Wanneer moet ik mij registreren voor GST/HST en QST? De drempel van $30,000

Bijna elk Canadees bedrijf begint als kleine leverancier, als „small supplier”: het verkoopt, het factureert en het rekent geen GST, geen HST en geen QST, omdat het onder $30,000 daartoe niet verplicht is. Dan worden op een maand de facturen groter, en de vraag dient zich aan — zit ik erboven? Het antwoord hangt af van een toets die nauwkeuriger is dan de meesten verwachten, en van een datum waar men zich gemakkelijk een kwartaal in vergist. Deze pagina zet uiteen wat de $30,000 werkelijk meet, op welke twee verschillende manieren u die overschrijdt, wat er gebeurt op de dag dat dit gebeurt, waarom vroeg registreren soms de betere zakelijke keuze is, en hoe de Québecse QST naast de federale belasting meeloopt. KRONENWERK is geen belastingadviseur, en niets hier is advies: uw eigen geval hoort bij uw accountant.

Wat de $30,000 werkelijk meet

De drempel is niet uw winst, niet uw banksaldo en niet uw Canadese omzet. Het is de totale vergoeding voor uw wereldwijde belastbare leveringen en diensten — alles wat u verkoopt en wat belastbaar is, met inbegrip van nultarief-leveringen en met inbegrip van uitvoer. Een adviesbureau in Montréal dat $28,000 factureert aan klanten in Vermont, heeft $28,000 tegen de drempel staan, ook al heeft het over niets daarvan belasting gerekend. Dat verrast elk jaar opnieuw.

Drie dingen vallen uit de telling. De Canada Revenue Agency laat de vergoeding voor goodwill die toe te rekenen is aan de verkoop van een onderneming buiten beschouwing, evenals leveringen van financiële diensten en leveringen door verkoop van bedrijfsmiddelen. Vrijgestelde leveringen tellen sowieso niet mee, net zomin als de GST/HST die zou zijn geheven. En de telling is niet alleen de uwe: de leveringen van uw verbonden personen worden bij de uwe opgeteld, en juist dat verhindert dat een bedrijf wordt opgesplitst in vier vennootschappen van elk $29,000. Of twee entiteiten verbonden zijn, is een wettelijke toets met scherpe randen, en dat is een vraag voor uw accountant, niet voor een drempeltabel.

Nog een detail waarover ieder met een boekjaareinde in juni of september struikelt: de kwartalen zijn kalenderkwartalen — januari tot maart, april tot juni, juli tot september, oktober tot december — ongeacht uw eigen boekjaar. Uw boekhoudjaar doet voor deze toets niet ter zake.

De twee toetsen naast elkaar

Er is niet één drempeltoets, maar er zijn er twee, en ze hebben verschillende gevolgen. Dat verschil is het nuttigste op deze pagina, want de toetsen verschillen niet in het bedrag maar in wanneer u ophoudt kleine leverancier te zijn.

In beide gevallen verlangt de CRA dat u zich binnen 29 dagen na uw ingangsdatum registreert. Let op wat dat betekent: de ingangsdatum kan al in het verleden liggen tegen de tijd dat u het merkt. Hem missen heft de verplichting niet op — het laat u belasting schuldig zijn over facturen waarop geen belasting is berekend, en daarmee moet u dan terug naar uw klanten, of u draagt haar zelf.

De dag waarop u eroverheen gaat

Op de ingangsdatum verandert er verschillende dingen tegelijk. U bent geregistreerd: u rekent GST of HST over uw belastbare leveringen tegen het tarief dat geldt voor de plaats van levering, u drukt uw registratienummer op uw facturen, u dient aangiften in met de frequentie die de CRA u toewijst, en u mag voorbelastingkredieten claimen op uw zakelijke inkopen. De belasting die u int is geen omzet — het is geld dat u namens de CRA aanhoudt tot u het afdraagt, en het behandelen als kasstroom is de klassieke fout van het eerste jaar.

