Co musi zawierać faktura z Québecu: GST, QST, oba numery, francuski — zasady wg kwoty

Faktura z Québecu odpowiada jednocześnie przed dwoma organami podatkowymi. Canada Revenue Agency wymaga wykazania GST oraz numeru GST/HST sprzedawcy na dokumencie; Revenu Québec wymaga wykazania QST i numeru QST sprzedawcy obok niego; Karta języka francuskiego wymaga, aby dokument był dostępny po francusku. Nic z tego nie jest skomplikowane, gdy raz zostanie spisane, a większość zależy od kwoty faktury. Ta strona porządkuje zasady według kwoty, wyjaśnia, co w praktyce znaczy „wykazane", i kończy się tym, co KRONENWERK sprawdza, zanim faktura z Québecu otrzyma numer — oraz co pozostawia Państwu i Państwa księgowemu.

Dlaczego klientowi zależy tak samo jak urzędowi

Przepisy napisano z perspektywy nabywcy. Klient biznesowy odzyskuje zapłacony GST jako input tax credit, a QST jako input tax refund, i może to zrobić wyłącznie na podstawie dokumentu zawierającego przepisane informacje. Faktura bez numerów rejestracyjnych sprzedawcy nie jest dla sprzedawcy nielegalna; jest bezużyteczna dla nabywcy, którego księgowa zadzwoni, wstrzyma płatność i poprosi o poprawiony egzemplarz. Ten telefon to koszt złej faktury i obciąża Państwa należności, a nie zeznanie podatkowe. Progi poniżej są więc progami nabywcy: im wyższa kwota faktury, tym więcej musi ona zawierać.

Trzy progi

Przepisy federalne ustanawiają trzy poziomy według łącznej kwoty zapłaconej lub należnej na dokumencie. Przez wiele lat progi wynosiły $30 i $150; od 20 kwietnia 2021 wynoszą $100 i $500. Revenu Québec stosuje te same wymogi informacyjne do QST, więc jeden dokument obsługuje oba podatki.

Dwie praktyczne uwagi. Po pierwsze, progi to minimum na potrzeby odliczenia nabywcy, a nie przyzwolenie na pomijanie danych: firma, która zawsze drukuje oba numery, nazwę klienta, opis i warunki płatności, nigdy nie musi się zastanawiać, do którego progu należy faktura, a jej klienci nigdy nie muszą o nic dopytywać. Po drugie, „kwota każdego podatku" jest w Québecu czytana dosłownie: GST i QST to dwa podatki, z dwiema stawkami i dwoma numerami, a dokument pokazujący jedną scaloną pozycję 14.975 % podaje księgowej nabywcy właściwą sumę i nieprawdziwą informację o tym, komu zapłacono. Proszę wykazywać je jako dwie pozycje, każdą z własną kwotą.

Numery, stawki, słowa

Numer rejestracyjny GST/HST to dziewięciocyfrowy numer firmy, po którym następuje identyfikator programu RT i czterocyfrowy odnośnik, w postaci 123456789RT0001. Numer rejestracyjny QST to numer dziesięciocyfrowy, po którym następuje TQ i czterocyfrowy odnośnik, w postaci 1234567890TQ0001. Oba należą się na każdej fakturze od $100 wzwyż, a wydrukowanie ich na każdej fakturze nic nie kosztuje. Klient może potwierdzić numer GST/HST w rejestrze CRA, a numer QST w rejestrze Revenu Québec; rozbieżność między nazwą na fakturze a nazwą w rejestrze to druga najczęstsza przyczyna wstrzymania płatności przez klienta biznesowego.

Stawka GST wynosi 5 %, a stawka QST 9.975 %, każda liczona od ceny przed opodatkowaniem, więc nigdy się nie kumulują. To, czy dana sprzedaż jest opodatkowana, zerowana czy zwolniona, zależy od tego, co Państwo sprzedają, komu i gdzie: sprzedaż z dostawą do Ontario niesie jedną pozycję HST zamiast GST i QST, sprzedaż klientowi w Vermont jest zwykle eksportem zerowanym, sprzedaż niektórych podstawowych artykułów spożywczych jest zerowana wszędzie. Te rozstrzygnięcia należą do Państwa i Państwa księgowego; faktura zapisuje to, co Państwo zdecydowali.

