Sprawdzenie numeru VAT UE w VIES: weryfikacja numeru i co oznacza wynik

Powyższe narzędzie wysyła numer identyfikacyjny VAT do systemu VIES (VAT Information Exchange System) Komisji Europejskiej i pokazuje, czy państwo członkowskie, które go nadało, aktualnie go potwierdza. Potwierdzenie oznacza, że numer istnieje i jest aktywny; samo w sobie nie uprawnia jednak do wystawienia faktury bez VAT. Sprawdzenie odbywa się na żywo, zależy więc od tego, czy baza danych danego państwa członkowskiego jest w tym momencie dostępna.

Czym jest VIES

VIES nie jest europejską bazą danych podmiotów zarejestrowanych do VAT. FAQ Komisji określa go jako „elektroniczny środek przekazywania informacji dotyczących rejestracji VAT” i stwierdza, że „nie istnieje europejska baza danych osób zarejestrowanych do VAT”. Każde zapytanie jest przekazywane do państwa członkowskiego, które nadało numer, i odpowiada rejestr tego państwa; wynik mogą zmienić wyłącznie krajowe administracje podatkowe. Usługa opiera się na art. 31 rozporządzenia 904/2010.

Co oznacza wynik „ważny”, a czego nie oznacza

„Ważny” oznacza, że rejestr państwa członkowskiego potwierdza, iż numer jest aktualnie przypisany podatnikowi. Niektóre państwa zwracają dodatkowo zarejestrowaną nazwę i adres; inne na to nie pozwalają i pola te wracają puste. „Nieważny” oznacza, że rejestr aktualnie nie rozpoznaje numeru, co może również znaczyć, że numer nadano niedawno albo że podmiot nie jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzunijnych w państwie, które prowadzi taką rejestrację odrębnie (w Polsce: brak rejestracji jako podatnik VAT UE).

Numer konsultacji

Jeżeli jako wnioskujący podadzą Państwo własny numer VAT, VIES zwraca dla tego zapytania unikalny numer konsultacji. Warto go zachować: Komisja wskazuje, że pozwala on „udowodnić administracji podatkowej państwa członkowskiego, że dany numer VAT został sprawdzony w danym czasie i uzyskano daną odpowiedź walidacyjną”. Zapytanie bez numeru wnioskującego daje werdykt, ale nie numer konsultacji.

Formaty numerów w poszczególnych krajach

Tabela odpowiada strukturze opublikowanej przez Komisję. Numer, który nie pasuje do wzorca swojego kraju, jest odrzucany jeszcze przed zapytaniem do VIES.

Spacje, kropki i myślniki są usuwane przed sprawdzeniem, a małe litery są akceptowane.

Gdy VIES nie odpowiada

Dostępność jest czynnikiem zewnętrznym. FAQ Komisji przyznaje, że „niektóre części systemu mogą być w pewnych momentach niedostępne”, gdy państwa członkowskie wykonują kopie zapasowe swoich baz danych, a usługa zwraca stany takie jak MS_UNAVAILABLE, SERVICE_UNAVAILABLE, TIMEOUT i MS_MAX_CONCURRENT_REQ. Narzędzie pokazuje je jako „niedostępny”, nigdy jako ważny lub nieważny; nieudane zapytanie nie mówi nic o numerze. Komisja publikuje status dostępności dla poszczególnych krajów.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI Gdy wystawiają Państwo fakturę dla klienta biznesowego w innym państwie członkowskim UE, KRONENWERK sprawdza numer VAT klienta najpierw pod względem formalnym, a następnie w VIES, i zapisuje wynik (ważny, nieważny, niedostępny lub niemożliwy do sprawdzenia dla krajów spoza UE) razem z fakturą, wraz z nazwą i adresem zwróconymi przez VIES oraz czasem zapytania. Werdykt podatkowy na fakturze wykorzystuje ten fakt: faktury z odwrotnym obciążeniem lub stawką 0% nie można wystawić na numer, który rejestr zgłasza jako nieważny, a wynik „niedostępny” jest odnotowywany na fakturze jako numer niepotwierdzony, a nie po cichu traktowany jako ważny. Potwierdzony wynik jest zapamiętywany przez 24 godziny. Ograniczeniem jest sam VIES: gdy państwo członkowskie nie odpowiada, KRONENWERK nie może potwierdzić numeru i nie udaje, że to zrobił. KRONENWERK odpytuje VIES bez numeru wnioskującego, więc numer konsultacji nie jest zapisywany; jeżeli Państwa administracja podatkowa go oczekuje, należy wykonać sprawdzenie na stronie Komisji z własnym numerem jako wnioskujący i zachować wynik. Zobacz także e-fakturowanie transgraniczne i wymagania UE.