Welk tarief geldt, is een vraag los van de vraag of u zich moet registreren. De federale GST bedraagt 5 %. Sommige provincies heffen in plaats daarvan een geharmoniseerde belasting (HST) tegen één gecombineerd tarief — Ontario met 13 %, Nova Scotia met 14 % sinds 1 April 2025, andere met hun eigen tarieven. Weer andere heffen naast de GST van 5 % een afzonderlijke provinciale omzetbelasting. Québec heft de QST tegen 9.975 %. Registratie voor de GST dekt de HST automatisch mee; de QST is een afzonderlijke registratie. Het juiste tarief bepalen voor een bepaalde klant in een bepaalde provincie is het terrein van uw accountant en van u, niet van een stuk software.

Vrijwillige registratie, en waarom die kan lonen

Doet u belastbare leveringen in Canada, dan mag u zich registreren ook terwijl u nog onder de drempel zit. Registreren kan in het algemeen niet als alles wat u levert vrijgesteld is.

De reden om het te doen is het voorbelastingkrediet. Wie geregistreerd is, haalt de GST/HST die is betaald over zakelijke inkopen en bedrijfskosten — apparatuur, software, professionele honoraria, materialen — terug tegen de belasting die hij int. Een niet-geregistreerde kleine leverancier betaalt die belasting en houdt haar als kostenpost. Voor een bedrijf met zware aanloopuitgaven, of een bedrijf dat vooral verkoopt aan geregistreerde zakelijke klanten die toch terughalen wat u hun rekent, levert vrijwillige registratie vaak geld op in plaats van dat het geld kost. Voor een bedrijf dat verkoopt aan consumenten, die niets kunnen terughalen, is 5 % of meer bovenop de prijs een echte concurrentievraag.

De regel van de CRA over het tijdstip luidt: vraagt u de rekening aan terwijl u nog kleine leverancier bent, dan is de ingangsdatum doorgaans de datum van uw aanvraag, en die kan in het algemeen tot 30 dagen worden teruggedateerd. De registratie van een vennootschap kan niet vóór haar oprichting liggen. En het is geen beslissing die u volgende maand terugdraait: u moet ten minste een jaar geregistreerd blijven voordat u kunt opzeggen, tenzij u uw commerciële activiteiten staakt.

Wat er op uw facturen verandert

Vanaf de ingangsdatum veranderen uw facturen op een manier die uw zakelijke klanten onmiddellijk opvalt. Uw GST/HST-registratienummer hoort op het document — het negencijferige ondernemingsnummer gevolgd door RT en een viercijferige referentie, in de vorm 123456789RT0001 — want zonder dat kan de boekhouding van uw klant het voorbelastingkrediet niet claimen. De belasting moet als bedrag worden vermeld, of met een vermelding dat het totaal de belasting bevat met het tarief erbij. Waar u twee belastingen rekent, worden ze weergegeven als twee regels met twee tarieven en twee bedragen, nooit samengevoegd. De gedetailleerde regels per factuurbedrag staan in wat een Québecse factuur moet vermelden; het uitvoergeval in factureren aan een Amerikaanse klant vanuit Canada.

Het omgekeerde geldt evenzeer, en dat is de scherpere regel: voordat u geregistreerd bent, mag u de belasting niet rekenen. GST innen zonder registratienummer om af te drukken is geen onschuldige voorsprong — het is een geïnd bedrag waarvoor u geen rekening hebt om het via af te dragen.

De Québecse QST ernaast

Revenu Québec hanteert hetzelfde bedrag van $30,000 en dezelfde structuur: registratie is verplicht zodra uw totale wereldwijde belastbare leveringen $30,000 overschrijden in een bepaald kalenderkwartaal of in de vier voorafgaande kalenderkwartalen. Een Québecs bedrijf dat de drempel overschrijdt, verwerft daarom normaal gesproken twee registraties en twee nummers — het federale RT-nummer en een QST-nummer in de vorm 1234567890TQ0001.