Słowa też mają znaczenie. Strona federalna przyjmuje „GST" albo „TPS", strona Québecu „QST" albo „TVQ"; dokument francuski używa Facture, TPS, TVQ, Sous-total i Montant dû, angielski zaś Invoice, GST, QST. Karta języka francuskiego wymaga, aby faktury, pokwitowania i podobne dokumenty handlowe były dostępne po francusku; dokument dwujęzyczny jest dopuszczalny, o ile tekst francuski nie jest traktowany gorzej niż drugi język. Dla firmy z Montrealu sprzedającej dwujęzycznej klienteli najprostszą zasadą jest jeden język dokumentu na klienta, wybierany w kartotece klienta.

Rejestracja, mali dostawcy i pierwsza faktura

Firma musi zarejestrować się do GST/HST i QST, gdy jej światowa sprzedaż opodatkowana przekroczy $30,000 w czterech kolejnych kwartałach kalendarzowych; poniżej tej kwoty jest małym dostawcą i nie może naliczać żadnego z tych podatków, chyba że zarejestruje się dobrowolnie. Z chwilą rejestracji numery muszą pojawiać się na fakturach od $100 wzwyż, a z chwilą naliczenia podatku muszą Państwo być do niego zarejestrowani: naliczanie QST bez numeru QST to jedyna rzecz, której oprogramowanie może i powinno wprost odmówić.

Archiwizacja przebiega tak samo dla obu organów: faktury wystawione i otrzymane wraz z księgami, które się na nich opierają, przechowuje się przez sześć lat od końca roku, którego dotyczą. Poprawioną fakturę koryguje się fakturą korygującą i nowym dokumentem, a nie przez edycję starego; ciąg numerów musi pozostać nieprzerwany, aby audytor widział, że niczego nie usunięto.

Co KRONENWERK sprawdza, zanim faktura z Québecu otrzyma numer

• Dwie pozycje podatku, dwa numery. GST i QST wprowadza się jako dwa podatki na pozycji — w formularzu webowym, przez API i przez asystenta AI — i drukuje jako dwie pozycje, każdą liczoną od kwoty netto, każdą ze swoją stawką i kwotą, z obydwoma numerami rejestracyjnymi na dokumencie.
• Żadnego QST bez numeru QST. Firma, która próbuje naliczyć QST bez zapisanej rejestracji QST, otrzymuje odmowę z podaniem przyczyny, zanim zużyty zostanie jakikolwiek numer.
• Prowincja klienta decyduje o strukturze. Prowincja jest w kartotece klienta; faktura dla klienta z Ontario niesie jedną pozycję HST, faktura dla klienta z Kolumbii Brytyjskiej GST oraz, jeśli tak Państwo wskażą, PST jako drugi podatek, a KRONENWERK ostrzega, gdy dokument nie ma struktury sugerowanej przez prowincję.
• Francuski albo angielski, z jednego źródła. Język dokumentu jest wyborem przy kliencie i nie zmienia niczego w kraju firmy ani w jej podatkach.
• Zamrożona po wystawieniu. Wystawiona faktura jest przechowywana jako migawka wraz z PDF; korekty to faktury korygujące; numeracja nie ma luk.

Czego nie robi: nie ustala stawki ani nie rozstrzyga, czy świadczenie jest opodatkowane, zerowane czy zwolnione; nie składa deklaracji GST/HST ani QST — kwoty według stawek są w raportach, a złożenie odbywa się na portalach CRA i Revenu Québec; nie udziela też porad podatkowych. Strona o Montrealu przedstawia te same ograniczenia w całości.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI Faktury z Québecu z GST i QST w osobnych pozycjach oraz obydwoma numerami rejestracyjnymi, sprawdzane przed wystawieniem; odmowa naliczenia QST bez numeru QST; ostrzeżenia o strukturze zależne od prowincji; dokumenty w kanadyjskim francuskim i po angielsku; zamrożone dokumenty i numeracja bez luk; sześcioletnie przechowywanie dokumentów i załączników. Czego nie ma: ustalania stawek, rozstrzygnięć opodatkowane/zerowane/zwolnione, składania deklaracji, porad podatkowych. Zobacz stronę o Kanadzie i faktury; dla sprzedaży za granicę fakturowanie klienta z USA z Kanady.