Comptabilité multi-sociétés et multidevises : grands livres, intragroupe, change

Chaque entité juridique tient son propre grand livre complet, selon les règles de son propre pays et dans sa propre monnaie fonctionnelle ; il n'existe pas de comptabilité unique pour un groupe. L'argent et les services qui circulent entre vos sociétés sont facturés comme n'importe quelle autre vente, avec une TVA décidée comme si la contrepartie était un tiers. Les factures en devise étrangère sont converties une seule fois à la date de facture, et l'écart avec le taux auquel l'argent arrive réellement est un gain ou une perte de change comptabilisé à part. Ces trois règles couvrent l'essentiel de ce dont un fondateur avec deux sociétés ou trois devises a besoin ; la consolidation et les prix de transfert sont le domaine où un professionnel prend le relais.

Une entité juridique, un grand livre — toujours

Une GmbH allemande et sa SAS française sont deux contribuables avec deux bilans, deux numéros de TVA et deux jeux de règles nationales. Leurs livres doivent être séparables à tout moment, car chacune sera auditée, imposée et éventuellement cédée seule. Partager un seul grand livre avec une colonne « société » paraît pratique et échoue la première fois qu'un auditeur demande la balance d'une seule entité.

Des grands livres séparés impliquent : un plan comptable séparé (ou du moins une instance séparée d'un même plan), une numérotation de factures séparée — une séquence sans rupture au sein de l'entité —, des comptes bancaires séparés et des dates de clôture séparées. Les personnes peuvent se recouper ; les enregistrements, non. Une holding sans activité reste une entité avec un grand livre, même si elle compte dix transactions par an.

Ce qui peut être partagé se situe au-dessus des grands livres : une seule connexion, un répertoire clients copié dans chaque entité, une vue de reporting qui lit tous les livres. La vue de reporting est une commodité pour le propriétaire ; ce n'est pas une consolidation et ce n'est pas ce qui est déposé.

Les transactions intragroupe sont de vraies transactions

Lorsque la holding paie l'abonnement logiciel de la filiale, ou que la société allemande prête des ingénieurs à la société belge, quelque chose d'imposable s'est produit entre deux contribuables. C'est enregistré deux fois : comme facture fournisseur dans un grand livre et comme facture client dans l'autre, avec des montants et des dates concordants, et les deux soldes doivent s'accorder à chaque clôture.

La TVA suit les règles ordinaires du lieu de prestation. Pour les services B2B, « le lieu d'imposition est le lieu où le preneur est établi », de sorte qu'un service de l'entité allemande à l'entité belge est une prestation B2B transfrontalière : pas de TVA allemande, l'entité belge autoliquide, et les deux numéros de TVA figurent sur la facture. Comme la contrepartie est votre propre société, il est tentant de sauter la vérification VIES ; ne le faites pas. VIES « permet aux entreprises d'obtenir rapidement la confirmation des numéros de TVA de leurs partenaires commerciaux », et un résultat de vérification conservé est la preuve qu'un auditeur demande, partie liée ou non.

Facture intragroupe

Une facture normale d'une entité à une autre, à un prix qui tiendrait entre parties indépendantes. La question du prix — les prix de transfert — est une question fiscale et requiert une confirmation professionnelle au-delà de montants triviaux.

Prêt intragroupe

Une créance dans un grand livre, une dette dans l'autre, avec un intérêt à un taux défendable. Les prêts sans intérêt entre sociétés liées sont souvent requalifiés par les administrations fiscales.

Refacturation / répartition de coûts

Un coût partagé payé par une entité et partiellement refacturé à une autre. Toujours une facture, toujours pertinente pour la TVA, toujours rapprochée.

Apport en capital / dividende

Des mouvements de capitaux propres, pas des ventes. Ils contournent le compte de résultat mais nécessitent leur propre documentation (décisions des associés) dans les deux grands livres.

En fin de mois, la créance intragroupe dans l'entité A doit être égale à la dette intragroupe dans l'entité B. Un écart signifie une facture oubliée, un décalage de devise ou un décalage temporel — et il est bien moins coûteux de le trouver le mois où il survient qu'à la clôture annuelle.

Conversion de devises : le taux du jour, une seule fois

Chaque entité a une seule monnaie fonctionnelle — selon IAS 21, « la monnaie de l'environnement économique principal dans lequel l'entité opère » — et chaque transaction en devise étrangère est convertie dans cette monnaie au taux de change de la date de transaction. Une facture en USD émise par une société en EUR est donc comptabilisée en EUR, au taux de la date de facture, et reste à ce montant en tant que vente pour toujours.

