Un atelier qui fabrique 500 unités d'un composant a une demande, un métré, un devis, le bon de commande du client, des plans, la confirmation d'un fournisseur, des photos d'atelier, une fiche de contrôle, des papiers de transport, une facture et deux paiements. Dans la plupart des produits comptables, ces onze choses vivent à huit endroits, et « où en est la commande Meyer ? » coûte une demi-heure de recherche entre les courriels, un disque partagé et les livres. Une affaire KRONENWERK est le dossier autour de tout cela : un numéro, le client, l'étape, l'échéance, chaque enregistrement et chaque fichier, une chronologie de qui a fait quoi — à l'intérieur de la comptabilité, pas à côté. Et elle ne porte aucun argent en propre, ce qui est la raison pour laquelle les livres restent justes.
Ce qu'est une affaire
Une affaire — la navigation l'appelle un dossier — est une unité d'activité : une commande client, une série de fabrication, un projet, une mission de service, une livraison ponctuelle. Elle a un numéro propre (V2026-0142, tiré du compteur de l'entreprise, sans jamais consommer un numéro de devis ou de facture), un titre, un client, une étape, une période, une échéance et, à partir du plan Business, un responsable. Sous elle se rattachent deux sortes de choses :
- Enregistrements
- Devis, factures, factures fournisseurs, reçus et dépenses, documents entrants et paiements que les livres tiennent déjà. Lier l'un d'eux à l'affaire est un pointeur : la facture reste comptabilisée telle qu'elle l'était, ouverte telle qu'elle l'était, créditée telle qu'elle l'était. L'affaire montre le numéro, la partie et l'état de chacun, résolus en direct depuis l'enregistrement.
- Fichiers
- Tout ce qui n'est pas un enregistrement : le bon de commande du client, des plans, le devis d'un fournisseur, des photos de l'atelier, la fiche de contrôle, la lettre de voiture, un courriel enregistré en PDF. En nombre quelconque, de toute taille dans la limite des pièces jointes, renommés pour l'affichage tandis que le nom de fichier original reste à côté comme provenance.
Plus les notes — de courtes phrases sur la chronologie — et l'historique : créée, client attribué, étape changée, échéance déplacée, fichier ajouté, enregistrement lié, note écrite, rouverte, archivée ; chacun avec qui et quand.
Pourquoi elle vit à l'intérieur de la comptabilité
L'arrangement courant est un outil de projet pour le travail et un outil comptable pour l'argent, avec les documents partagés entre les deux et la boîte de courriel qui tient le reste. Il échoue exactement aux moments qui comptent : la facture du fournisseur arrive et personne ne se souvient à quelle affaire elle appartient ; le client conteste une facture et le bon de commande qui réglerait la question est dans la boîte aux lettres de quelqu'un ; le comptable demande en mars à quoi servaient les frais de transport d'une affaire de septembre. Mettre le dossier à l'intérieur de la comptabilité signifie que la facture du fournisseur est enregistrée sur l'affaire le jour où elle arrive, avec son PDF ; que la facture est émise depuis l'affaire avec le numéro de bon de commande du client comme référence ; et que la question de mars trouve sa réponse en ouvrant une seule page.
Cela signifie aussi qu'un assistant IA peut faire le classement. « Enregistre cette facture sur V2026-0142 », « conserve cette lettre de voiture avec l'affaire Meyer », « prépare la facture pour l'affaire V2026-0142 » — chacune de ces phrases est une instruction unique parce que le numéro d'affaire nomme le dossier. Voir ce qu'un assistant peut faire.
La limite qui garde les livres honnêtes
Une affaire ne porte aucun montant. Il n'y a pas de total sur l'affaire, pas de colonne pour cela, pas d'écran qui additionne les factures liées en une « valeur d'affaire ». C'est délibéré et c'est appliqué : le service qui gère les affaires ne peut pas du tout atteindre les services de comptabilisation, de paiement ou d'émission, et un test construit un état financier complet — livres ouverts, facture émise, paiement partiel comptabilisé — exécute chaque opération qu'une affaire permet, y compris la marquer comme terminée, et remesure les créances, le restant dû de la facture et le nombre d'écritures de journal. Aucun d'eux ne bouge.
La défaillance que cela empêche est bien connue dans d'autres produits. D'abord l'affaire pointe vers la facture (juste). Puis elle met le montant en cache pour que la liste n'ait pas à le chercher (pratique). Puis « terminée » marque la facture comme payée, parce qu'une affaire finie sera payée (serviable). Et puis un total sur une affaire est en désaccord avec le bilan et personne ne sait lequel est vrai. Dans KRONENWERK, les livres sont la seule vérité sur l'argent, et l'affaire est la seule vérité sur le travail ; chacun pointe vers l'autre et aucun ne réénonce l'autre.
