Księgowość wielu firm i walut: księgi, rozliczenia wewnątrzgrupowe, kursy

Każdy podmiot prawny prowadzi własną, kompletną księgę, według zasad swojego kraju i w swojej walucie funkcjonalnej; nie istnieje coś takiego jak jedne księgi dla całej grupy. Pieniądze i usługi przepływające między Państwa firmami są fakturowane jak każda inna sprzedaż, a VAT rozstrzyga się tak, jakby kontrahent był podmiotem obcym. Faktury w walucie obcej są przeliczane raz, po kursie z dnia faktury, a różnica względem kursu, po którym środki faktycznie wpływają, jest zyskiem lub stratą kursową księgowaną osobno. Te trzy zasady pokrywają większość tego, czego potrzebuje założyciel z dwiema firmami lub trzema walutami; konsolidacja i ceny transferowe to obszar, w którym przejmuje specjalista.

Jeden podmiot prawny, jedna księga — zawsze

Niemiecka GmbH i jej francuska SAS to dwaj podatnicy z dwoma bilansami, dwoma numerami VAT i dwoma zestawami zasad krajowych. Ich księgi muszą dać się rozdzielić w każdej chwili, ponieważ każdy z nich będzie badany, opodatkowany i być może sprzedany osobno. Wspólna księga z kolumną „firma” wygląda wygodnie i zawodzi, gdy tylko biegły rewident poprosi o zestawienie obrotów i sald jednego podmiotu.

Osobne księgi oznaczają: osobny plan kont (lub przynajmniej osobną jego instancję), osobną numerację faktur — sekwencję ciągłą w obrębie podmiotu —, osobne rachunki bankowe i osobne daty zamknięcia. Ludzie mogą się pokrywać; zapisy nie. Spółka holdingowa bez działalności operacyjnej to nadal podmiot z księgą, nawet jeśli ma dziesięć transakcji rocznie.

Wspólne może być to, co jest ponad księgami: jedno logowanie, jedna kartoteka klientów skopiowana do każdego podmiotu, jeden widok raportowy odczytujący je wszystkie. Widok raportowy jest wygodą dla właściciela; nie jest konsolidacją i nie jest tym, co się składa do urzędu.

Transakcje wewnątrzgrupowe to prawdziwe transakcje

Gdy holding płaci rachunek za oprogramowanie spółki zależnej albo niemiecka spółka użycza inżynierów belgijskiej, między dwoma podatnikami zaszło coś podlegającego opodatkowaniu. Zapisuje się to dwukrotnie: jako fakturę zakupu w jednej księdze i jako fakturę sprzedaży w drugiej, z zgodnymi kwotami i datami, a oba salda muszą się zgadzać przy każdym zamknięciu.

VAT podąża za zwykłymi zasadami miejsca świadczenia. Dla usług B2B „miejscem opodatkowania jest miejsce, w którym usługobiorca ma siedzibę”, więc usługa od podmiotu niemieckiego dla podmiotu belgijskiego to transgraniczne świadczenie B2B: bez niemieckiego VAT, podmiot belgijski rozlicza podatek w ramach odwrotnego obciążenia, a na fakturze widnieją oba numery VAT. Ponieważ kontrahentem jest własna spółka, kusi pominięcie sprawdzenia w VIES; proszę tego nie robić. VIES „umożliwia firmom szybkie potwierdzenie numerów VAT ich partnerów handlowych”, a zapisany wynik sprawdzenia jest dowodem, o który pyta biegły rewident — niezależnie od tego, czy strona jest powiązana.

Faktura wewnątrzgrupowa

Zwykła faktura od jednego podmiotu dla drugiego, po cenie, która obowiązywałaby między podmiotami niepowiązanymi. Kwestia ceny — ceny transferowe — to sprawa podatkowa i powyżej kwot drobnych wymaga profesjonalnego potwierdzenia.

Pożyczka wewnątrzgrupowa

Należność w jednej księdze, zobowiązanie w drugiej, z odsetkami według stopy dającej się obronić. Nieoprocentowane pożyczki między spółkami powiązanymi są często przekwalifikowywane przez organy podatkowe.

Refaktura / alokacja kosztów

Wspólny koszt poniesiony przez jeden podmiot i częściowo refakturowany na drugi. Nadal faktura, nadal istotna dla VAT, nadal uzgadniana.

Wkład kapitałowy / dywidenda

Ruchy kapitałowe, nie sprzedaż. Omijają rachunek zysków i strat, ale wymagają własnej dokumentacji (uchwał wspólników) w obu księgach.

Na koniec miesiąca należność wewnątrzgrupowa w podmiocie A musi równać się zobowiązaniu wewnątrzgrupowemu w podmiocie B. Różnica oznacza pominiętą fakturę, niezgodność walut lub przesunięcie czasowe — i znacznie taniej jest ją znaleźć w miesiącu, w którym powstała, niż przy zamknięciu rocznym.

Przeliczanie walut: kurs z dnia, raz

Każdy podmiot ma jedną walutę funkcjonalną — według MSR 21 „walutę podstawowego środowiska gospodarczego, w którym działa jednostka” — a każda transakcja w walucie obcej jest na nią przeliczana po kursie z dnia transakcji. Faktura w USD wystawiona przez spółkę prowadzącą księgi w EUR jest więc księgowana w EUR po kursie z dnia faktury i jako sprzedaż pozostaje w tej kwocie na zawsze.

