Envoyer et recevoir des factures Peppol : guide étape par étape

Pour envoyer ou recevoir des factures via Peppol, il vous faut un compte auprès d'un point d'accès accrédité, un identifiant de participant enregistré dans le SMP de ce prestataire, et un logiciel qui produit et lit des documents Peppol BIS Billing 3.0. Envoyer consiste à : valider la facture, rechercher le destinataire, remettre le document à votre point d'accès, puis attendre l'accusé de réception de transport et l'éventuelle réponse métier. Recevoir est la même chose en sens inverse, avec l'obligation d'accepter au minimum les factures et notes de crédit BIS Billing 3.0. Les prix sont fixés par chaque prestataire, pas par le réseau.

Ce dont vous avez besoin avant la première facture

Trois choses, et aucune ne peut être obtenue directement auprès d'OpenPeppol : un prestataire de services, un identifiant et un document conforme.

Un point d'accès

Un prestataire de services accrédité par une autorité Peppol. Il signe le Service Provider Agreement, passe les tests de conformité et détient le certificat PKI exigé par le réseau. La plupart des entreprises n'en contractent pas un elles-mêmes ; elles utilisent un logiciel de facturation ou de comptabilité connecté à l'un d'eux. Le SPF belge publie une liste de solutions logicielles conformes.

Un identifiant de participant

Votre adresse sur le réseau — en Belgique le numéro d'entreprise sous le schéma 0208, en Allemagne une Leitweg-ID pour les organismes publics ou le numéro de TVA (9930) pour les entreprises, aux Pays-Bas le numéro KvK (0106). Les règles et un tableau des schémas se trouvent sur la page Identifiants Peppol.

Un document conforme

Une facture ou une note de crédit en Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1) qui respecte les règles Schematron EN 16931 et Peppol. Les points d'accès émetteurs valident les documents sortants ; un fichier qui échoue n'entre jamais dans le réseau.

Envoyer une facture : étape par étape

La séquence ci-dessous est ce qui se passe entre votre logiciel et celui du destinataire, quel que soit le prestataire intermédiaire.

1. S'enregistrer auprès du point d'accès. Créez l'entité juridique (raison sociale, adresse, pays, identifiants) chez le prestataire. Les prestataires approuvent généralement l'entité avant qu'elle ne puisse envoyer, et enregistrent les identifiants que vous fournissez dans leur SMP — les annonçant sur le réseau pour que d'autres puissent vous adresser des documents.
2. Construire la facture. Produisez un document UBL BIS Billing 3.0 avec les identifiants de customisation et de profil de la spécification, les EndpointID du vendeur et de l'acheteur avec schemeID, et chaque pièce jointe intégrée (base64) ou liée dans le document. Les pièces jointes envoyées par e-mail séparé ne font pas partie de la facture ; en Belgique, le SPF précise qu'elles font juridiquement partie de la facture et doivent voyager avec elle.
3. Valider. Exécutez les jeux de règles Schematron EN 16931 et Peppol. Les règles fatales (par exemple un endpoint acheteur manquant ou un total de TVA qui ne correspond pas) bloquent l'envoi ; les avertissements non.
4. Rechercher le destinataire. Le point d'accès résout l'identifiant de l'acheteur via le SML vers le SMP de l'acheteur et lit les types de documents qu'il accepte. Si l'identifiant est inconnu, ou si le SMP ne liste pas BIS Billing 3.0, la facture ne peut pas être envoyée via Peppol — convenez d'un autre canal sécurisé avec le client.
5. Transmettre. Le point d'accès enveloppe le document dans l'enveloppe Peppol (SBDH), le signe et l'envoie via AS4 au point d'accès destinataire. Le point d'accès destinataire renvoie un accusé de réception AS4 signé. Cet accusé est la preuve que le point d'accès destinataire a pris le message — pas que le client l'a lu.
6. Consigner le résultat. Les prestataires rapportent le résultat de manière asynchrone, généralement par webhook, avec les preuves (le document exact envoyé et l'accusé de réception). Conservez les preuves avec la facture.
7. Attendre les réponses métier. Facultativement, le côté acheteur envoie une Message Level Response et, dans le profil « Billing with Response », une Invoice Response avec le statut de traitement (voir ci-dessous).

Le renvoi est la principale source de factures en double. Une transmission dont le résultat est inconnu — un timeout, un incident chez le prestataire — peut déjà avoir été livrée. Le comportement correct consiste à interroger le prestataire sur le statut à l'aide d'une référence idempotente, pas à renvoyer.