Quel taux ? Pour les sociétés de la zone euro, les taux de change de référence de l'euro de la BCE sont la source courante ; ils sont « habituellement mis à jour vers 16 h 00 CET chaque jour ouvrable » et, souligne la BCE, sont « publiés à titre d'information uniquement ». Les administrations fiscales nationales publient aussi des taux à des fins de TVA, et certains pays prescrivent lequel utiliser pour le montant de TVA sur une facture — un détail national qui requiert une confirmation professionnelle. Quelle que soit la source utilisée, utilisez-la de manière cohérente et notez quel taux a été appliqué sur chaque document.

Deux erreurs fréquentes : convertir la facture au taux de la date de paiement (cela cache l'écart de change dans le chiffre d'affaires), et reconvertir une facture payée lorsque le taux évolue ensuite (une facture payée est close ; le taux ne la concerne plus).

Écarts de change réalisés et latents

Un écart réalisé est la différence entre le montant comptabilisé à la date de facture et le montant réellement encaissé ou payé, dans votre monnaie fonctionnelle. Un écart latent est la même différence, calculée sur un poste ouvert à la date de clôture, avant tout mouvement de trésorerie. Les deux vont au compte de résultat selon la plupart des référentiels, mais ils sont comptabilisés séparément et l'écart latent est extourné ou réévalué à la clôture suivante.

Seuls les éléments monétaires — créances, dettes, trésorerie, prêts — sont réévalués au taux de clôture. Le chiffre d'affaires, les charges et les immobilisations conservent leur taux historique. La question de savoir si les gains latents peuvent être comptabilisés, ou seulement les pertes, diffère entre les GAAP nationaux et les IFRS et entre les pays ; le HGB allemand, par exemple, est plus restrictif que les IFRS sur les gains latents. La règle applicable à votre entité requiert une confirmation professionnelle.

Flux bancaires en plusieurs devises

Un compte bancaire en devise étrangère est un élément monétaire dans cette devise : son solde est réévalué à chaque clôture, et chaque mouvement est converti au taux du jour. Un compte en EUR qui reçoit un paiement en USD n'affiche que les EUR crédités par la banque — la conversion de la banque est le taux réalisé, et les frais de change de la banque sont une charge.

Règles pratiques pour éviter que cela ne tourne au désordre :

1. Donnez à chaque entité ses propres comptes bancaires. Payer le fournisseur d'une société depuis le compte d'une autre crée un prêt intragroupe qu'il faut maintenant documenter.
2. Connectez chaque compte au grand livre de son entité via un flux bancaire, afin que la conversion réellement appliquée par la banque soit ce qui est comptabilisé, et non un taux recherché plus tard.
3. Rapprochez les paiements des factures par référence et montant dans la devise de la facture ; laissez le grand livre calculer l'écart dans la monnaie fonctionnelle.
4. Réévaluez les soldes en devise étrangère au taux de clôture en une écriture par devise et par clôture, et extournez-la au début de la période suivante si votre référentiel fonctionne ainsi.

Comment KRONENWERK gère cela

KRONENWERK est construit autour de l'entité : chaque société a son propre grand livre, ses propres paramètres et ses propres règles nationales, et une seule connexion peut contenir plusieurs sociétés en Allemagne, en France, en Belgique, en Pologne (limité), au Canada et aux États-Unis. PRIS EN CHARGE AVEC LIMITATIONS

• Multi-sociétés. Grands livres, séquences de factures, connexions bancaires et formats de facture électronique séparés par société ; passage d'une société à l'autre dans le même compte. Voir plusieurs sociétés.
• Multidevises. Factures clients et fournisseurs en devises étrangères, converties dans la devise du grand livre de la société et enregistrées avec le taux appliqué ; paiements rapprochés dans la devise de la facture avec l'écart comptabilisé en écart de change. Voir le grand livre.
• Les factures intragroupe sont des factures ordinaires d'une société à une autre, avec le verdict fiscal décidé à partir des deux pays et les deux numéros de TVA vérifiés dans VIES à l'émission — l'autoliquidation est enregistrée sur la facture, pas présumée.
• Flux bancaires via Enable Banking pour les banques européennes et Plaid pour les banques canadiennes et américaines, par société.
• Une société par clé API. Une clé émise dans une société ne peut lire et écrire que cette société ; un groupe de trois entités utilise trois clés, et GET /me vous indique à quelle société appartient une clé. Le reporting de groupe entre entités est réalisé par votre propre code lisant les rapports de chaque société (GET /reports/outstanding, ou les outils MCP get_profit_and_loss et get_balance_sheet) avec la clé correspondante.

Pour le volet facturation d'un groupe transfrontalier, voir facturation électronique transfrontalière ; pour les questions de la phase de création, comptabilité pour les startups en Europe.