Boekhoudsoftware voor Duitsland: E-Rechnung, GoBD, USt en de belastingadviseur

Boekhoudsoftware voor een Duits bedrijf in 2026 moet drie dingen doen die software van elders vaak niet doet: gestructureerde e-facturen produceren en ontvangen — XRechnung of ZUGFeRD, geen pdf — omdat de E-Rechnungspflicht het gestructureerde bestand tot de factuur heeft gemaakt; records bijhouden zoals de GoBD verwachten, onveranderlijk, traceerbaar, volledig; en de belastingadviseur geven wat de belastingadviseur nodig heeft zonder tweede systeem. Ze moet ook eerlijk zijn over wat ze niet doet: ze dient niets in bij het Finanzamt, ze levert de DATEV-rekeningschema's niet mee, en ze vervangt de Steuerberater niet. Deze pagina zet uiteen wat KRONENWERK voor een Duits bedrijf doet, met de grenzen even duidelijk vermeld als de mogelijkheden.

De factuur is nu een bestand

Sinds 1 januari 2025 moet elk bedrijf in Duitsland een e-factuur kunnen ontvangen in een formaat dat aan EN 16931 voldoet — een XRechnung-XML of een ZUGFeRD-pdf met ingebedde XML — en de verplichting om ze uit te reiken voor binnenlandse B2B-verkopen komt in stappen tot en met 2027 en 2028, met overgangsregels voor kleinere bedrijven. KRONENWERK reikt beide uit: een XRechnung voor een overheids- of zakelijke klant die om pure XML vraagt, een ZUGFeRD-bestand voor alle anderen, omdat een ZUGFeRD een pdf is die een mens leest met dezelfde gegevens als XML erin. Elk uitgereikt document wordt gevalideerd tegen de businessregels van EN 16931 en de Duitse CIUS voordat het een nummer krijgt; een overtreding is een weigering met de regel benoemd, geen waarschuwing achteraf. De pagina's over e-facturatie in Duitsland leggen de verplichting, de formaten en de keuze ertussen in detail uit.

Ontvangen is de helft die mensen vergeten. Een ZUGFeRD of XRechnung van een leverancier komt per e-mail binnen; KRONENWERK leest de XML, toont de bedragen zoals de leverancier ze schreef, en legt de factuur vast met het bestand als bijlage, in afwachting van uw bevestiging. De gratis e-factuurcontrole valideert elk bestand waarover u twijfelt, zonder account.

Records naar de vorm van de GoBD

De GoBD vragen om records die volledig, juist, tijdig, ordelijk en onveranderlijk zijn, met een procedure waarmee een auditor elk cijfer kan terugvolgen naar zijn document. Het ontwerp van KRONENWERK beantwoordt elk punt: een uitgereikte factuur wordt bevroren op het moment dat ze haar nummer krijgt, bewaard als momentopname met haar pdf en XML; een correctie is een creditnota en een nieuwe factuur, nooit een bewerking; het grootboek is alleen-toevoegen en elke post noemt het document waaruit ze kwam; elke handeling draagt wie en wanneer; en bijlagen — bonnetjes, leveranciersfacturen, contracten — staan bij het record waarbij ze horen, met de oorspronkelijke bestandsnaam naast de weergavenaam bewaard. Wat het niet doet, is hiervoor een attest claimen: geen enkel product kan uw boekhouding GoBD-conform verklaren, omdat conformiteit een eigenschap van uw proces is, en de verantwoordelijkheid blijft bij u en uw adviseur.

Umsatzsteuer, en de nummers op het document

Standaard- en verlaagde tarieven, belastingvrije en verlegde verkopen, intracommunautaire leveringen met het USt-IdNr. van de klant op het document gecontroleerd op vorm en met de gratis controle tegen VIES, Kleinunternehmer-facturen zonder btw en met de vereiste zin: elk is een categorie op de regel, en de gegevens van § 14 UStG — het Steuernummer of USt-IdNr. van de verkoper, een doorlopend nummer, de leveringsdatum, het belastingtarief en -bedrag per tarief — worden vóór uitreiking gecontroleerd. Tarieven zijn aan het bedrijf om op te geven; KRONENWERK levert geen tarieventabel mee en beslist niet welk tarief op uw levering van toepassing is.