Recevoir des factures

La réception est ce que l'obligation belge exige de toute entreprise identifiée à la TVA, y compris celles qui ne vendent qu'à des consommateurs. Les étapes :

1. Enregistrez-vous comme destinataire auprès de votre point d'accès et faites publier votre identifiant dans son SMP avec, au minimum, les types de documents facture et note de crédit BIS Billing 3.0. Les prestataires de services belges doivent enregistrer le numéro d'entreprise ; la FAQ du SPF note que la publication sur le réseau vaut accord pour recevoir des factures structurées.
2. Décidez comment les documents parviennent à votre logiciel : un webhook du prestataire, une interrogation de l'API du prestataire, ou une intégration maintenue par votre éditeur de logiciel.
3. Validez le document entrant avec les mêmes jeux de règles que ceux utilisés par l'émetteur. Une facture structurellement invalide peut être rejetée au niveau du message.
4. Importez la facture dans votre journal des achats : rapprochez le fournisseur par son identifiant, vérifiez les totaux, comptabilisez-la comme facture fournisseur.
5. Répondez lorsque votre processus le permet — une Invoice Response « rejected » est la manière Peppol de refuser une facture qui ne vous était pas destinée, et le SPF belge renvoie exactement à ce mécanisme.

L'autofacturation est un type de document distinct : c'est le fournisseur, et non le client, qui doit s'enregistrer pour recevoir les factures et notes de crédit d'autofacturation. Les notes de crédit et de débit qui corrigent une facture structurée sont envoyées dans le même format et par le même canal que l'original.

Accusés et réponses : accusé AS4, MLR et Invoice Response

Peppol distingue trois niveaux d'accusé de réception, et les confondre est le malentendu le plus courant sur « ma facture a-t-elle été livrée ».

Un accusé AS4 prouve donc le transport, un MLR prouve que le fichier a pu être traité, et une Invoice Response rapporte ce que l'acheteur a décidé. Beaucoup de destinataires n'envoient aucun des deux derniers. Un logiciel doit afficher chaque niveau pour ce qu'il est et ne jamais transformer un accusé de transport en « payé » ou « accepté ».

Erreurs courantes et leur signification

Ce que cela coûte

OpenPeppol ne facture pas les utilisateurs finaux ; les coûts naissent chez le prestataire de services. Les modèles observés sur le marché comprennent des frais par document, des abonnements mensuels avec volume inclus et des contrats entreprise sur devis ; certains produits comptables incluent la connexion dans leur abonnement. Les prix diffèrent suffisamment selon les prestataires et les volumes pour qu'aucun chiffre ici ne soit fiable — demandez au prestataire ou à votre éditeur de logiciel. Pour la Belgique, le SPF Finances a signalé des mesures fiscales pour la transition (une déduction pour investissement majorée et, pour 2024–2027, une déduction majorée pour les logiciels de facturation par abonnement) ; savoir si elles s'appliquent à une entreprise donnée nécessite une confirmation professionnelle.

Comment KRONENWERK envoie et reçoit via Peppol

KRONENWERK génère une facture UBL Peppol BIS Billing 3.0 pour chaque facture émise par une entreprise belge, la valide selon les règles Schematron Peppol et EN 16931 avant l'émission et consigne avec la facture le verdict fiscal et la vérification VIES du numéro de TVA de l'acheteur. Cette partie est PRISE EN CHARGE.

Le transport est PRIS EN CHARGE AVEC RESTRICTIONS. KRONENWERK n'est pas un point d'accès Peppol. Il envoie et reçoit via Peppol par l'intermédiaire d'un prestataire de point d'accès accrédité (Storecove) une fois l'entreprise connectée dans Paramètres → Envoi ; l'envoi en production dépend de ce compte et de sa configuration. Ce que fait la connexion lorsqu'elle est en place :

• L'entreprise est enregistrée comme entité juridique chez le prestataire et son identifiant (schéma 0208 pour une entreprise belge) est publié ; une entreprise sans connexion obtient un échec explicite, jamais un envoi en son nom.
• Chaque envoi est idempotent : la référence propre de la facture devient la clé d'idempotence du prestataire, de sorte qu'une nouvelle tentative ne peut pas créer une deuxième facture. Un résultat que le prestataire n'a pas rapporté est affiché comme inconnu, pas comme échoué.
• Le statut de livraison est tiré des événements webhook du prestataire et des preuves de transport — le document tel qu'envoyé et l'accusé du point d'accès destinataire. La facture n'affiche « transport accepté » ou « livré » que lorsque le canal le rapporte ; un fichier généré ou validé n'est jamais affiché comme envoyé.
• Les documents reçus signalés par le prestataire sont récupérés et importés en factures fournisseurs, comme les fichiers XRechnung, ZUGFeRD ou UBL téléversés.

Tant que la connexion n'est pas établie, une facture belge affiche « facture structurée prête · connexion Peppol requise », et le panneau e-mail précise qu'un e-mail ne la remplace pas. Les détails du produit se trouvent sur la facturation électronique dans KRONENWERK ; le cadre juridique belge sur le hub Belgique ; le réseau lui-même sur qu'est-ce que Peppol. Les développeurs qui s'intéressent au côté API — brouillons, webhooks tels que invoice.issued — devraient lire intégration Peppol. Un fichier reçu peut être vérifié sans compte avec le vérificateur de factures électroniques.