L'outil ci-dessus envoie un numéro d'identification à la TVA à VIES, le système d'échange d'informations en matière de TVA de la Commission européenne, et affiche si l'État membre émetteur le confirme actuellement. Une confirmation vous indique que le numéro existe et est actif ; elle ne vous autorise pas à elle seule à facturer sans TVA. La vérification est effectuée en direct : elle dépend donc de la disponibilité de la base de données de l'État membre à cet instant.
Ce qu'est VIES
VIES n'est pas une base de données européenne des entreprises immatriculées à la TVA. La FAQ de la Commission le qualifie de « moyen électronique de transmission d'informations relatives à l'immatriculation à la TVA » et précise qu'« il n'existe pas de base de données européenne des personnes immatriculées à la TVA ». Chaque requête est transmise à l'État membre qui a délivré le numéro, et c'est le registre de cet État qui répond ; seules les administrations fiscales nationales peuvent modifier le résultat. Le service repose sur l'article 31 du règlement 904/2010.
Ce que signifie une réponse « valide », et ce qu'elle ne signifie pas
« Valide » signifie que le registre de l'État membre confirme que le numéro est actuellement attribué à un assujetti. Certains États renvoient aussi le nom et l'adresse enregistrés ; d'autres ne l'autorisent pas, et les champs reviennent vides. « Non valide » signifie que le registre ne reconnaît pas le numéro à ce moment, ce qui peut aussi vouloir dire qu'il a été délivré récemment, ou que l'entreprise n'est pas enregistrée pour les opérations intracommunautaires dans un État qui tient celles-ci séparément.
Le numéro de consultation
Si vous indiquez votre propre numéro de TVA comme demandeur, VIES renvoie un numéro de consultation unique pour cette requête. Conservez-le : la Commission indique qu'il vous permet de « prouver à l'administration fiscale d'un État membre que vous avez vérifié un numéro de TVA donné à un moment donné et obtenu une réponse de validation donnée ». Une requête sans numéro de demandeur obtient un verdict mais pas de numéro de consultation.
Formats des numéros par pays
Le tableau suit la structure publiée par la Commission. Un numéro qui ne correspond pas au modèle de son pays est rejeté avant même d'interroger VIES.
| Pays | Format | Remarque |
|---|---|---|
| Allemagne | DE999999999 | 9 chiffres |
| France | FRXX999999999 | 2 caractères (lettres ou chiffres) puis 9 chiffres (SIREN) |
| Belgique | BE0999999999 ou BE1999999999 | 10 chiffres ; l'ancienne forme à 9 chiffres reçoit un zéro initial |
| Pologne | PL9999999999 | 10 chiffres (NIP) |
| Pays-Bas | NL999999999B99 | 12 caractères ; la position 10 est toujours « B » |
| Autriche | ATU99999999 | 9 caractères ; le premier après le préfixe est toujours « U » |
| Italie | IT99999999999 | 11 chiffres |
| Espagne | ESX9999999X | 9 caractères ; le premier et le dernier peuvent être des lettres, pas tous deux des chiffres |
| Irlande du Nord | XI999999999 | Vérifié dans VIES au titre du Protocole ; les numéros GB ne le sont pas |
Les espaces, points et tirets sont supprimés avant la vérification, et les minuscules sont acceptées.
Quand VIES ne répond pas
La disponibilité est externe. La FAQ de la Commission reconnaît que « certaines parties du système peuvent être indisponibles à certains moments » pendant que les États membres sauvegardent leurs bases de données, et le service renvoie des états tels que MS_UNAVAILABLE, SERVICE_UNAVAILABLE, TIMEOUT et MS_MAX_CONCURRENT_REQ. L'outil les affiche comme « injoignable », jamais comme valide ou non valide ; une consultation échouée ne dit rien du numéro. La Commission publie un état de disponibilité par pays.
Comment KRONENWERK gère cela
PRIS EN CHARGE AVEC LIMITATIONS Lorsque vous émettez une facture à un client professionnel d'un autre État membre de l'UE, KRONENWERK vérifie d'abord la forme du numéro de TVA du client, puis l'interroge dans VIES, et enregistre le résultat (valide, non valide, injoignable, ou non vérifiable pour les pays hors UE) avec la facture, ainsi que le nom et l'adresse renvoyés par VIES et l'heure de la requête. Le verdict fiscal de la facture utilise ce fait : une facture en autoliquidation ou exonérée ne peut pas être émise sur un numéro que le registre signale comme non valide, et un résultat « injoignable » est consigné sur la facture comme numéro non confirmé plutôt que traité silencieusement comme valide. Un résultat confirmé est mémorisé pendant 24 heures. La limitation, c'est VIES lui-même : lorsqu'un État membre est indisponible, KRONENWERK ne peut pas confirmer le numéro et ne prétend pas le faire. KRONENWERK interroge VIES sans numéro de demandeur, de sorte qu'aucun numéro de consultation n'est stocké ; si votre administration fiscale en attend un, effectuez la vérification sur le site de la Commission avec votre propre numéro comme demandeur et classez le résultat. Voir aussi facturation électronique transfrontalière et exigences de l'UE.
Questions fréquentes
Le numéro de mon client est affiché comme non valide, mais il affirme qu'il est correct. Que faire ?
Vérifiez d'abord le préfixe et la longueur. Si l'échec persiste, le client doit demander à sa propre administration fiscale de mettre à jour le registre national ; personne d'autre ne le peut.
Puis-je vérifier ici un numéro de TVA britannique ?
Non. Depuis le 1er janvier 2021, VIES ne couvre que les numéros d'Irlande du Nord avec le préfixe XI. Les numéros GB se vérifient auprès de l'autorité britannique.
Un résultat VIES valide suffit-il pour facturer sans TVA ?
Non. C'est un élément de preuve parmi d'autres. Le statut du client, le mouvement des biens et vos obligations de facturation et de déclaration comptent aussi ; cela requiert une confirmation professionnelle.