Wat de software niet doet: ze bereidt de Umsatzsteuervoranmeldung niet voor en dient die niet in via ELSTER. De cijfers per tarief en per categorie staan in de rapporten; de indiening gebeurt op ELSTER of bij uw adviseur.

De Steuerberater

De meeste Duitse kleine bedrijven geven de jaarafsluiting, en vaak de maandelijkse btw-aangifte, aan een Steuerberater die in DATEV werkt. Twee dingen zijn hier van belang. Ten eerste kan de adviseur in het bedrijf worden uitgenodigd: met het kantorenabonnement ziet hij elke cliënt op één scherm en opent hij het uwe met de rechten die u gaf, waarbij de opdracht aan u is om te verlenen en te beëindigen. Ten tweede levert KRONENWERK geen SKR03 of SKR04 mee en heeft het geen DATEV-interface. Zijn eigen Duitse startschema is uitdrukkelijk geen SKR03; een gelicentieerd DATEV-schema kan als rekeningschema worden ingevoerd of geïmporteerd, maar de DATEV-export die de adviseur mogelijk verwacht, bestaat vandaag niet. Als uw adviseur op DATEV staat, regel dat dan voordat u overstapt — het is de ene zin op deze pagina die het meest waard is om tweemaal te lezen.

Waar een Duits bedrijf de tijd terugwint

• Belege. Fotografeer of stuur bonnetjes en leveranciersfacturen door; ze wachten in een inbox met de bedragen gelezen zoals gedrukt. Met een gekoppelde AI-assistent is "buche diese Rechnung auf Vorgang V2026-0142" de hele taak.
• Vorgänge. Een opdracht met haar Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Eingangsrechnungen, foto's en Rechnung in één map — één nummer, binnen de boekhouding. Zie transacties.
• Mahnwesen. Debiteuren gerangschikt naar hoe laat, herinneringen volgens een schema dat het bedrijf zelf bepaalt (vanaf het abonnement Business), en een betaalpagina voor klanten die met kaart betalen zodra ingeschakeld.
• Meerdere bedrijven. Een GmbH en een holding, elk met eigen boeken en een eigen abonnement, waartussen u op één scherm wisselt (abonnement Scale en hoger).

Wat KRONENWERK niet doet in Duitsland

• Geen verzending naar enig overheidsportaal of netwerk: de XRechnung wordt hier geproduceerd; u dient haar in waar uw klant facturen ontvangt.
• Geen SKR03, geen SKR04, geen DATEV-koppeling.
• Geen Umsatzsteuervoranmeldung, geen ELSTER, geen belastingadvies, en geen verzekering dat uw boekhouding op elk punt aan het Duitse recht voldoet.
• Geen goedgekeurde bankkoppeling. Afschriften worden geïmporteerd voor afstemming in plaats van automatisch opgehaald.
• Geen loonadministratie.

Overstappen van lexoffice, sevDesk of een spreadsheet

Exporteer klanten, leveranciers, facturen, inkoopfacturen en een Summen- und Saldenliste per een datum; upload; wijs de kolommen één keer toe; vergelijk de totalen; keur goed. Er is nog geen speciale adapter voor lexoffice of sevDesk, dus de exports gaan door de generieke CSV-toewijzing — de overstapgids toont de stappen en wat er met oude factuurnummers gebeurt, die behouden blijven.

Hoe KRONENWERK dit aanpakt

SUPPORTED WITH LIMITATIONS XRechnung en ZUGFeRD uitgereikt en gevalideerd; binnenkomende e-facturen gelezen; gegevens van § 14 UStG vóór uitreiking gecontroleerd en btw-nummers controleerbaar tegen VIES; bevroren documenten, alleen-toevoegen grootboek, volledig auditspoor; uitgaven, inkoopfacturen, bijlagen, transacties, debiteuren, crediteuren en rapporten; toegang voor een adviseur via het kantorenabonnement; een AI-assistent via het abonnement Enterprise. Niet gedaan: DATEV, SKR03/04, ELSTER-indiening, bankkoppeling, loonadministratie. De landenpagina Duitsland somt dezelfde grenzen op; prijzen in euro staan op de prijzenpagina.