Facture québécoise : TPS, TVQ, les deux numéros, le français — les règles par montant

Une facture québécoise répond à deux administrations fiscales à la fois. L'Agence du revenu du Canada veut voir la TPS sur le document et le numéro d'inscription à la TPS/TVH du vendeur ; Revenu Québec veut voir la TVQ et, juste à côté, le numéro d'inscription à la TVQ du vendeur ; la Charte de la langue française veut que le document soit disponible en français. Rien de tout cela n'est compliqué une fois posé par écrit, et l'essentiel dépend du montant de la facture. Cette page expose les règles par montant, dit ce que « figurer sur la facture » veut dire en pratique, et se termine par ce que KRONENWERK vérifie avant qu'une facture québécoise reçoive son numéro — et par ce qu'il vous laisse, à vous et à votre comptable.

Pourquoi le client y tient autant que le fisc

Les règles sont écrites du point de vue de l'acheteur. Un client d'affaires récupère la TPS payée sous forme de crédit de taxe sur les intrants et la TVQ sous forme de remboursement de la taxe sur les intrants, et il ne peut le faire qu'avec un document portant les renseignements prescrits. Une facture dépourvue des numéros d'inscription du vendeur n'est pas illégale pour le vendeur ; elle est inutilisable pour l'acheteur, dont le teneur de livres téléphonera, retiendra le paiement et réclamera une copie corrigée. Cet appel est le coût d'une mauvaise facture, et il pèse sur vos comptes clients, non sur votre déclaration de taxes. Les seuils ci-dessous sont donc les seuils de l'acheteur : plus la facture est élevée, plus elle doit en dire.

Les trois seuils

Le règlement fédéral fixe trois paliers selon le montant total payé ou payable sur le document. Ces paliers ont longtemps été de $30 et $150 ; depuis le 20 avril 2021, ils sont de $100 et $500. Revenu Québec applique les mêmes exigences de renseignements à la TVQ, de sorte qu'un seul document sert aux deux taxes.

Deux lectures pratiques. D'abord, les paliers sont des minimums pour la demande de l'acheteur, non une permission d'omettre : une entreprise qui imprime toujours les deux numéros, le nom du client, une description et les conditions de paiement n'a jamais à se demander dans quel palier tombe une facture, et ses clients n'ont jamais à réclamer quoi que ce soit. Ensuite, « le montant de chaque taxe » se lit littéralement au Québec : la TPS et la TVQ sont deux taxes, avec deux taux et deux numéros, et un document qui n'affiche qu'une ligne fusionnée de 14,975 % donne au teneur de livres de l'acheteur le bon total et une fausse idée de qui a été payé. Présentez-les sur deux lignes, chacune avec son propre montant.

Les numéros, les taux, les mots

Le numéro d'inscription à la TPS/TVH est le numéro d'entreprise à neuf chiffres suivi de l'identificateur de compte RT et d'une référence à quatre chiffres, sous la forme 123456789RT0001. Le numéro d'inscription à la TVQ est un numéro à dix chiffres suivi de TQ et d'une référence à quatre chiffres, sous la forme 1234567890TQ0001. Les deux doivent figurer sur toute facture à partir de $100, et il n'en coûte rien de les imprimer sur toutes les factures. Le client peut valider le numéro de TPS/TVH au registre de l'ARC et le numéro de TVQ à celui de Revenu Québec ; un écart entre le nom porté sur la facture et le nom inscrit au registre est la deuxième cause la plus fréquente de blocage du paiement d'un client d'affaires.

Le taux de la TPS est de 5 % et celui de la TVQ de 9,975 %, chacun calculé sur le prix avant taxes, de sorte que les deux ne se composent jamais. Savoir si une vente donnée est taxable, détaxée ou exonérée dépend de ce que vous vendez, à qui et où : une vente livrée en Ontario porte une seule ligne de TVH plutôt que la TPS et la TVQ, une vente à un client du Vermont est habituellement une exportation détaxée, une vente de certains produits alimentaires de base est détaxée partout. Ces décisions vous appartiennent, à vous et à votre comptable ; la facture consigne ce que vous avez décidé.