Québec voegt daar vervolgens gevallen aan toe waarin registratie verplicht is ongeacht hoe klein u bent. Een taxibedrijf moet zich registreren, en een chauffeur die commerciële deelritdiensten levert, wordt door de CRA geacht een taxibedrijf te zijn en moet zich registreren en belasting rekenen over zijn ritprijzen, wat zijn omzet ook is. Revenu Québec verlangt QST-registratie ook van kleine leveranciers bij detailverkoop van tabak, detailverkoop van brandstof, verkoop van alcoholhoudende dranken (met een uitzondering voor houders van een bijeenkomstvergunning), verkoop of verhuur van nieuwe banden, en verkoop of langdurige verhuur — twaalf maanden of meer — van wegvoertuigen. Ook niet-ingezetenen die entree heffen voor openbare evenementen in Québec moeten zich registreren. Valt uw bedrijf in een van die categorieën, dan geldt de toets van $30,000 voor u helemaal niet, en kunt u uw positie beter met uw accountant bevestigen vóór uw eerste factuur dan erna. Praktische aanwijzingen voor een Québecs bedrijf staan op de Montréal-pagina, en het beeld op landelijk niveau op de Canada-pagina.

Waar deze pagina ophoudt en uw accountant begint

Verschillende delen van deze regels kennen een echte nuance die geen algemene pagina kan beslechten, en ze verkeerd hebben kost geld. Uw exacte ingangsdatum van de registratie hangt af van welke toets u overschreed en van de datum van een specifieke levering, en die levering aanwijzen in een echt grootboek is niet altijd vanzelfsprekend — dat vergt professionele bevestiging. Welke toets u overschreed weegt zwaarder dan het lijkt: het eenkwartaalgeval kent geen respijtmaand, het vierkwartalengeval wel, en een bedrijf dat de verkeerde aanneemt, int te weinig of te veel. Publieke dienstverleners — goede doelen, non-profitorganisaties, gemeenten, scholen, ziekenhuizen — hebben een afwijkende drempel van $50,000, en goede doelen en publieke instellingen kennen een afzonderlijke brutobatentoets van $250,000 met eigen voorwaarden per boekjaar; dat regime is een onderwerp op zichzelf en hoort bij een adviseur die het kent. Niet-ingezeten ondernemingen en hun Canadese registratieverplichtingen, met inbegrip van de vereenvoudigde en de aangewezen regelingen, hangen af van waar leveringen plaatsvinden en worden hier niet behandeld. Taxi- en deelritexploitanten moeten de fictieregel serieus nemen. En in Québec kunnen natuurlijke personen, persoonlijke trusts en personenvennootschappen die uitsluitend uit natuurlijke personen bestaan zich niet registreren als zij opereren zonder redelijke winstverwachting of uitsluitend van belasting vrijgestelde goederen of diensten leveren. Voor dit alles geldt: bevestig het bij uw accountant, en beschouw de hierboven aangehaalde pagina's van de CRA en Revenu Québec als het gezag.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN KRONENWERK legt uw GST/HST- en QST-registratienummers vast bij het bedrijf en drukt ze vanaf de betreffende drempel op elke factuur. Het berekent GST en QST — of HST, of GST plus PST — als afzonderlijke regels over het nettobedrag, elk met zijn tarief en bedrag. Het weigert QST te rekenen wanneer er geen QST-registratie is vastgelegd, en het waarschuwt wanneer de belastingstructuur van een document niet past bij de provincie van de klant. Uitgegeven documenten zijn bevroren, met sluitende nummering en zes jaar bewaring van bijlagen, en de cijfers per tarief en categorie staan in de rapportages. Niet gedaan: het dient de GST/HST- of QST-aangifte niet in, het beslist niet of u zich moet registreren, het bepaalt geen tarieven, en het geeft geen belastingadvies. Vier abonnementen vanaf 29 € per maand, geen gratis abonnement en geen proefperiode — zie de prijzen en facturen.