Jaki kurs? Dla spółek ze strefy euro powszechnym źródłem są kursy referencyjne EBC; są one „zwykle aktualizowane około godziny 16:00 CET każdego dnia roboczego” i, jak podkreśla EBC, „publikowane wyłącznie w celach informacyjnych”. Krajowe organy podatkowe także publikują kursy dla celów VAT, a niektóre kraje przepisują, którego kursu użyć dla kwoty VAT na fakturze — w Polsce co do zasady jest to kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego; taki szczegół krajowy wymaga profesjonalnego potwierdzenia. Jakiegokolwiek źródła Państwo używają, należy używać go konsekwentnie i zapisywać, jaki kurs zastosowano na każdym dokumencie.

Dwie rzeczy, które ludzie robią źle: przeliczanie faktury po kursie z dnia płatności (to ukrywa różnicę kursową wewnątrz przychodu) oraz ponowne przeliczanie zapłaconej faktury, gdy kurs później się zmieni (zapłacona faktura jest zamknięta; kurs już jej nie dotyczy).

Zrealizowane i niezrealizowane różnice kursowe

Zrealizowana różnica to rozbieżność między kwotą zaksięgowaną w dniu faktury a kwotą faktycznie otrzymaną lub zapłaconą, w walucie funkcjonalnej. Niezrealizowana różnica to ta sama rozbieżność, obliczona na pozycji otwartej na dzień bilansowy, zanim jakiekolwiek środki się przemieściły. Obie trafiają do rachunku zysków i strat w większości ram sprawozdawczych, ale są księgowane osobno, a niezrealizowana jest stornowana lub ponownie wyceniana przy następnym zamknięciu.

Po kursie zamknięcia przeszacowuje się wyłącznie pozycje pieniężne — należności, zobowiązania, środki pieniężne, pożyczki. Przychody, koszty i środki trwałe zachowują kurs historyczny. To, czy niezrealizowane zyski można w ogóle ujmować, czy tylko straty, różni się między krajowymi zasadami rachunkowości a MSSF oraz między krajami; niemiecki HGB jest na przykład bardziej restrykcyjny wobec niezrealizowanych zysków niż MSSF. To, która zasada dotyczy Państwa podmiotu, wymaga profesjonalnego potwierdzenia.

Połączenia bankowe w kilku walutach

Rachunek bankowy w walucie obcej jest pozycją pieniężną w tej walucie: jego saldo jest przeszacowywane przy każdym zamknięciu, a każdy ruch jest przeliczany po kursie z dnia. Rachunek w EUR, na który wpływa płatność w USD, pokazuje tylko EUR uznane przez bank — przeliczenie banku jest kursem zrealizowanym, a prowizja banku za przewalutowanie jest kosztem.

Praktyczne zasady, które chronią przed bałaganem:

1. Każdemu podmiotowi należy dać własne rachunki bankowe. Opłacenie dostawcy jednej spółki z rachunku innej spółki tworzy pożyczkę wewnątrzgrupową, którą trzeba teraz udokumentować.
2. Każdy rachunek należy połączyć z księgą jego podmiotu przez połączenie bankowe, tak aby księgowane było przeliczenie faktycznie zastosowane przez bank, a nie kurs wyszukany później.
3. Płatności należy dopasowywać do faktur po referencji i kwocie w walucie faktury; różnicę w walucie funkcjonalnej niech obliczy księga.
4. Salda w walutach obcych należy przeszacowywać po kursie zamknięcia jako jeden zapis księgowy na walutę na każde zamknięcie i stornować go na początku następnego okresu, jeśli tak działają Państwa ramy sprawozdawcze.

Jak KRONENWERK to obsługuje

KRONENWERK jest zbudowany wokół podmiotu: każda firma ma własną księgę, własne ustawienia i własne zasady krajowe, a jedno logowanie może obejmować kilka firm w Niemczech, Francji, Belgii, Polsce (z ograniczeniami), Kanadzie i Stanach Zjednoczonych. OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI

• Wiele firm. Osobne księgi, sekwencje faktur, połączenia bankowe i formaty e-faktur dla każdej firmy; przełączanie między firmami w ramach jednego konta. Zob. kilka firm.
• Wiele walut. Faktury sprzedaży i zakupu w walutach obcych, przeliczane na walutę księgi firmy i zapisywane z zastosowanym kursem; płatności dopasowywane w walucie faktury, a różnica księgowana jako różnica kursowa. Zob. księga.
• Faktury wewnątrzgrupowe to zwykłe faktury od jednej firmy dla drugiej, z rozstrzygnięciem podatkowym ustalanym na podstawie obu krajów i obydwoma numerami VAT sprawdzanymi w VIES przy wystawianiu — odwrotne obciążenie jest zapisywane na fakturze, a nie zakładane.
• Połączenia bankowe przez Enable Banking dla banków europejskich i Plaid dla banków kanadyjskich i amerykańskich, dla każdej firmy osobno.
• Jedna firma na klucz API. Klucz wydany w jednej firmie może odczytywać i zapisywać tylko tę firmę; grupa z trzema podmiotami używa trzech kluczy, a GET /me mówi, do której firmy należy klucz. Raportowanie grupowe między podmiotami wykonuje Państwa własny kod, odczytując raporty każdej firmy (GET /reports/outstanding albo narzędzia MCP get_profit_and_loss i get_balance_sheet) właściwym kluczem.

O stronie fakturowania w grupie transgranicznej zob. e-fakturowanie transgraniczne; o pytaniach z etapu zakładania firmy — księgowość dla startupów w Europie.