Des étapes qui suivent l'atelier
Nouvelle, devis, approuvée, approvisionnement, production, contrôle qualité, prête, expédiée, terminée — et annulée. Aucun ordre n'est imposé : un lot qui échoue au contrôle retourne en production, une commande annulée le jour de la livraison passe d'expédiée à annulée. Un logiciel qui interdit le retour en arrière est contourné en ouvrant une seconde affaire, et alors les deux historiques sont faux. À partir du plan Business, une entreprise définit ses propres étapes et attribue un responsable, et le tableau de travail montre chaque affaire ouverte par étape et par responsable.
Une affaire du premier courriel au dernier paiement
- Une demande arrive. Une affaire est créée — à la main, par un assistant, ou par votre propre système via l'API — avec le client et l'étape devis. La demande est jointe comme fichier.
- Un devis est préparé depuis l'affaire. Il porte le numéro d'affaire ; une fois envoyé, il est lié et son état (envoyé, accepté, expiré) s'affiche sur l'affaire.
- Le client envoie un bon de commande. Il est joint, l'étape passe à approuvée, l'échéance est fixée d'après le bon de commande.
- Les devis des fournisseurs sont joints ; la confirmation du fournisseur retenu aussi. Étape : approvisionnement, puis production.
- La facture du fournisseur arrive. Elle est enregistrée sur l'affaire avec les chiffres tels qu'imprimés et le PDF joint, en attente de la confirmation d'une personne. Les livres savent maintenant ce que coûte cette affaire, et l'affaire sait de quelle facture fournisseur il s'agissait.
- Les photos et la fiche de contrôle de l'atelier sont jointes. Étape : contrôle qualité, puis prête.
- La facture est préparée depuis l'affaire avec le bon de commande du client en référence, émise, et liée. Les papiers de transport sont joints. Étape : expédiée.
- Les paiements arrivent ; chacun est enregistré sur la facture et s'affiche sur l'affaire. Étape : terminée. L'affaire est archivée ; tout reste accessible par son numéro.
Retrouver les choses plus tard
Les affaires se recherchent par numéro, titre ou client, se filtrent par étape et par période — le jour de la commande et le jour de l'expédition — et les archives gardent les affaires terminées hors de la liste quotidienne sans les cacher. Sur le téléphone, les mêmes affaires avec les mêmes fichiers : l'application iPhone de KRONENWERK lit les mêmes lignes que le web. Par l'API et le serveur MCP, de même, de sorte qu'une affaire créée par votre propre système de commandes ou par un assistant est l'affaire qu'une personne ouvre dans le navigateur.
Comment KRONENWERK gère cela
SUPPORTED Les affaires sont dans chaque plan : numérotation, client, étapes, période, échéance, enregistrements liés par pointeur, fichiers sans limite de nombre par affaire, notes et historique complet, sur le web, sur iPhone, par l'API et le serveur MCP. Les responsables, les étapes propres à l'entreprise et le tableau de travail font partie du plan Business et au-delà. Une affaire ne porte jamais un montant et ne modifie jamais un enregistrement vers lequel elle pointe. Voir les tarifs et l'API comptable.
Questions fréquentes
Une affaire est-elle un projet ?
Appelez-la comme votre entreprise l'appelle : une affaire, une commande, un projet, un cas, un dossier. C'est une unité de travail avec un client, une étape et un dossier. Ce n'est ni une écriture au grand livre ni un centre de coûts.
Puis-je voir ce qu'une affaire a coûté et rapporté ?
Vous voyez chaque facture et facture fournisseur liée avec son montant et son état, résolus en direct depuis l'enregistrement. KRONENWERK ne les additionne pas en un « total d'affaire », volontairement : ce chiffre serait une seconde source de vérité à côté du grand livre, et la seconde source est celle qui se périme.
Combien de fichiers puis-je joindre ?
Aucune limite par affaire. Chaque fichier est soumis à la limite générale de taille des pièces jointes, et les fichiers sont stockés une fois et servis sous un nom sûr, quel que soit leur nom à l'arrivée.
Une affaire peut-elle avoir plusieurs factures, ou une facture plusieurs affaires ?
Une affaire peut lier de nombreuses factures, devis et factures fournisseurs, et un enregistrement peut être lié à plus d'une affaire — une facture de transport couvrant deux livraisons, par exemple — bien que chaque lien soit un pointeur et que l'enregistrement lui-même ne soit toujours compté qu'une fois dans les livres. Une facture qui couvre deux affaires est généralement plus claire émise en deux factures, une depuis chacune.
Mon client peut-il voir l'affaire ?
Non. Les affaires sont internes. Ce que le client reçoit, c'est le devis, la facture et, si vous l'activez, la page de paiement.
Puis-je importer mes anciennes affaires ?
Les affaires sont créées par le web, le téléphone, l'API ou un assistant. Une liste d'anciennes commandes peut être créée par l'API à partir d'un CSV à vous, avec l'ancien numéro de commande dans le titre ; le centre de migration importe les enregistrements, et vous les liez.