Les mots comptent aussi. Le fédéral accepte « GST » ou « TPS », le Québec « QST » ou « TVQ » ; un document français emploie Facture, TPS, TVQ, Sous-total et Montant dû, un document anglais Invoice, GST, QST. La Charte de la langue française exige que les factures, les reçus et les autres documents commerciaux de même nature soient disponibles en français ; un document bilingue est permis pourvu que le texte français ne soit pas traité moins favorablement que l'autre langue. Pour une entreprise montréalaise servant une clientèle bilingue, la politique la plus simple est une langue de document par client, choisie sur la fiche du client.

Inscription, petits fournisseurs et première facture

Une entreprise doit s'inscrire à la TPS/TVH et à la TVQ dès que ses ventes taxables mondiales dépassent $30,000 sur quatre trimestres civils consécutifs ; en deçà, elle est un petit fournisseur et ne peut percevoir ni l'une ni l'autre taxe à moins de s'inscrire volontairement. Dès l'inscription, les numéros doivent figurer sur vos factures à partir de $100, et dès que vous percevez une taxe vous devez y être inscrit : percevoir la TVQ sans numéro de TVQ est la seule chose qu'un logiciel peut et doit refuser d'emblée.

La conservation des documents obéit à la même règle pour les deux administrations : gardez les factures que vous émettez et celles que vous recevez, ainsi que les livres qui s'y appuient, pendant six ans après la fin de l'année à laquelle elles se rapportent. Une facture corrigée l'est au moyen d'un avoir et d'un nouveau document, jamais en modifiant l'ancien ; la séquence des numéros doit rester ininterrompue pour qu'un vérificateur puisse constater que rien n'a été retiré.

Ce que KRONENWERK vérifie avant qu'une facture québécoise reçoive un numéro

• Deux lignes de taxe, deux numéros. La TPS et la TVQ sont saisies comme deux taxes sur la ligne — dans le formulaire web, par l'API et par l'assistant IA — et imprimées sur deux lignes, chacune calculée sur le net, chacune avec son taux et son montant, les deux numéros d'inscription figurant sur le document.
• Pas de TVQ sans numéro de TVQ. Une entreprise qui tente de percevoir la TVQ sans inscription à la TVQ au dossier reçoit un refus motivé, avant qu'un numéro ne soit consommé.
• La province du client détermine la structure. La province figure sur la fiche du client ; une facture pour un client ontarien porte une ligne de TVH, une facture pour un client de la Colombie-Britannique porte la TPS et, si vous l'indiquez, la PST en deuxième taxe, et KRONENWERK avertit lorsque le document ne porte pas la structure que la province suggère.
• Français ou anglais, d'une seule source. La langue du document est un choix porté par le client, et elle ne change rien au pays de l'entreprise ni à ses taxes.
• Figée dès l'émission. Une facture émise est conservée comme instantané avec son PDF ; les corrections passent par des avoirs ; la numérotation est sans trou.

Ce qu'il ne fait pas : il ne détermine pas le taux et ne décide pas si une fourniture est taxable, détaxée ou exonérée ; il ne produit pas la déclaration de TPS/TVH ni celle de TVQ — les montants par taux sont dans les rapports, la transmission se fait sur les portails de l'ARC et de Revenu Québec ; et il ne donne pas de conseil fiscal. La page Montréal expose les mêmes limites en entier.

Comment KRONENWERK traite ce point

PRIS EN CHARGE AVEC LIMITES Factures québécoises avec TPS et TVQ sur des lignes distinctes et les deux numéros d'inscription, vérifiées avant l'émission ; refus de la TVQ sans numéro de TVQ ; avertissements de structure selon la province ; documents en français canadien et en anglais ; documents figés et numérotation sans trou ; conservation des documents et des pièces jointes pendant six ans. Non couvert : la détermination des taux, les décisions taxable/détaxé/exonéré, la transmission des déclarations, le conseil fiscal. Voir la page Canada et les factures ; pour les ventes transfrontalières, facturer un client américain depuis le Canada.