecontroleerd in VIES onder het Protocol; GB-nummers niet |
Spaties, punten en streepjes worden vóór de controle verwijderd, en kleine letters worden aanvaard.
Wanneer VIES niet antwoordt
De beschikbaarheid ligt buiten onze controle. De FAQ van de Commissie erkent dat "sommige delen van het systeem op bepaalde momenten niet beschikbaar kunnen zijn" terwijl lidstaten een back-up van hun databanken maken, en de dienst geeft statussen terug zoals MS_UNAVAILABLE, SERVICE_UNAVAILABLE, TIMEOUT en MS_MAX_CONCURRENT_REQ. De tool toont deze als "niet bereikbaar", nooit als geldig of ongeldig; een mislukte opzoeking zegt niets over het nummer. De Commissie publiceert per land een beschikbaarheidsstatus.
Hoe KRONENWERK hiermee omgaat
Ondersteund met beperkingen Wanneer u een factuur uitreikt aan een zakelijke klant in een andere EU-lidstaat, controleert KRONENWERK het btw-nummer van de klant eerst op vorm en daarna in VIES, en slaat het resultaat (geldig, ongeldig, niet bereikbaar, of niet controleerbaar voor niet-EU-landen) bij de factuur op, samen met de naam en het adres die VIES heeft teruggegeven en het tijdstip van de opzoeking. Het btw-oordeel op de factuur gebruikt dat feit: een factuur met verlegging of nultarief kan niet worden uitgereikt op een nummer dat het register als ongeldig meldt, en een resultaat "niet bereikbaar" wordt op de factuur vastgelegd als een niet-bevestigd nummer en niet stilzwijgend als geldig behandeld. Een bevestigd resultaat wordt 24 uur onthouden. De beperking is VIES zelf: wanneer een lidstaat niet bereikbaar is, kan KRONENWERK het nummer niet bevestigen en doet het ook niet alsof. KRONENWERK bevraagt VIES zonder aanvragersnummer, zodat er geen raadplegingsnummer wordt opgeslagen; als uw belastingadministratie er een verwacht, voer de controle dan uit op de site van de Commissie met uw eigen nummer als aanvrager en bewaar het resultaat. Zie ook grensoverschrijdende e-facturatie en EU-vereisten.
Veelgestelde vragen
Het nummer van mijn klant wordt als ongeldig getoond, maar de klant houdt vol dat het juist is. Wat nu?
Controleer eerst het voorvoegsel en de lengte. Als de controle dan nog mislukt, moet de klant zijn eigen belastingadministratie vragen het nationale register bij te werken; niemand anders kan dat.
Kan ik hier een Brits btw-nummer controleren?
Nee. Sinds 1 januari 2021 dekt VIES alleen Noord-Ierse nummers met het voorvoegsel XI. GB-nummers worden bij de Britse belastingdienst gecontroleerd.
Is een geldig VIES-resultaat voldoende om zonder btw te factureren?
Nee. Het is één bewijselement. De status van de klant, het vervoer van de goederen en uw factuur- en aangifteverplichtingen spelen ook mee; dit vereist professionele bevestiging.